ตามกฏหมายแล้ว การทำกิจการใดก็ตามที่มีพนักงานตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป บริษัทนั้นต้องขึ้นทะเบียนนายจ้าง (สปส. 1-01) และทำประกันสังคมให้แก่ลูกจ้างทุกคนเพื่อให้สิทธิพื้นฐานแก่ลูกจ้างภายใน 30 วัน และเมื่อมีลูกจ้างเพิ่มก็ต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างคนนั้นๆภายใน 30 วันเช่นกัน เพราะหากฝ่าฝืนจะมีความผิดตามกฏหมายที่จำคุกไม่เกิน 6 เดือนหรือ ปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ ส่วนฝ่าย HR Payroll หรือ ฝ่ายจัดการบัญชีเงินเดือนมือใหม่เองอาจจะหัวหมุนกับการเตรียมเอกสารแบบฟอร์มยื่นภาษีเพื่อส่งยื่นภาษีของบริษัทในทุกเดือน หรือทุกรอบปี หากกลัวว่าการทำบัญชีเงินเดือนและแบบฟอร์มยื่นภาษีแบบแมนนวลจะเสี่ยงกับข้อผิดพลาดแล้วล่ะก็ โปรแกรมคิดภาษีดีๆอาจจะเป็นตัวช่วยให้เราไม่หลุดข้อมูลสำคัญๆของบริษัทแบบฟอร์มยื่นภาษีของบริษัทก็ได้ ยังไงแล้ววันนี้เราจะมาสรุปให้ฟังง่ายๆก่อนดีกว่าว่าเอกสารยื่นภาษีของบริษัทที่ต้องใช้ยื่นภาษีมีอะไรบ้างและยื่นตอนไหนบ้าง
ภงด.1 – ภงด. ย่อมาจาก แบบยื่นรายการภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ซึ่งมีอยู่ 2 แบบคือ ภงด.1 และ ภงด.1ก
ภงด.1 เป็นแบบฟอร์มยื่นภาษีสำหรับยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเงินเดือนแต่ละเดือนที่รายได้ต่อเดือนถึงฐานภาษีที่รัฐกำหนด แต่ถ้าเงินได้ไม่ถึงเกณฑ์ก็ไม่ต้องยื่นเอกสารตัวนี้
สปส.1-10 คือ แบบฟอร์มแสดงการส่งเงินสมทบประจำเดือนของบริษัทที่มีลูกจ้าง ที่ต้องยื่นให้กับสำนักงานประกันสังคม พูดง่ายๆก็คือ แบบฟอร์มยื่นภาษีนี้จะเป็นรายการแจกแจงว่าเดือนที่ผ่านมาพนักงานในบริษัทแต่ละคนเงินเดือนเท่าไหร่บ้างและบริษัทได้ทำการหักส่งเงินสมทบประกันสังคมเท่าไหร่บ้างในเดือนนั้น โดยทำส่งในช่วงต้นเดือน
สปส.1-03,1-03/1
สปส.1-03 คือ แบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน สำหรับลูกจ้างที่ไม่เคยขึ้นทะเบียนประกันตนมาก่อน หรือไม่เคยขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน ส่วนแบบฟอร์ม (สปส.1-03/1) เป็นแบบฟอร์มสำหรับผู้ที่เคยยื่นประกันตนมาก่อนแล้ว
นายจ้างหรือบริษัทสามารถส่งข้อมูลผู้ประกันตนของลูกจ้างให้แก่สำนักงานประกันสังคม ได้ดังนี้
– ยื่นแบบฟอร์มแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส.1-03) หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) แบบแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงผู้ประกันตน (สปส. 6-10)
– ยื่นข้อมูลแบบบันทึกใน CD
– ยื่นผ่านระบบออนไลน์
หลักฐานที่ต้องเตรียมไปในวันยื่นแบบขึ้นทะเบียน
หลังยื่นเอกสารเป็นที่เรียบร้อยแล้ว นายจ้างจะต้องจัดทำเอกสารตามแบบ สปส. 1-10 ส่วนที่ 1 และ สปส. 1-10 ส่วนที่ 2 เพื่อหักเงินสมทบในส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่มีการจ่ายค่าจ้างและส่งเงินสมทบในจำนวนเท่ากับที่ลูกจ้างทั้งหมด จากนั้นนำส่งกองทุนประกันสังคม โดยทำได้ 2 ทางดังนี้
สปส. 6-09 คือ แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน ใช้ในกรณีพนักงานลาออก
ให้บริษัทแจ้งตั้งแต่วันที่ลูกจ้างสิ้นสุดการทำงานไม่เกินวันที่ 15 ของเดือน ถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้นจะมีความผิดต้องระวางโทษ จำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ
ภงด.1ก – เป็นเอกสารรวมจำนวนเงินเดือนทั้งปีและรายชื่อพนักงานของบริษัท และยื่นในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป แต่หากธุรกิจนั้นดำเนินการโดยเจ้าของธุรกิจแต่เพียงผู้เดียว โดยไม่มีลูกจ้างก็ไม่ต้องยื่น ภงด.1ก
50 ทวิ หรือ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งเนื้อหาในเอกสารก็จะระบุเงินได้ของบุคคลผู้รับเงินได้ หรือลูกจ้างว่ามีเท่าไหร่ มาจากแหล่งใดบ้าง โดยหักภาษีไว้ตามอัตราที่กำหนด หลังจากนั้นก็นำภาษีที่หักไว้นี้ ส่งกรมสรรพากร ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป โดยลูกจ้างหรือผู้รับเงินได้จะได้รับ ใบทวิ 50 จำนวน 2 ฉบับ :
– ฉบับที่ 1 สำหรับใช้แนบแบบแสดงรายการภาษี
– ฉบับที่ 2 สำหรับเก็บไว้เป็นหลักฐาน
กท. 20 คือ แบบแสดงเงินค่าจ้างประจำปีที่นายจ้างต้องยื่นให้ลูกจ้างทุกปีเพื่อจ่ายเข้ากองทุนเงินทดแทน
โดยกองเงินทุนทดแทนนี้เป็นกองทุนที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเป็นทุนในการจ่ายเงินทดแทนให้แก่ลูกจ้าง เมื่อลูกจ้างประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยหรืออันตรายถึงชีวิตเนื่องจากการทำงานให้นายจ้างโดยนายจ้างเป็นผู้มีหน้าที่จ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนเพียงฝ่ายเดียวและเก็บปีละ 2 ครั้ง ดังนี้
– ครั้งที่ 1 – ภายใน 31 มกราคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบประจำปี” (เว้นแต่ปีแรกที่ขึ้นทะเบียน นายจ้างต้องจ่ายภายใน 30 วันนับแต่มีลูกจ้าง 1 คนขึ้นไป)
–ครั้งที่ 2 – ภายใน 31 มีนาคมของทุกปี เรียกว่า “เงินสมทบจากการรายงานค่าจ้าง”
เอกสารต่างๆเหล่านี้เราสามารถหาโหลดได้ในเว็บของ กรมสรรพากรได้เลย (http://www.rd.go.th) และกรอกข้อมูลเพื่อนำไปยื่นตามกำหนด
โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI มีแอพพลิเคชั่นอย่างระบบ Payroll เป็นระบบที่ใช้ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน และค่าแรงของพนักงาน รวมไปถึงรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลาย และมีรูปแบบงวดการจ่ายเงินที่มากขึ้น เช่น การจ่ายโบนัสระหว่างเดือน การจ่ายงวดพิเศษ กำหนดสูตรในการคำนวณเบี้ยขยัน และยังสามารถกำหนดวงเงินการจ่ายให้กับพนักงาน เพื่อตรวจสอบไม่ให้มีการบันทึกจำนวนเงินเกินจากที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งข้อมูลในแต่ละงวดการจ่ายต่างๆ ระบบจะนำไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ ทั้งนี้ผู้ใช้ยังสามารถให้ระบบกรองข้อมูลก่อนที่จะทำการประมวลผล และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน
ทดลองใช้งานโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ได้ที่ www.prosofthrmi.com
สอบถามเพิ่มเติม sale@prosofthrmi.com หรือ www.prosofthrmi.com/ContactUs
ที่มา : www.byte-crunch.com
