HRIS คืออะไรกัน

HRIS คือ ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล หรือระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ ย่อมาจาก Human Resource Information System เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อสนับสนุนการบริหาร การดำเนินงาน การจัดการของทรัพยากรบุคคลในทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนอัตรากำลังคน การออกแบบงาน การจ้างงาน การพัฒนา ค่าจ้าง ค่าตอบแทนและสวัสดิการ ฯลฯ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดขององค์กร

HRIS ที่ดีควรเหมาะสมกับโครงสร้างเชิงสังคมและความเป็นหน่วยงานของแต่ละองค์กร โดยจะต้องไม่ถูกสร้างขึ้นเพียงเพื่อเป็นเครื่องมือทางเทคนิคในการควบคุมพนักงานเท่านั้น แต่ควรใช้เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและสภาพการทำงานของพนักงานมากกว่า

ปัจจุบัน HRIS มีความสำคัญกับการบริหารองค์กรเป็นอย่างมาก เนื่องจากการความก้าวล้ำของวิทยากรคอมพิวเตอร์ ทำให้คอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เพิ่มขึ้น ระบบอนาคตรุ่นต่อไปก็จะยิ่งมีความก้าวหน้ามากขึ้นเรื่อย ๆ

กล่าวคือ ถ้าองค์กรไม่มีการใช้ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล อาจหมายถึงความอยู่รอดหรือไม่รอดขององค์กรได้ทีเดียว

ข้อมูลของระบบ HRIS มีอะไรบ้าง

ใน HRIS ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากมาย ทั้งข้อมูลบุคลากรที่เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ข้อมูลผังองค์กรที่แสดงโครงสร้างขององค์การ และข้อมูลจากภายนอกที่เกี่ยวกับภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคมและการเมือง

โดยข้อมูลจะช่วยสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายขายและการตลาด ฝ่ายผลิตและการดำเนินการ และฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ระบบสารสนเทศนั้นทำให้ข้อมูลที่มีอยู่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ วิเคราะห์ หรือนำไปใช้ประโยชน์ได้ ทั้งนี้เรามีตัวอย่างข้อมูล HRIS ที่น่าสนใจที่ควรเก็บไว้ดังนี้

• ข้อมูลสารสนเทศบุคคล – มักประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อายุ และคู่สมรส หรือข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของเจ้าหน้าที่ HR ในการสืบค้น
• ข้อมูลสารสนเทศด้านการแพทย์ – ประกอบด้วยข้อบกพร่องทางกายภาพที่สังเกตได้ เช่น แขน ขา การได้ยิน การพูด หรือสภาพร่างกาย เพื่อความมุ่งหวังด้านความสามารถในการทางาน
• ประวัติอาชีพ/ค่าจ้าง – ทั้งบันทึกงานต่าง ๆ ของพนักงาน การฝึกอบรม ตำแหน่งงาน ประวัติเงินเดือน เหตุผลการลา การเลื่อน ตาแหน่ง ฯลฯ ใช้เพื่อวิเคราะห์การคำนวณค่าจ้างในองค์กร
• ข้อมูลคุณวุฒิ – รวบรวมข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวกับการศึกษาและอบรมของพนักงานแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรพัฒนาแผนการฝึกอบรมที่มีประสิทธิผลสำหรับพนักงาน
• ข้อมูลการประเมินค่าการปฏิบัติงาน – เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของพนักงานตลอดระยะเวลาการจ้าง ซึ่งเกณฑ์ที่ใช้เพื่อวัดผลการปฏิบัติงาน และเพื่อวิเคราะห์ความก้าวหน้าในอาชีพ
• ข้อมูลการขาดงาน – เช่น บันทึกจำนวนวันทำงาน การลาป่วย วันลาพักผ่อน วันหยุด หรือการลาโดยไม่รับเงินเดือน ซึ่งมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มการขาดงานในอนาคต
• ข้อมูลการร้องทุกข์ – เป็นสารสนเทศเกี่ยวกับเรื่องราวร้องทุกข์ของพนักงาน เช่น สาเหตุของการร้องเรียน วันที่ร้องเรียน ประเภท บุคคลหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ เพื่อแก้ไขและป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้น
• ข้อมูลการสำรวจปัญหางานและข้อมูลทัศนคติ – เช่น การวัดความพอใจในการทำงาน แรงจูงใจ ความเครียด ความคาดหวังและรางวัล ฯลฯ เพื่อปรับปรุงองค์กรให้เหมาะสมกับพนักงานต่อไป 

ที่สำคัญ HR ทุกคนอย่าลืมว่า ทุก ๆ ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ของพนักงานล้วนอยู่ภายใต้ PDPA คือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลทั้งสิ้น ฉะนั้นทุกองค์กรจะเตรียมตัวให้พร้อมทั้งกระบวนการรวบรวม การเก็บรักษา และการนำไปใช้ เพื่อป้องกันโทษทางกฎหมายต่อไป

ประโยชน์ของ HRIS

มีวัตถุประสงค์และของประโยชน์ของ HRIS มากมายที่องค์กรจะได้รับถ้าใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งเราได้รวบรวมมาให้แล้วดังนี้ เช่น 

• ช่วยในการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ข้อมูล โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บ รวบรวมข้อมูล กระทั่งการค้นหาและการนำมาใช้ ทำให้การปฏิบัติงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นไปด้วยความสะดวกรวดเร็ว
• ช่วยให้ผู้บริหารจัดสรรทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ  เช่น การวางแผนและการวิเคราะห์มาตรฐานของการจัดการบุคลากร โดยลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น
• สามารถเชื่อมโยงระบบสารสนเทศต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน ทั้งยังอำนวยความสะดวกต่อพนักงานในองค์กรด้านการติดต่อสื่อสารหรือประสานงานขององค์กรที่สามารถใช้ข้อมูลได้ร่วมกัน นำมาซึ่งการเสริมสร้างสัมพันธภาพ ความเข้าใจ และการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร
• ช่วยในการส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรในองค์กรให้ความรู้ มีทักษะเพิ่มขึ้น โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสื่อที่ช่วยในการอบรมพนักงาน
• ลดค่าใช้จ่ายในงานด้านเอกสาร และลดเวลาในการปฏิบัติงานลงได้
• เป็นระบบที่ดีในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยจะไม่อนุญาตให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานเข้าสู่ระบบได้