การเทรนนิ่งพนักงานมี 2 ทางเลือกหลัก คือ
1.On the Job Training หรือการฝึกพนักงานให้เรียนรู้จากการทำงานจริง
2.Off the Job Training ซึ่งอาจเป็นการจัดคอร์สนอกเวลาหรือจ้าง Outsource มาดูแลการฝึกทักษะต่าง ๆ
สำหรับคนเป็น HR โดยเฉพาะ HRD ทุกคนน่าจะคุ้นเคยกับ On the Job Training ดี เพราะเป็นรูปแบบการเทรนบุคลากรที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ไม่เพียงแค่เรียนรู้จากทฤษฎี แต่การลงมือทำจริงนั้นถือว่ามีประโยชน์กว่าการเรียนแล้วค่อยไปลงมือทำอีกที
ทั้งนี้ เหตุผลหลัก ๆ ที่ On the Job Training ได้รับความนิยมคือเรื่องการ ประหยัดงบประมาณ ไม่ต้องเสียเงินมากจนเกินไปเพื่อจัดการฝึกอบรมแยกต่างหาก เพราะดังที่กล่าวไปว่าหลายองค์กรไม่มีงบประมาณมาก ช่วยลดต้นทุนในการจัดอบรมแบบห้องเรียนและการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น การเชิญวิทยากรหรือการใช้สถานที่ฝึกอบรม โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานไม่ต้องหยุดทำงานไปฝึกอบรม ทำให้การผลิตและบริการดำเนินต่อไปได้
อีกเรื่องคือการประหยัดเวลา วิธีการนี้มีความยืดหยุ่นมากกว่าวิธีการฝึกอบรมอื่น ๆ พอเรียนรู้งานจากการทำงานจริง พนักงานจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานที่ตรงกับความต้องการและเป้าหมายขององค์กรได้โดยตรง ผู้เรียนสามารถเรียนรู้และทำงานไปพร้อม ๆ กันได้ ส่งผลให้สามารถสร้างผลงาน ผลผลิต มอบบริการที่มีคุณภาพได้อย่างต่อเนื่อง
On the Job Training มีหลายวิธีที่สามารถทำได้ โดย 5 รูปแบบที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมาก และหลายคนน่าจะคุ้นชินกันมีดังต่อไปนี้
การหมุนเวียนตำแหน่งงานหรือบทบาทหน้าที่ให้พนักงานได้ทำงานในหลายอย่าง เพื่อให้พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะและหน้าที่ใหม่ ๆ การหมุนเวียนงานช่วยเสริมสร้างทักษะที่หลากหลาย ช่วยให้พวกเขาเข้าใจภาพรวมของการทำงานทั้งองค์กร ทำให้พนักงานสามารถเห็นความเชื่อมโยงระหว่างแผนกและขั้นตอนต่าง ๆ ได้ชัดเจนขึ้น
การมีเมนเทอร์ หรือมีพนักงานที่มีประสบการณ์ ทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง คอยให้คำแนะนำและสอนงานแก่พนักงานใหม่หรือพนักงานที่ต้องการพัฒนาทักษะในสายงาน พี่เลี้ยงจะคอยช่วยเหลือและชี้แนะในเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้พนักงานได้รับคำแนะนำจากประสบการณ์จริงของพี่เลี้ยงโดยตรง
การ Mentoring นอกจากจะช่วยพัฒนาทักษะทางวิชาชีพแล้ว ยังช่วยให้พนักงานเกิดความมั่นใจในการทำงานและปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้เร็วขึ้นด้วย
หรือการมอบหมายให้พนักงานเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการในการทำโครงการหรือกิจกรรมเฉพาะ ก็ถือเป็นหนึ่งใน On the Job Training ด้วย เช่น การทำโครงการใหม่ การวางแผนกลยุทธ์ หรือการจัดการปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์กร การทำงานร่วมกับผู้อื่นในฐานะคณะกรรมการช่วยให้พนักงานได้ฝึกฝนทักษะการสื่อสาร การแก้ปัญหา และการทำงานร่วมกันในทีม ซึ่งเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับการทำงานในระยะยาว นอกจากนี้ยังเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจในระดับสูงขึ้นด้วย
กรณีนี้หมายถึงการฝึกงานที่ทุกคนคุ้นเคยกันดีนั่นเอง การฝึกงานเปิดโอกาสให้นักศึกษาได้เข้ามาฝึกฝนและเรียนรู้การทำงานในสถานการณ์จริง ในช่วงเวลาสั้น ๆ ตั้งแต่ 1-3 เดือนหรือมากกว่านั้นก็ได้ ช่วยให้นักศึกษาได้เรียนรู้ทักษะเฉพาะทางและเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร และยังช่วยให้บริษัทได้มองหาคนที่เหมาะสมที่จะจ้างงานเต็มเวลาในอนาคต
การให้พนักงานติดตามหรือสังเกตการณ์พนักงานคนอื่นที่มีประสบการณ์ในหน้าที่ต่าง ๆ เพื่อเรียนรู้ขั้นตอนการทำงาน ทักษะเฉพาะทาง และแนวคิดในการแก้ปัญหาในสถานการณ์จริง พนักงานจะได้เห็นว่าคนที่มีประสบการณ์ทำงานอย่างไร วิธีการตัดสินใจในสถานการณ์ต่าง ๆ อย่างไร
การทำ Job Shadowing เหมาะกับการเรียนรู้ทักษะที่ซับซ้อนหรือการทำงานในตำแหน่งที่ต้องอาศัยทักษะเฉพาะ วิธีนี้ใกล้เคียงกับ Mentoring ด้วยแต่อาจต่างกันตรงที่พนักงานพนักงานที่ shadow จะมีบทบาทเป็นผู้สังเกตการณ์เท่านั้น และมักไม่ได้ลงมือปฏิบัติงานจริง แต่จะได้เห็นขั้นตอนทั้งหมดในการทำงาน แล้วค่อยนำไปใช้จริงอีกที
ในองค์กรที่อาจไม่ได้มีงบประมาณมากมาย การหลายองค์กรนำ On the Job Training แล้วได้ผล ช่วยยกระดับองค์กรได้ อย่างไรก็ตาม การนำ On the Job Training แต่ละวิธีไปใช้ก็มีข้อควรระวัง มิฉะนั้นอาจไม่ได้ผลดีอย่างที่คิดด้วยเหตุผลดังนี้
On the Job Training ที่ดีต้องมีการวางแผน และวางโครงสร้างที่ชัดเจน เช่น กำหนดเป้าหมาย ทักษะที่ต้องการสอน หรือวิธีการติดตามผล หากติดกระดุมผิดตั้งแต่เม็ดแรก อาจทำให้กระบวนการฝึกอบรมขาดประสิทธิภาพ ทำให้พนักงานไม่ได้เรียนรู้ทักษะสำคัญที่ควรจะได้
แล้วพอติดกระดุมผิดปุ๊บ ยิ่งทำให้ยากต่อการประเมินว่าพนักงานเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นหรือไม่ อาจทำให้พนักงานขาดการพัฒนาไปตามที่คาดหวัง แล้วสุดท้ายกว่าองค์กรและพนักงานจะรู้ตัวว่าวิธีการฝึกแบบนี้ไม่เวิร์ค ก็สายเกินไป
ไม่ใช่พนักงานที่มีประสบการณ์ทุกคน จะมีทักษะในการสอน การสื่อสารหรือการถ่ายทอดความรู้ที่ดี หากถ่ายทอดความรู้ออกมาไม่ชัดเจน ไม่สามารถอธิบายกระบวนการได้อย่างละเอียด แน่นอนว่าผู้เรียนย่อมไม่สามารถเรียนรู้หรือเอาไปใช้ประโยชน์ได้เต็มที่
หรือต่อให้การฝึกแบบ “ดูแล้วทำตาม” ก็อาจไม่เพียงพอในการทำให้พนักงานเข้าใจในรายละเอียดหรือนำไปปฏิบัติได้ถูกต้อง
แค่ทำงานตามปกติ พนักงานก็รู้สึกกดดันอยู่แล้วว่าอาจทำผิดพลาดได้เสมอ พอเอาเรื่องเทรนนิ่งมารวมกับการปฏิบัติงานจริง ยิ่งทำให้พนักงานรู้สึกกดดันหรือเครียดเข้าไปใหญ่ เมื่อถูกคาดหวังให้ทำงานจริงในขณะที่ยังอยู่ระหว่างการฝึก หากไม่มีการจัดการความเครียดหรือการให้เวลาที่เพียงพอสำหรับการเรียนรู้ พนักงานอาจไม่สามารถพัฒนาทักษะอย่างมีประสิทธิภาพได้เลย
พนักงานที่ทำหน้าที่ฝึกสอนทุกคนมีงานประจำที่ต้องทำ พอต้องรับผิดชอบหมวกหลายใบย่อมไม่สามารถให้เวลาในการฝึกพนักงานใหม่ได้เต็มที่ ทำให้ผู้ฝึกอบรมไม่ได้รับคำแนะนำหรือติดตามผลการเรียนรู้อย่างเพียงพอ เสียโอกาสที่จะเจียระไนเพชรเม็ดใหม่ให้ออกมาเป็นเพชรน้ำงาม
ในงานที่มีความซับซ้อนสูงหรือเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีขั้นสูง การฝึกอบรมแบบ On the Job Training อาจไม่เหมาะเมื่อเทียบกับการฝึกอบรมในห้องเรียนที่มีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ พนักงานอาจต้องการความรู้พื้นฐานก่อนที่จะเริ่มงานจริง
และ On the Job Training บางครั้งไม่ได้จำลองสถานการณ์ทั้งหมดที่พนักงานจะต้องเจอในอนาคต ทำให้การฝึกอบรมอาจไม่ครอบคลุมทักษะหรือสถานการณ์ที่ซับซ้อน เช่น การรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นบ่อยในอุตสาหกรรมบางประเภท ซึ่งหากไม่ดูแลให้ดีอาจเกิดอันตรายตามมา
เมื่อการฝึกฝนพนักงานต้องใช้งบประมาณจำนวนมาก หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ มีงบประมาณมากหน่อย จะมีตัวเลือกในการทำเทรนนิ่งได้มากกว่า ออกแบบและสร้างสรรค์วิธีการที่เหมาะสมมากกว่าการให้พนักงานเรียนรู้ผ่านสถานการณ์จริงหรือ On the Job Training อย่างเดียว
นำมาสู่การที่หลายองค์กรเลือกใช้ขั้วตรงข้าม นั่นคือ Off the Job Training หรือการฝึกอบรมที่เกิดขึ้นนอกสถานที่ทำงานจริง เมื่อพนักงานจะได้เรียนรู้ทักษะและความรู้ใหม่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานประจำแทน
โดยตัวอย่างรูปแบบการฝึกสอนพนักงานที่ได้รับความนิยม มีดังต่อไปนี้
การเข้าร่วมการฝึกอบรมในห้องเรียน โดยมีผู้สอนหรือวิทยากรคอยบรรยายหัวข้อต่าง ๆ เช่น ทักษะการบริหารจัดการ การคิดเชิงกลยุทธ์ และการทำงานร่วมกับทีม ฯลฯ พนักงานสามารถเรียนรู้จากทฤษฎีที่มีการจัดการอย่างเป็นระบบและซักถามผู้ฝึกสอนผู้เชี่ยวชาญได้โดยตรง
พนักงานสามารถเรียนรู้ผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์หรือคอร์สที่กำหนดไว้ มีความสะดวกและยืดหยุ่น สามารถเลือกเวลาเรียนได้ตามสะดวกและเรียนรู้จากเนื้อหาที่หลากหลาย ทั้งการอ่าน วิดีโอ หรือแบบทดสอบท้ายบท เป็นต้น
การอบรมนี้เน้นการมีส่วนร่วมแบบเชิงปฏิบัติ พนักงานเข้าร่วมเวิร์กชอปที่มีการฝึกฝนทักษะหรือการแลกเปลี่ยนความคิดกับผู้เชี่ยวชาญในสาขานั้น ๆ ช่วยเสริมสร้างความรู้ใหม่ ๆ และที่สำคัญคือเปิดโอกาสให้พนักงานได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้อื่น อาจเป็นคนในแผนกอื่น หรือคนจากบริษัทอื่นก็ได้เช่นกัน
การฝึกประเภทนี้มักใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมือเพื่อจำลองสถานการณ์ในสภาพแวดล้อมที่เสมือนจริง แต่ไม่ใช่ในสถานการณ์จริง เช่น การฝึกแก้ปัญหาลูกค้า การเจรจาต่อรอง หรือการฝึกใช้ซอฟต์แวร์ การฝึกนี้ช่วยให้พนักงานมีโอกาสฝึกทักษะโดยไม่ต้องเสี่ยงว่าจะทำให้การคุยงานจริงมีปัญหา และจะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงานจริงตามมา
พนักงานได้รับมอบหมายให้ทำวิจัยหรือวิเคราะห์กรณีศึกษาในหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น การศึกษาแนวโน้มตลาด การวิเคราะห์กรณีศึกษาขององค์กรอื่น ๆ วิธีนี้ช่วยพัฒนาทักษะการวิเคราะห์และเพิ่มพูนความรู้ด้านอุตสาหกรรมได้
สำหรับข้อดีของ Off the Job Training มีดังต่อไปนี้
การฝึกอบรมนอกสถานที่ช่วยให้พนักงานมีสมาธิในการเรียนรู้อย่างเต็มที่ ไม่มีงานประจำมารบกวนช่วยให้พนักงานสามารถจดจ่อกับทักษะหรือความรู้ใหม่ ๆ จึงมีสมาธิกับการฝึกอบรมได้มากขึ้น
Off the Job Training มักมีการวางแผนการเรียนการสอนที่มีโครงสร้างชัดเจน ทำให้พนักงานได้เรียนรู้ทฤษฎีและแนวทางปฏิบัติอย่างลึกซึ้ง เป็นการปูพื้นฐานที่แน่น ทำให้การประยุกต์ใช้ความรู้ใหม่ ๆ ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การเรียนรู้ผ่านสัมมนา เวิร์กชอป หรือคอร์สต่าง ๆ ช่วยให้พนักงานได้สัมผัสกับเทรนด์ใหม่ ๆ เข้าถึงองค์ความรู้และทักษะที่หลากหลายจากในแต่อุตสาหกรรม เช่น การจัดการเวลา การสร้างความคิดสร้างสรรค์ หรือทักษะเชิงกลยุทธ์ที่มีประโยชน์ต่ออาชีพ
พนักงานสามารถเรียนรู้และแลกเปลี่ยนแนวคิดกับบุคคลจากหลากหลายองค์กรหรืออุตสาหกรรม ช่วยเพิ่มมุมมองการทำงานใหม่ ๆ ที่สามารถนำกลับมาใช้ในทีมของตนเองได้
การอบรมนอกสถานที่ช่วยให้พนักงานได้พัฒนาทักษะที่ไม่จำกัดแค่เฉพาะงานประจำ ซึ่งช่วยเพิ่มศักยภาพในการก้าวหน้าและเป็นผู้นำในองค์กร เช่น การเรียนรู้ด้านการบริหารและการพัฒนาความเป็นผู้นำ เป็นต้น
แต่ก็เช่นเดียวกับ On the Job Training เหรียญมี 2 ด้านเสมอ การ Off the Job Training ก็มีข้อเสีย หรืออุปสรรคในการเรียนรู้ด้วยเช่นกันดังนี้
Off the Job Training มักมีค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากองค์กรต้องใช้เงินในการจัดการสถานที่ฝึกอบรม วิทยากร และทรัพยากรต่าง ๆ การลงทุนนี้อาจไม่คุ้มค่าหากพนักงานเรียนไปแล้วไม่ได้ใช้ทักษะใหม่ ๆ กลับมา
แม้การฝึกอบรมจะให้ทำให้ความรู้ทฤษฎีเป๊ะขึ้น แต่บางครั้งความรู้เหล่านั้นก็อาจมีปัญหาเมื่อนำไปประยุกต์ใช้ในงานจริง เนื่องจากทฤษฎีที่เรียนรู้อาจเหมาะสมกับการนำไปใช้งาน ‘เบื้องต้น’ แต่ไม่เหมาะกับการใช้ในสถานการณ์ที่มีความซับซ้อน หากพนักงานขาดทักษะในการปรับตัวหน้างาน จะมีปัญหาตามมาได้
หลังจากการฝึกอบรม พนักงานอาจขาดโอกาสในการนำทักษะที่เรียนรู้มาใช้อย่างต่อเนื่อง หากไม่มีการติดตามหรือทบทวน ก็ทำให้ทักษะที่ได้รับมาไม่พัฒนาไปไกลหรือสูญหายไปได้
เมื่อพนักงานต้องเข้าร่วมฝึกอบรมนอกสถานที่ ผลที่ตามมาอย่างเลี่ยงไม่ได้คืองานประจำของพวกเขาจะเสร็จช้าลงตามไปด้วย ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวมของทีม และอาจเป็นเหตุผลให้หัวหน้างานไม่ค่อยอยากให้พนักงานไปเรียนเสริม แทนที่จะเอาเวลามาช่วย ‘เพิ่ม’ ยอดขาย
ติดตามเกร็ดความรู้ดีๆ ที่เกี่ยวกับงาน HR ได้ที่
