งาน Payroll คืออะไร

งาน Payroll คืออะไร




 
     เคยมีเพื่อนรุ่นพี่ท่านหนึ่งโทรศัพท์เข้ามาถามว่างาน Payroll เนี่ยเขาทำอะไรกันบ้าง ทั้งนี้เพราะโดยทั่วไปชาว HR เราจะได้รับการฝึกอบรมแต่เฉพาะเรื่องหลักๆ เช่น การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรม การบริหารแรงงานสัมพันธ์ และบริหารค่าตอบแทน ซึ่งการบริหารค่าตอบแทนก็จะเรียนกันในเรื่องการโครงสร้างค่าจ้าง การวิเคราะห์งาน การประเมินผลงานเป็นต้น แต่ส่วนใหญ่แล้วก็จะไม่ค่อยทราบกันว่าแล้วขั้นตอนที่จะจ่ายเงินจริงๆ ให้กับพนักงานหรือ Payroll เขาทำกันอย่างไร

     บังเอิญผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปร่วมงานและจัดทำระบบการจ่ายเงินเดือนให้กับ บริษัทหนึ่ง จึงทำให้ถูกบังคับกลายๆ ให้ต้องศึกษาเรื่องดังกล่าวให้เข้าใจ ซึ่งเมื่อผ่านช่วงดังกล่าวมาแล้วก็ทำให้มองเห็นภาพรวมของงาน Payroll และสามารถสรุปได้ว่างาน Payroll ประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลักๆ คืองานด้านการบันทึกเวลาการทำงานและงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

     1.งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน (Time attendance) เป็นงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเวลาที่พนักงานแต่ละคน เริ่มทำงาน เลิกงาน มาสาย ขาดงาน ออกก่อน ลางาน เริ่มทำงานล่วงเวลาและเวลาสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งวิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละบริษัทเช่น บางบริษัทอาจจะใช้การลงชื่อในแบบฟอร์ม บางบริษัทอาจใช้บัตรตอก หรือบางบริษัทอาจใช้บัตรบาร์โค๊ด ทั้งนี้รวมไปถึงการให้พนักงานบันทึกการลาในใบลา และบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาในแบบฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา หรือบางบริษัทที่ไฮเทคหน่อยก็อาจให้พนักงานบันทึกข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบ Intranet เป็นต้น สำหรับหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ HR ในเรื่องดังกล่าวคือการทำข้อมูลสรุปประจำเดือนว่าพนักงานแต่ละคนมีเวลาการทำ งานอย่างไร มาทำงานกี่วัน สายกี่วัน ขาดงานกี่วัน มีจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลากี่ชั่วโมง เพื่อใช้ข้อมูลดังกล่าวมาคำนวณจ่ายค่าจ้าง ทั้งนี้เนื่องจากค่าจ้างพนักงานแต่ละคนจะจ่ายตามเวลาการทำงานนั่นเอง เช่นบางตำแหน่งจ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่มาก็ไม่ได้ค่าจ้าง หรือบางบริษัทถ้ามาสายก็มีการหักค่าจ้างตามเวลาที่มาสาย หรือการลาบางประเภทเช่นลากิจก็ไม่ได้ค่าจ้าง ทั้งนี้รวมถึงค่าล่วงเวลาที่บริษัทจะต้องจ่ายตามอัตราที่กฏหมายกำหนด ซึ่งจะได้มากน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลจำนวนเวลาที่พนักงานทำงานล่วงนั่นเอง หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกส่งไปสู่ขั้นตอนการคำนวณจ่ายและหักเงิน พนักงาน

    2.งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะได้มาซึ่งผลลัพธ์ในแต่ละเดือนว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ ค่าจ้างเท่าไหร่ โดยขั้นตอนนี้จะต้องใช้ข้อมูลเวลาทำงานดังกล่าวข้างต้นมาประกอบการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณอาจจะต้องใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลเข้าช่วย ทั้งนี้โปรแกรมดังกล่าวอาจมีระดับของความซับซ้อนแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ผู้ผลิตโปรแกรม หรือเราอาจจะประยุกต์ใช้โปรแกรม EXCEL ก็ได้ตามสะดวก แต่แนะนำให้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปดีกว่าเพราะจะไดไม่ยุ่งยากเรื่องการพิมพ์แบบ ฟอร์มต่างๆ เช่น Slip เงินเดือน ใบรับรองการหักภาษี รายงานการนำส่งเงินประกันสังคม เป็นต้น สำหรับการคำนวณดังกล่าวจะได้ผลลัพธ์ออกมาสองประเภทคือ

     ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส คอมมิชชั่น

     ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและจ่ายของแต่ละบริษัทย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบภายใน ของตน ยกเว้นสิ่งที่ต้องหักและจ่ายที่กำหนดขึ้นตามกฏหมาย หลังจากนั้นก็ถึงขั้นการจ่ายเงินจริงๆ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะส่งให้ธนาคารจ่ายผ่านเครื่อง ATM หรือใครจะจ่ายเงินสดก็แล้วแต่สะดวก

     จากภาพรวมข้างต้นผู้เขียนเชื่อว่าน่าจะทำให้ท่านมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า “งาน Payroll คืออะไร” และน่าจะเป็นประโยชน์ในการทำงานของท่านต่อไป

โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI มีแอพพลิเคชั่นอย่างระบบ Payroll เป็นระบบที่ใช้ในการคำนวณการจ่ายเงินเดือน และค่าแรงของพนักงาน รวมไปถึงรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลาย และมีรูปแบบงวดการจ่ายเงินที่มากขึ้น เช่น การจ่ายโบนัสระหว่างเดือน การจ่ายงวดพิเศษ กำหนดสูตรในการคำนวณเบี้ยขยัน และยังสามารถกำหนดวงเงินการจ่ายให้กับพนักงาน เพื่อตรวจสอบไม่ให้มีการบันทึกจำนวนเงินเกินจากที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งข้อมูลในแต่ละงวดการจ่ายต่างๆ ระบบจะนำไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูล และจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ ทั้งนี้ผู้ใช้ยังสามารถให้ระบบกรองข้อมูลก่อนที่จะทำการประมวลผล และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อน และการคำนวนภาษีทั้งในปัจจุบันและในอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูลเพื่อนำส่งกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆ ได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสดให้กับพนักงาน

ทดลองใช้งานโปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI ได้ที่ www.prosofthrmi.com

สอบถามเพิ่มเติม sale@prosofthrmi.com หรือ www.prosofthrmi.com/ContactUs

 
ที่มา : www.readypremium.com

 1121
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

การพาพนักงานไป Outing ถือเป็นหนึ่งในสวัสดิการหลัก ๆ ที่หลายองค์กรมี เพื่อดึงดูดพนักงานทั้งภายในและภายนอกให้อยากมาร่วมงานกันด้วย โดยวัตถุประสงค์หลักของการไป Outing ก็เพื่อเสริมสร้างความสามัคคี และเพื่อตอบแทนพนักงาน ให้ได้ผ่อนคลายจากการทำงานประจำวันอันตึงเครียดมายาวนาน โดยที่บริษัทจะดูแลเรื่องค่าใช้จ่ายไว้ทั้งหมด
ระบบลงเวลาเข้า-ออกของพนักงาน คือ ระบบที่ช่วยในการบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน ผ่านอุปกรณ์ดิจิทัลต่างๆ ตั้งแต่ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner), สมาร์ทโฟน (Smart Phone), แท็บเล็ต (Tablet), ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ โดยจะระบุเวลาที่พนักงานเข้ามาทำงานและออกจากงานในแต่ละวัน ดูสถิติ ขาด ลา มาสาย ระบบนี้มีบทบาทสำคัญในการบริหารจัดการเวลาและการทำงานของพนักงาน ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) และฝ่ายบริหารสามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงใช้ข้อมูลที่บันทึกเพื่อคำนวณเงินเดือน สวัสดิการ ค่าล่วงเวลา และการจัดทำรายงานการเข้างานได้อย่างแม่นยำ ตอบโจทย์การทำงานในธุรกิจยุคใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
มนุษย์เงินเดือนบางคนอาจจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่า ตัวเองมีสิทธิที่จะเรียกร้อง ค่าชดเชยจากนายจ้าง อันนี้เป็นสิทธิ์ของเรานะ พี่ทุยบอกเลยว่า เงินค่าชดเชย เป็นสิ่งที่นายจ้าง ต้องจ่าย ให้กับพนักงานหรือลูกจ้าง เพื่อช่วยเหลือในกรณีให้ออกจากงาน ซึ่งไม่ได้มาจากทำความผิดของพนักงานหรือลูกจ้าง แต่อาจจะด้วยเหตุผลบางอย่างที่จำเป็นต้องลดจำนวนพนักงานลง
ในแต่ละเดือนที่เราจ่ายเงินสมทบประกันสังคมนั้น ก็จะมีเงินส่วนหนึ่งที่จัดเก็บเข้าเป็นเงินสะสมประกันสังคม ซึ่งเงินส่วนนี้เองเราสามารถเช็คเงินสะสมประกันสังคมได้เองผ่านช่องทางออนไลน์ด้วย มาดูกันครับว่าทำยังไง แล้วยอดเงินประกันสังคมนี้ทำอะไรได้บ้าง

Employee Referral Program หรือ โครงการแนะนำพนักงาน คือระบบที่องค์กรใช้เพื่อกระตุ้นให้พนักงานที่ทำงานอยู่แนะนำบุคคลภายนอกที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมเข้ามาทำงานในตำแหน่งที่เปิดรับ โดยทั่วไปโครงการนี้มักมีการมอบรางวัลหรือโบนัสให้กับพนักงานที่แนะนำคนที่ถูกคัดเลือกและรับเข้าทำงานในองค์กรสำเร็จ โครงการแนะนำพนักงานนี้มีข้อดีหลายประการ เช่น การลดต้นทุนในการจ้างงาน เพิ่มคุณภาพของผู้สมัคร และสร้างความผูกพันให้กับพนักงานในองค์กร
การจัดกะพนักงาน คือ กระบวนการวางแผนและจัดระเบียบเวลาทำงานของพนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรในแต่ละช่วงเวลา โดยแบ่งเวลาทำงานออกเป็นหลายช่วง (หรือหลายกะ) เพื่อให้มีพนักงานเพียงพอในการปฏิบัติงานตลอดเวลา เช่น ในกรณีขององค์กรที่เปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงหรือมีความต้องการกำลังคนที่เปลี่ยนแปลงไปในแต่ละช่วงเวลา
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์