ปัญหาภาระงานไม่เสร็จตามกำหนดอาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ แต่หนึ่งในนั้นอาจมาจาก “การประชุม” ที่กินเวลาเข้าไปร่วมชั่วโมงหรืออาจใช้เวลานานกว่านั้น รวมถึงการเรียกประชุมด่วนหรือช่วงก่อนเลิกงานด้วย
โดยสาเหตุที่การประชุมใช้เวลานาน ส่วนใหญ่มาจากความไม่พร้อมในด้านจัดเตรียมสถานที่และเครื่องมือในการประชุม อีกทั้งการขาดความพร้อมของผู้ร่วมประชุมในการนำเสนองานด้วย ทำให้การประชุมใช้เวลายืดเยื้อมากเกินความจำเป็น
ในความจริงแล้วการประชุมไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน แต่จำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมความพร้อมเครื่องมือไว้ล่วงหน้าก่อนเริ่มการประชุม เพราะ “เวลา” ทุกวินาทีส่งผลต่อกิจกรรมหรือภาระงานที่ได้กำหนดไว้ นอกจากนั้นยังสร้างความเหนื่อยล้าในทางร่างกายและจิตใจด้วย
ดังนั้น การประชุมในแต่ละครั้งควรมีวิธีการที่จะช่วยทุ่นแรงและร่นเวลา เพื่อจะได้มีเวลาทำงานและสร้างผลงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
แจ้งวาระการประชุม (Agenda) ไว้ล่วงหน้า
Agenda จะช่วยให้ผู้เข้าประชุมมองเห็นภาพรวมและทิศทางของการประชุมในแต่ละครั้ง และการแจ้ง Agenda ไว้ล่วงหน้าจะช่วยผู้ร่วมประชุมสามารถจัดเตรียมข้อมูล เพื่อการนำเสนอได้ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น
สิ่งที่ Agenda ควรมีคือ หัวข้อการประชุม วัตถุประสงค์ ลำดับและเวลาการนำเสนอ และต้องระบุวัน เวลา และสถานที่การประชุมให้ชัดเจนด้วย
ลดจำนวนหรือเวลาการประชุมลง
ควรลดจำนวนการประชุมลงจากสัปดาห์ละ 3 ครั้งให้ลดเหลือสัปดาห์ละครั้ง หรือลดเวลาการประชุมลงให้เหลือเพียง 30 นาทีจากเดิม 1 ชั่วโมง เพื่อทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพื่อหลีกเลี่ยงการพูดนอกประเด็น ซึ่งเป็นสาเหตุให้เกิดความยืดเยื้อและความเหนื่อยล้า อีกทั้งยังอาจส่งผลกระทบต่อความล่าช้าของงานในส่วนอื่น ๆ ด้วย
ทั้งนี้ หากมีผู้ดำเนินการจัดเตรียมเครื่องมือและสถานที่ไว้ก่อนการประชุม ก็จะช่วยร่นเวลาการประชุมได้มากขึ้น
ใช้เทคนิค Parking Lot
Parking Lot คือ การจดหรือ Remark ไว้เมื่อที่ประชุมเห็นว่าเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นหัวข้อที่อยู่นอกเหนือ Agenda โดยเก็บหัวข้อนั้น ๆ ไว้สำหรับการประชุมในครั้งถัดไปหรือพูดคุยกันนอกรอบ
อย่างไรก็ตาม การประชุมอาจไม่เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหากไม่มีการสรุปและกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละวาระ และเมื่อสรุปและกำหนดผู้รับผิดชอบแล้ว ควรกำหนดว่าแต่ละวาระต้องเสร็จเมื่อไร เพื่อผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ
