JD (Job Description) ภาษาไทยเรียกว่า ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน หรือ คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบรรยายลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด
ส่วนประกอบที่อยู่ใน JD
– ข้อมูลทั่วไป (Job Title): ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่งเป็นต้น
– วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน หรือ ที่เรียกว่า Job Purpose
– ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญ เพราะเป็นส่วนที่บรรยายลักษณะงานหลักที่จะต้องทำหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดำเนินงาน ซึ่งในบ้างกรณีก็อาจจะแบ่งส่วนงานนี้ออกเป็น 3 ส่วนคือ
1. ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities),
2. Key Activities คือกิจกรรมหลักที่ต้องทำ ซึ่งบางองค์กรที่มีการทำ Competency จะต้องมีการกำหนด KA ให้ชัดเจน เพื่อจะนำมาใช้ในการประเมิน Competency.
3. ผลที่บริษัทคาดหวัง (Key Expect Results) ผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับออกมาจากในแต่ละกิจกรรมหลัก
– ความยากของงาน (Major Challenge): ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำที่อาจจะต้องใช้ความรู้ทักษะในการดำเนินงานหรือ การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
– ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities) ในส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าจะมีลูกน้องที่อยู่ใต้บังคับบัญชากี่คน รวมถึง ลูกน้องที่อยู่ภายใต้การดูแลมีตำแหน่งอะไรบ้าง
– การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship) การกำหนดหน่วยงานที่จะต้องทำงานร่วมด้วย และงานที่ต้องติดต่อ หรือความถี่ที่ต้องติดต่อหรือทำงานด้วย
– คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification) ซึ่งเป็นรายละเอียดของคุณสมบัติที่จะต้องมีสำหรับผู้ปฎิบัติในตำแหน่งนี้ เพื่อเป็นการกำหนดคุณสมบัติของผู้ที่จะมารับผิดชอบให้สอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบที่จะต้องดูแลหรือแก้ไขปัญหา
ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้มีความสำคัญสำหรับที่ใช้ในกระบวนสรรหาพนักงานอีกด้วย ซึ่งใน Job Specification อาจจจะมีส่วนประกอบดังนี้
- วุฒิการศึกษา (Education Background)
- ประสบการณ์ทำงาน (Professional Experiences)
-ความสามารถประจำตำแหน่ง (Key Competencies)
-คุณสมบัติอื่น ๆ (Other)
-อบรม,สัมมนา (Training)
ใครมีหน้าที่เขียน JD
สำหรับการเขียนในบางองค์กรให้ทาง HR เขียน JD แต่คนที่รู้ลักษณะงานดีที่สุดในตำแหน่งนั้นๆ คงจะไม่ใช่ HR ดังนั้น HR อาจเป็นคนเตรียมการและติดตาม (Facilitator) คือ เตรียมเอกสาร ทำตัวอย่างอธิบายรายละเอียดที่ควรจะกรอกข้อมูลในแต่ละช่อง หลังจากนั้นให้ผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนกดำเนินการ
แต่ละหน่วยงานเป็นคนเขียน ซึ่งโดยส่วนใหญ่ก็จะเป็นหัวหน้างานเขียนรายละเอียดให้กับตำแหน่งของลูกน้อง หรือ บางองค์กรอาจจะให้ทางตำแหน่งงานนั้นๆเขียนหน้าที่ที่รับผิดชอบอยู่ หลังจากนั้นทบทวนโดยหัวหน้าอีกครั้งหนึ่ง
การเขียน JD ที่ดี
1. เขียน JD โดยนึกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ของผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ
2. JD ที่เขียนต้องให้สอดคล้องกับตำแหน่งที่มีอยู่ในผังองค์กร (Organization chart)
3. JD เมื่ออ่านแล้ว ผู้อ่านสามารถเข้าใจเหมือนกันหรือเข้าใจตรงกันกับเนื้อหาที่เขียน
4. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
5. กรณีที่ใช้คำศัพท์เทคนิค ตัวย่อ ควรมีคำอธิบายเพิ่มเติม หรือ วงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
ประโยชน์ของ JD
• ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน เพราะมีรายละเอียดของคุณสมบัติของคนที่จะรับอยู่ใน ส่วนของ Job Specification ในบางองค์กรจะต้องมีการแนบ JD มาพร้อมกับใบขอคน
• เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบขอบเขตงานหรือกิจกรรมที่จะต้องทำหลังจากเริ่มงานใหม่
• ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ ในบางองค์กรมีการกำหนด KA (Key Activity), รวมถึง Knowledge ความรู้, Skill ทักษะ, Attribute คุณลักษณะลงใน JD อีกด้วย
• สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน/ใช้ในการประเมินและวัดผลงาน
• นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน
ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำ JD
• คนที่เขียน JD เป็นผู้ที่ไม่ได้เข้าใจหรือทำงานในตำแหน่งนั้น แต่ได้รับมอบหมายให้มาเขียน JD
• เมื่อมีตำแหน่งเพิ่มเติมจากผังองค์กร แต่ไม่มีการเขียน JD เพิ่มในตำแหน่งใหม่
• จัดทำ JD แต่ไม่มีการทบทวน หรือ ปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับการทำงานปัจจุบัน
• การทำ JD กว้างๆ ไม่ละเอียดเพียงพอ อ่านแล้วอาจจะยังไม่เข้าใจว่าเนื้อหางานหรือ Key Activity ที่จะต้องทำจริงๆคืออะไร
• เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ ซึ่งในแต่ละระดับหน้าที่ความรับผิดชอบควรที่จะต้องแตกต่างกัน
• ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ ทำไว้ให้ตรวจเท่านั้นไม่ได้เอามาใช้งานจริง หรือทบทวนอยู่เสมอ
ขอบคุณที่มา : tpa.or.th
