เหตุผลที่ผู้ประกอบการ เลือกใช้บริการรับทำเงินเดือน

ผู้ประกอบการหลายๆท่านกำลังมองหา Solution งานบุคคลที่เกี่ยวกับการทำเงินเดือนให้กับบริษัทของท่านอยู่ ปัจจุบันหลายๆบริษัทเริ่มใช้บริการทำเงินเดือนจากบริษัทภายนอกด้วยหลายๆเหตุผลที่เเตกต่างกันออกไป ปัจจุบันการบริการรับทำเงินเดือนมีลักษณะการบริการที่ไม่ต่างกันมากนัก เหตุผลส่วนใหญ่ที่ผู้ประกอบการเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนจากบริษัทภายนอกโดยที่ไม่ต้องการให้พนักงานในบริษัทเป็นผู้ทำเงินเดือนนั้นอาจจะเกิดจากไม่ต้องการให้ข้อมูลเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนนั้นเปิดเผยอาจจะทำให้การบริการงานภายในบริษัทเกิดความยากขึ้น หรือต้องการลดต้นทุนภายในองค์ที่ไม่ต้องการจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อมาทำเงินเดือนเพียงอย่างเดียวเพราะการจ้างพนักงานหนึ่งคนเพิ่มขึ้นนั้นบริษัทอาจจะต้องต้นทุนการจ้างงานเพิ่มขึ้นทุกๆปี เช่น การปรับขึ้นเงินเดือนตามปีการทำงาน โบนัสประจำปี และสวัสดิการอื่นๆ ซึ่งล้วนเป็นต้นทุนที่จะต้องเกิดขึ้นเรื่อยๆทุกปี การใช้บริการรับทำเงินเดือนนั้นทำให้บริษัทของผู้ประกอบการนั้นเป็นการลดต้นทุนค่าดำเนินการได้เป็นอย่างมาก มาดูกันว่าเหตุผลอะไรบ้างที่ทำให้ผู้ประกอบการจึงหันมาเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนให้กับบริษัทของผู้ประกอบ

1.พนักงานที่ทำเงินเดือนลาออก
พนักงานคนที่ทำงานเงินเดือนนี้ ส่วนมากแล้ว ถ้าหากว่าเป็นองค์กรขนาดกลางเล็กแล้ว จะใช้คนที่ไว้ใจได้เป็นหลักในการทำเงินเดือน หรือ แย่กว่านั้นคือ ตัวเจ้าของเองไม่สามารถไว้ใจคนอื่นทำได้ทำให้เลือกตัดสินใจว่า ฉัน จะเป็นคนทำเงินเดือนเอง ซึ่งจริงๆแล้วกิจกรรมที่เกี่ยวกับเงินเดือนนั้นมิได้มีแค่ส่วนของการคำนวณเงินเดือนเท่านั้น ยังมีส่วนอื่นๆที่ต้องทำตอนที่พนักงานเข้าออก เปลี่ยนสถานะที่เกี่ยวข้องกับภาษี และ ส่วนที่เกี่ยวกับกฏหมายแรงงานอื่นๆ อีกด้วย แน่นอนว่า หากเจ้าของเลือกที่จะทำเงินเดือนเองจะทำให้เสียโอกาสในการประกอบกิจกรรมอื่นๆที่เป็นผลสร้างรายได้ให้กับองค์กร เพราะ การทำเงินเดือนและเอกสารที่เกี่ยวเนื่องทั้งหมด มิได้เป็นแก่นของธุรกิจแต่อย่างใด

2.มีการเติบโตของธุรกิจสูงมากทำให้ไม่สามารถรับคนเข้ามาทำเรื่องระบบเงินเดือนได้ทัน
เงินเดือนนั้นจะต้องทำทุกเดือนและมีความสำคัญยิ่งยวดสำหรับองค์กร ไม่สามารถทำล่าช้าออกไป หรือประวิงเวลาต่อรองกับพนักงานได้เพราะอาจจะมีผลกระทบต่อเนื้องานที่พนักงานเข้ากระทำอยู่ในแต่ละหน้าที่ ดังนั้นแล้ว หากองค์กรนั้นมีการขยายตัวเป็นอย่างมาก แน่นอนว่า พนักงานที่ทำเงินเดือน (หรือจะเป็นเจ้าของเองก็ตามที่ทำเงินเดือนพนักงาน) จะไม่สามารถรองรับโหลดการทำเงินเดือนทั้งหมดได้ทำเพียงพอกับจำนวนพนักงานที่มีการขยายตัวมากขึ้นกว่าเดิมมาก ทำให้จำเป้นต้องมองหาบริการทำเงินเดือนจากภายนอกเพื่อลดภาระและลดความเสี่ยงในเรื่องการทำเงินเดือนที่ทันในองค์กรของตนออกไป

3.พนักงานที่ทำเรื่องเงินเดือนกระทำการทุจริตร่วมกับพนักงานรายอื่นๆ
พนักงานที่ทำเงินเดือนจะต้องเป็นพนักงานที่ไว้ใจได้ เทียบเท่าความสำคัญและความไว้ใจได้เท่ากับระดับแผนกจัดซื้อเลยก็ว่าได้ เพราะ ถ้าหากว่า มีพฤติกรรมทุจริตเมื่อใด จะสามารถจับได้ยากหากมิได้นำข้อมูลอื่นๆมาตรวจสอบข้ามระหว่างกัน เช่น พนักงานคนหนึ่งไม่มาทำงานทั้งอาทิตย์​แต่ระบบการลงเวลา ไม่สามารถตรวจสอบหรือเชื่อถือได้ เช่น พนักงานทำเงินเดือนสามารถปรับเปลี่ยนค่าเวลาของเครื่องลงเวลาได้เอง แล้วนำเข้าเพื่อให้ตนเองมีส่วนได้ส่วนเสียกับเงินดังกล่าว หรือ กรณีที่มักจะเกิดขึ้นได้บ่อย คือ การร่วมกับกินเวลาเงินโอทีขององค์กรในการทำงานนอกพื้นที่ เป็นต้น ที่พนักงานก็มองว่าเป็นเงินพิเศษโดยไม่ต้องลงแรงแต่อย่างใด เพียงแต่กระทำการทุจริตร่วมกับเจ้าหน้าที่ HR หรือคนที่ทำเงินเดือนก็สามารถกระทำการทุจริตนี้ได้แล้ว

4.พนักงานที่ทำเงินเดือนจะเห็นเงินเดือนผู้อื่นและยังผลให้เกิดความลำบากในการบริหารงาน
เงินเดือนถือได้ว่าเป็นข้อมูลที่มีผลกระทบกับการทำงานได้ หากข้อมูลนี้รั่วไหลให้คนอื่นในองค์กรทราบระหว่างกันจะทำให้เกิดปัญหาต่อองค์กรโดยเฉพาะในการบริหารงานเป็นหลัก พนักงานโดยปกติแล้วจะมีการกำหนดหลักการของตนเองขึ้นมา เช่น พนักงานที่เข้าก่อนน่าจะต้องมีเงินเดือนที่มากกว่า เมื่อพบทราบว่าพนักงานคนที่เข้าหลังตนมีเงินเดือนที่มากกว่าตน ก็จะทำให้ตนเองนั้นอาจจะตั้งแง่ในการทำงานให้ด้อยประสิทธิภาพลงไปได้ โดยไม่จำเป็น หรือ มีความรู้สึกน้อยใจในการทำงาน เป็นต้น ดังนั้นแล้ว หากข้อมูลเงินเดือนนั้นแสดงให้พนักงานได้เห็น อาจจะเกิดกรณีข้อมูลเงินเดือนรั่วไหลให้กับพนักงานคนอื่นๆได้และยังผลกระทบต่อการบริหารดังที่ได้ยกตัวอย่างเป็นต้น

5.พนักงานที่ทำเงินเดือนเป็นพนักงานที่ทำงานอื่นอยู่แล้ว
สำหรับองค์กรขนาดกลางเล็กนั้น มีแนวโน้มว่าพนักงานคนที่ทำเงินเดือนจะเป็นพนักงานที่ตัวเจ้าของไว้ใจและทำงานอื่นๆ ในหน้าที่อื่นๆอยู่ ซึ่งจำเป็นต้องรับงานคำนวณเงินเดือนและทำเอกสารอันเกี่ยวเนื่องกับเงินเดือนทั้งหมด ซึ่งพนักงานคนดังกล่าวอาจจะไม่ถนัดกับการทำงานแบบนี้มากนัก หรือ พนักงานคนดังกล่าวทำงานที่ตนเองถนัดได้ดีกว่า แต่ต้องเสียเวลามาทำกับเรื่องที่ตนเองมิได้ถนัดมากนัก แต่่จำเป็นต้องทำ (มีโอกาสผิดพลาด) และยังต้องรับผิดชอบในความผิดพลาดนั้นอีกต่างหาก

6.ไม่คุ้มที่จะจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อเอามาทำเงินเดือนและเอกสารเกี่ยวเนื่องนี้
ยังมีอีกแนวคิดหนึ่งสำหรับองค์กรที่คิดว่าจะจ้างพนักงานเพิ่มก็จะมองว่าพนักงานที่จ้างมาเพิ่มนั้น จะทำงานเฉพาะในเวลาหนึ่งๆ ซึ่งเป็นงานที่ทำเฉพาะสัปดาห์ก่อนออกเงินเดือนเท่านั้น ซึ่งหากจ้างแบบนี้ก็ย่อมถือได้ว่าทำงานได้ไม่เต็มที่เว้นแต่จะต้องหางานอื่นๆเสริมเพิ่มเติมในอีกสามสัปดาห์ของการทำงานที่เหลือเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการจ้างตำแหน่งงานนี้เพิ่มขึ้นมากอีกหนึ่งตำแหน่ง นอกจากนี้ เมื่อจ้างพนักงานเป็นตำแหน่งขึ้นมาแล้ว จะทำให้ต้องจัดการทั้งส่วนของการปรับเงินเดือนค่าจ้าง และ ส่วนของสวัสดิการอื่นๆเช่นเดียวกัน ไม่เหมือนกับการ outsource งานออกไปซึ่งจะไม่ต้องทำการปรับเพิ่มหรือทำเรื่องสวัสดิการบุคคลแต่อย่างใด เพราะ เป็นเพียงการว่าจ้างองค์กรภายนอกเท่านั้น

7.เจ้าของขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องกฏหมายแรงงาน กองทุนประกันสังคมและเอกสารอื่นๆทางกฏหมายที่เกี่ยวกับค่าแรงและเงินเดือน
เนื่องจากองค์กรมีขนาดเล็ก หรือยังไม่คุ้มต่อการว่าจ้างเจ้าหน้าที่ที่มีประสบการณ์ในการทำเงินเดือน หรือเจ้าหน้าที่ HR เข้ามาบริหารงานบุคคลและเจ้าของเองก็มิได้มีีความเข้าใจในเรื่องกฏหมายแรงงาน ส่วนการขาดลามาสาย การกำกับการลาของพนักงาน กองทุนประกันสังคม และ การคำนวณเงินภาษีและกองทุนต่างๆที่เกี่ยวเนื่อง อีกทั้งยังต้องส่งเอกสารเหล่านั้นจะมีฟอร์มเพื่อส่งทางอิเล็คทรอนิกส์ ทำให้เจ้าขององค์กรลักษณะนี้ พึงเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือนจากภายนอกเสียก่อนจะเหมาะมากกว่า เพื่อให้องค์กรเติบโตและมีความคุ้มค่าในการว่าจ้างเจ้าหน้าที่ทำเงินเดือนได้ในอนาคต่อไป อย่างไรก็ดี หากมีการว่าจ้างแล้วปัญหาก็จะไปตกในกรณีอื่นๆที่ได้กล่าวเอาไว้ข้างต้น

โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI เครื่องมือบริหารงานบุคคล ที่ให้มากกว่า ‘โปรแกรมเงินเดือน’

ที่มา : www.timemint.co