ระบบลาออนไลน์ที่ดี ควรมีฟังก์ชันการทำงานอะไรบ้าง ที่ช่วยจัดการงาน HR ในยุคดิจิทัล

เนื่องจากสถานการณ์ COVID-19 ในปัจจุบันนี้ ทำให้เราต้องปรับเปลี่ยนพฤติกรรมหลายๆ อย่างจากแต่ก่อนนั่งทำงานในออฟฟิศ แต่ตอนนี้ต้องปรับเปลี่ยนการทำงานมาเป็นแบบ Work Form Home เพื่อรักษาระยะห่าง ตามมาตราการของรัฐ และบางครั้งพนักงาน ต้องไปทำงานนอกสถานที่บ้าง ต้องทำงานนอกเวลาบ้าง และอีกหลายๆ รูปแบบการทำงาน ซึ่งหากพนักงานต้องการขอลางาน ขออนุมัติเอกสารงานต่างๆ การนำระบบลาออนไลน์ (Employee Self-Service) เข้ามาใช้งานจะช่วยให้พนักงานสามารถลาออนไลน์ได้ และทำให้ฝ่ายบุคคลหรือฝ่าย HR ได้จัดการข้อมูลของพนักงานไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว สามารถเพิ่ม แก้ไข อนุมัติ ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้การดำเนินงานภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นไม่สะดุด ระบบลาออนไลน์จึงเป็นตัวช่วยที่สำคัญเป็นอย่างมากที่จะทำให้บริหารจัดการงานด้าน HR เป็นได้อย่างราบรื่น ตอบโจทย์การทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ระบบลาออนไลน์ (Employee Self-Service) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดการงานด้าน HR นั้นเป็นเรื่องง่าย จัดการข้อมูลต่างๆ ได้ด้วยตัวเอง โดยทำงานผ่านเครือข่ายออนไลน์ (Web browser) สามารถลงเวลาผ่านมือถือได้ และสามารถตรวจสอบการลงเวลา พร้อมทั้งสามารถบันทึกคำร้องขอต่างๆ เช่น ขอทำงานล่วงเวลา ขอลาออนไลน์ พร้อมส่ง E-mail ถึงผู้มีสิทธิ์อนุมัติทันทีให้พิจารณาอนุมัติเอกสารได้ โดยสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ ได้ทั้งรูปแบบของรายงาน และรูปแบบกราฟข้อมูล

ระบบลาออนไลน์ (Employee Self-Service) ที่ดี ควรมีฟังก์ชันการทำงานอะไรบ้าง?

ในที่นี้ขอยกตัวอย่างฟังก์ชันเด่นจากโปรแกรมลาออนไลน์ ESS ที่ใช้งานง่ายผ่านระบบออนไลน์ จัดการและบริหารข้อมูลส่วนบุคคลได้เหนือกว่า และรองรับการทำงานของระบบ HRMI แบบ Real Time

1. ใช้งานง่าย สะดวก รวดเร็ว เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้ฝ่ายบริหารงานบุคคล และต้องสามารถเข้าใช้ทุกที่ทุกเวลาผ่านระบบอินเตอร์เน็ตบนคอมพิวเตอร์ หรือผ่านเบราเซอร์บนมือถือ

2. ลงเวลาออนไลน์ผ่านมือถือ ในกรณีที่พนักงานออกไปทำงานนอกสถานที่ หรือต้องไปพบลูกค้า และไม่สามารถเข้ามาลงเวลาทำงานจากระบบลงเวลาของบริษัทได้

3. ระบบสามารถใช้งานได้ทุกฝ่าย ครอบคลุมทั้งองค์กร ทั้งพนักงาน ผู้บริหาร และฝ่ายบริหารงานบุคคล HR

4. พนักงานสามารถจัดการข้อมูลส่วนตัวได้ง่าย สามารถเรียกดู เพิ่ม ลบ และแก้ไข ข้อมูลพื้นฐานของตนเอง เช่น ข้อมูลส่วนตัว, สถานภาพส่วนตัว, การว่าจ้าง, การลดหย่อนภาษี, ข้อมูลสุขภาพ, ข้อมูลสมาชิกในครอบครัว, การศึกษาและการทำงาน ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ฝ่ายบุคคล HR ในการนำข้อมูลไปใช้ประมวลผลในขั้นตอนต่อๆ ไปได้

5. สะดวกในการขออนุมัติเอกสารต่าง ๆ อาทิ ขอลา ทำงานล่วงเวลา ยกเว้นรูดบัตร หรือการแก้ไข/ปรับปรุงเวลาทำงาน และผู้บริหารสามารถอนุมัติเอกสารต่างๆ ได้ในทันที

6. สามารถตรวจสอบรายละเอียดจำนวนวันลาของพนักงานได้ ทั้งจำนวนวันอนุญาตลา, จำนวนวันอนุญาตลาชดเชย, จำนวนวันลาสะสม และจำนวนวันลาคงเหลือ นอกจากนี้ยังสามารถดูรายละเอียดข้อมูลการลาในปีปัจจุบัน และปีย้อนหลังได้

7. สามารถตรวจสอบ Pay Slip ออนไลน์ได้อย่างรวดเร็วทันใจ พนักงานสามารถเรียกดูย้อนหลังได้เลย โดยจะแสดงรายการรายรับและรายหัก ที่พนักงานได้รับในแต่ละงวดการจ่ายนั้นๆ โดยรายรับจะแสดงรายรับทั้งหมดที่พนักงานได้รับและแสดงยอดรายรับรวม รวมถึงแสดงยอดรายหักทั้งหมด เช่น ภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายหักอื่นๆ แสดงยอดรายรับสุทธิที่พนักงานจะได้รับ และแสดงยอดสะสมรวมทั้งปีของภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองฯและรายได้รวมทั้งปี

8. มีรายงานสรุปการทำงาน สำหรับแสดงรายละเอียดและสถานะการมาทำงานของพนักงาน ว่ามีการทำงานล่วงเวลา ขาดงาน ลา สาย เพื่อให้พนักงานตรวจสอบการลงเวลาเข้า-ออกงานของตนเองได้ แสดงข้อมูลสถิติการขาด ลา สาย ออกก่อนของพนักงาน โดยแสดงได้กราฟ ได้ 3 รูปแบบ คือ กราฟแท่ง (Bar Graph) กราฟวงกลม (Pie Graph) และกราฟเส้น (Line Graph) ด้วยรูปแบบที่มีความสวยงาม ทำให้ง่ายต่อความเข้าใจ

ดังนั้น ระบบลาออนไลน์ (Employee Self-Service) ไม่เพียงแต่จะช่วยให้พนักงานสามารถลางานได้เพียงอย่างเดียวเท่านั้น ยังมีฟังก์ชันดีๆ อย่างระบบ Organization บันทึกข้อมูลโครงสร้างองค์กร ตำแหน่งงาน โครงสร้างพนักงาน มีหน้าจอข่าวประชาสัมพันธ์ สำหรับฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบริหารได้แจ้งข่าวสาร แจ้งประกาศ หรือข่าวประาสัมพันธ์ต่างๆ ให้กับพนักงาน, ระบบ Recruitment แสดงรายละเอียดใบสมัครงาน, Calendar แสดงปฏิทินวันหยุดของบริษัท ปฏิทินตารางการทำงานของพนักงาน, Welfare ระบบสวัสดิการ แสดงบันทึกเบิก/คืนทรัพย์สินของพนักงาน, Training ระบบการฝึกอบรม โดยขออนุมัติการอบรมภายในและภายนอกได้ ซึ่งแต่ละระบบนั้นล้วนแต่ช่วยเหลือสนับสนุนงานให้กับทุกฝ่ายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น พนักงาน ผู้บริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฝ่ายบุคคล HR ที่สามารถบริหารจัดการงานด้าน HR ได้เป็นอย่างเป็นระบบ สะดวก รวดเร็ว ตอบโจทย์การทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ