 เพื่อให้การฝึกอบรมมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล ให้สมกับที่องค์กรมุ่งหวังไว้ ผู้รับผิดชอบงานด้านฝึกอบรมจึงควรบริหารจัดการวิทยากรดังนี้ 1. ควรหารายชื่อวิทยากรล่วงหน้าจากหลายแหล่ง ควรหารายชื่อวิทยากรจากหลายๆแหล่ง เช่น อินเตอร์เน็ต เอกสารโบรชัวร์ของสถาบันฝึกอบรม จากประวัติผู้แต่งหนังสือในหัวข้อที่เกี่ยวข้อง หรือสอบถามจากเพื่อนๆในองค์กรอื่น การหารายชื่อวิทยากรควรจะดำเนินการการหาอย่างต่อเนื่อง เช่น ส่งพนักงานไปเข้าสัมมนาภายนอกเมื่อไหร่ก็ถือโอกาสให้เขานำรายละเอียดของวิทยากรกลับมาด้วย การหารายชื่อวิทยากรไม่ใช่หาชื่อวิทยากรก่อนการจัดฝึกอบรมเพียงเดือนสองเดือนเท่านั้น มีโอกาสเมื่อไหร่ เก็บรายชื่อวิทยากรไว้ทันที เพราะในโอกาสต่อๆไปเราอาจจะต้องใช้บริการของวิทยากรท่านนั้นก็ได้ และควรนำชื่อวิทยากรมาจัดทำเป็นฐานข้อมูลเพื่อสะดวกในการใช้งานในความเป็นจริงแล้ววิทยากรที่เก่งๆแต่ไม่ใช่บรรยายเป็นอาชีพมีเยอะมาก แต่วิทยากรเหล่านี้จะไม่ค่อยเปิดเผยตัวเองมากนัก เพราะยังทำงานประจำอยู่กับองค์กรใดองค์กรหนึ่ง ถ้ามีโอกาสนักจัดฝึกอบรมน่าจะหารายชื่อของวิทยากรกลุ่มนี้ให้มาก เพราะเป็นผู้ที่มีทั้งความรู้และประสบการณ์ตรง และที่สำคัญวิทยากรกลุ่มนี้จะมีการเตรียมตัวทำการบ้านมาอย่างดี นอกจากนี้เรื่องค่าตัวยังพอคุยกันได้ 2. ควรเชิญวิทยากรมาพูดคุยก่อนการจัดอบรมหน้าที่หนึ่งของผู้จัดอบรมคือการสร้างความมั่นใจว่าวิทยากรที่เลือกมาบรรยายนั้นเหมาะสมจริง เพราะปัจจัยสู่ความสำเร็จในการฝึกอบรมไม่ได้อยู่ที่วิทยากรที่มีชื่อเสียงเพียงอย่างเดียว ไม่ได้อยู่ที่ได้วิทยากรที่บรรยายตรงตามหัวข้อที่ต้องการเท่านั้น แต่..จะต้องอยู่ที่การปรับจูนความต้องการของผู้จัดกับสิ่งที่วิทยากรมีให้สอดคล้องกัน เพราะบางครั้งวิทยากรเก่ง แต่อาจจะบรรยายไม่ตรงจุดที่เราต้องการจะเน้นก็ได้ การเชิญวิทยากรมาพบก็เท่ากับเป็นโอกาสให้เราในฐานะผู้จัดกับวิทยากรได้รู้จักกัน แลกเปลี่ยนข้อมูลและความต้องการให้วิทยากรรับทราบ พร้อมกันนี้ก็เป็นโอกาสในการทบทวนเนื้อหาหลักสูตรที่เราออกแบบมาว่าเหมาะสมหรือไม่ วิทยากรบรรยายได้จริงหรือไม่ ถ้าวิทยากรท่านใดไม่มีเวลาแม้กระทั่งจะมาคุยหรือเราจะไปหาก็ไม่ว่างเลย ขอให้พึงระวังไว้ว่าความเสี่ยงในการจัดฝึกอบรมในครั้งนั้นๆมีสูง โดยเฉพาะความเสี่ยงในเรื่องวิทยากร เพราะอาจจะได้วิทยากรที่เก่ง แต่บรรยายไม่ตรงจุด หรืออาจจะได้วิทยากรที่พูดแต่สิ่งที่ตัวเองถนัดเท่านั้น ไม่ได้พูดสิ่งที่คนจัดอยากจะฟัง หรือวิทยากรมาขายเวลาเพียงอย่างเดียว (มาสายนิดหน่อย เลิกตรงเวลา รับตังค์ กลับบ้าน) ในความเป็นจริงแล้ว เราคือลูกค้า วิทยากรคือผู้ให้บริการ เราเรียกมาแล้วไม่เชิญบรรยายก็ได้ ไม่เห็นแปลกอะไร ถ้าสิ่งที่เราต้องการไม่ตรงกับสิ่งที่วิทยากรถนัด ในขณะเดียวกัน วิทยากรก็มีสิทธิที่รับหรือไม่รับบรรยายให้ก็ได้ ดังนั้น ทั้งสองฝ่ายจึงมีสิทธิเท่าเทียมกัน ไม่ใช่ว่าถ้าบริษัทไหนเรียกวิทยากรไปแล้ว ถือว่าตกลงเชิญบรรยายโดยอัตโนมัติ 3. ต้องทำหน้าที่เป็นเลขาส่วนตัวให้วิทยากรนับตั้งแต่วันที่ตกลงเรียนเชิญวิทยากรท่านใดท่านหนึ่งแล้ว นักฝึกอบรมมืออาชีพจะต้องทำหน้าที่เป็นเลขาส่วนตัวให้กับวิทยากรท่านนั้น ในเรื่องต่างๆดังต่อไปนี้ - คอยติดตามให้ข้อมูลเป็นระยะๆว่าเราได้เชิญบรรยายในเดือนนั้นเดือนนี้ เพื่อป้องกันการลืมของวิทยากรหรือป้องกันวิทยากรรับงานซ้ำซ้อน และยังไม่ลืมงานของเรา ส่วนเทคนิคการติดตามที่ดูไม่น่ารำคาญ เช่น ทะยอยโทรหาและส่งข้อมูลให้วิทยากรเป็นช่วงๆ อย่าเพิ่งใจร้อนส่งเอกสารทั้งหมดไปเพียงครั้งเดียว เพราะจะหมดเรื่องคุยกับวิทยากรไปเลย หรือคอยสอบถามข้อมูลวิทยากร เช่น ช่วงแรกขอประวัติ ช่วงต่อมาขอรายละเอียดการจ่ายเงิน (จะจ่ายในนามบุคคล คณะบุคคล หรือบริษัท) แกล้งๆถามไปอย่างนั้นแหละ และสุดท้ายพอใกล้ๆก็แฟ๊กส์แผนที่ให้ สอบถามอีกครั้งใกล้ๆวันอบรมว่ามาถูกหรือไม่ ฯลฯ - คอยเตรียมข้อมูลของบริษัทที่วิทยากรควรทราบไว้คุยกับวิทยากรก่อนที่จะเริ่มบรรยาย เพื่อป้องกันวิทยากรที่ไม่ได้เตรียมตัวมา อย่างน้อยก็น่าจะพูดชื่อบริษัทไม่ผิด รู้ว่าบริษัทผลิตอะไร ขายอะไร และรู้ว่าใครเข้าอบรม ฯลฯ ต้องทำหน้าที่ประสานงานเพื่ออำนวยความสะดวกแก่วิทยากร เช่น ที่จอดรถ ที่พัก(กรณีไปต่างจังหวัด) ถ้าต้องเดินทางข้ามจังหวัด ควรจะโน้มน้าวให้วิทยากรมาพักค้างคืนก่อนจะดีที่สุด เพราะจะได้มีเวลาคุยกับวิทยากรก่อนและป้องกันเหตุสุดวิสัยระหว่างเดินทางของวิทยากร - ช่วยตรวจสอบเอกสาร ไฟล์บรรยายของวิทยากร เช่น นอกจากจะขอต้นฉบับเอกสารเพื่อจัดทำเอกสารประกอบการอบรมแล้ว อาจจะต้องขอไฟล์ของวิทยากรมาด้วย (อาจจะให้เหตุผลว่าจะเอามาทดสอบกับเครื่องฉายของบริษัท) ทั้งนี้ เพื่อป้องกันปัญหาไฟล์ของวิทยากรหรือเครื่องโน๊ตบุ๊คส์ที่วิทยากรนำมามีปัญหา ผู้จัดอาจจะต้องจัดเตรียมเครื่องคอมฯสำรองไว้ด้วย - คอยเสนอแนะและทักท้วงในระหว่างที่วิทยากรบรรยาย เช่น อาจารย์เคยบอกว่าจะมีกิจกรรมให้เล่นไม่ทราบว่าจะเล่นหลังเบรคใช่หรือไม่ หรืออาจารย์บอกว่าจะมีการทำกิจกรรมกลุ่ม ไม่ทราบว่ารายละเอียดจะเป็นอย่างไร เวลาไหน เราจะได้จัดเตรียมความพร้อมไว้ก่อน ฯลฯเหตุผลสำคัญที่ต้องทำหน้าที่เป็นเลขาส่วนตัวให้วิทยากรก็เพราะว่า ผลงานของเราเกือบทั้งหมดอยู่ที่วิทยากร เพราะถ้าไม่มีวิทยากร มีแต่เนื้อหาหลักสูตร สถานที่และผู้เข้าอบรม คงจะเรียกว่าเป็นการฝึกอบรมไม่ได้ ดังนั้น ถ้าเราเลือกวิทยากรท่านใดแล้ว ก็ต้องทำใจทำหน้าที่เลขาส่วนตัวดังกล่าวไปด้วยนะครับ ไม่ว่าจะเต็มหรือไม่เต็มใจก็ตาม ถ้าคิดในเชิงบวกคือเราไม่ได้ทำหน้าที่เป็นเลขาส่วนตัว แต่เราเป็นผู้จัดการส่วนตัวของวิทยากรที่คอยควบคุม ตรวจสอบและกำกับดูแลวิทยากรนั่นเอง สุดท้ายนี้ อยากจะเห็นนักจัดฝึกอบรมมืออาชีพมารวมกลุ่มกัน เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ประสบการณ์และข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารวิทยากรกัน อย่างน้อยก็น่าจะทำให้ทุกคนเรียนลัดกันได้บ้าง และที่สำคัญคือน่าจะช่วยให้วงการฝึกอบรมในบ้านเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนะครับ ผมขอปวารณาตัวเองว่าถ้ามีโอกาสอยากจะเข้าร่วมกิจกรรมกับกลุ่มนักฝึกอบรมด้วย เพราะเคยเป็นนักจัดฝึกอบรมมาก่อนและปัจจุบันหันมาทำหน้าที่เป็นวิทยากร อาจจะมีมุมมองและแนวคิดที่น่าจะเป็นประโยชน์กับนักฝึกอบรมมืออาชีพได้บ้าง ถ้าใครอยากจะก่อตั้งกลุ่มนักบริหารงานฝึกอบรมมืออาชีพขึ้นมา เราอาจจะเรียกกลุ่มนี้เล่นๆว่า “Training&Development Professional Club” ก็ได้นะครับ ถ้าใครก่อตั้งขึ้นมา ผมขอสมัครเป็นสมาชิกชมรมนี้ด้วยคน ผมยินดีและพร้อมที่จะเข้าร่วมกิจกรรมด้วยคนครับ หากคุณกำลังมองหาระบบที่ช่วยจัดการการฝึกอบรมของพนักงาน เราขอแนะนำระบบฝึกอบรม Training ที่จะเพิ่มศักยภาพและระดับความสามารถในการทำงานของพนักงาน เป็นระบบการฝึกอบรมทั้งภายใน และภายนอก สามารถสร้างหลักสูตรการอบรมได้หลากหลายรูปแบบตามแต่ละองค์กร หลักสูตรทุกหลักสูตรสามารถดูค่าใช้จ่ายในการอบรม ผู้อบรม และผู้ผ่านการอบรม รวมถึงการดูประวัติการอบรมพนักงานแต่ละคนได้ว่าผ่านการอบรมหลักสูตรใดมาแล้ว รวมถึงมีรายงานต่างๆ ทั้งภายใน และทางราชการ ระบบ Training จึงเป็นระบบที่ช่วยให้ฝ่ายอบรม สามารถทำงานได้ง่าย เป็นขั้นตอนตั้งแต่เริ่มหลักสูตร จนปิดหลักสูตร ได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความโดย : Peoplevalue ประกาศบทความโดย : www.prosofthrmi.com |
