รายงานของ Gartner ประจำปี 2018 เปิดเผยว่า บริษัทขนาดใหญ่ 239 แห่ง มีอัตราส่วนมากกว่า 50% ในการเข้ามาตรวจสอบเนื้อหาอีเมลของพนักงานและบัญชีโซเชียลมีเดีย หนึ่งปีต่อมาการสำรวจของผู้บริหารระดับ C-suite ของ Accenture รายงานว่า 62% ขององค์กรของพวกเขาใช้ประโยชน์จากเครื่องมือใหม่ ๆ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของพวกเขา โดยสถิติเหล่านี้ถูกรวบรวมก่อนการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา ด้วยการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วบรรดานายจ้างจึงเกิดความกลัวที่จะสูญเสีย productivity ประกอบกับตัวเลขทางธุรกิจที่ลดลงอย่างมากทำให้เกิดความพยายามในการตรวจสอบพนักงานอย่างใกล้ชิด
มีการติดตั้งเครื่องมือดิจิทัลสำหรับการตรวจสอบพนักงานให้สามารถบันทึกการกดแป้นพิมพ์ การจดจำอักขระด้วยแสง (optical character recognition) การจับภาพหน้าจอแบบสุ่มและตั้งค่าให้รายงานรายนาที แม้จะมีตัวเลือกมากมาย แต่การตรวจสอบก็มีความสุ่มเสี่ยงต่อการละเมิดกฏหมาย PDPA ที่มีประกาศใช้ในปี 2020 การเฝ้าระวังเกินเหตุอาจทำลายความไว้วางใจระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง การสำรวจของ Accenture พบว่าพนักงานกว่า 52% เชื่อว่าการจัดการข้อมูลอย่างไม่ถูกต้องจะทำลายความไว้วางใจและมีเพียง 30% ของผู้บริหาร C level ที่ มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้อย่างมีความรับผิดชอบ ฝั่งพนักงานที่อยู่ภายใต้การสอดส่องเฝ้าระวังนั้นก็ความเครียดอย่างต่อเนื่อง และนำไปสู่ productivity ที่ลดลงไปอยู่ดี
ท่ามกลางกระแสการดูแล employee experience รวมถึง inclusion and diversity เนื่องจากต้องใช้เม็ดเงินมหาศาลและความยากลำบากในการสรรหาคนเก่งๆ หากองค์กรที่ไม่ได้สะท้อนถึงคุณค่าเหล่านั้นด้วยการนำเครื่องมือเหล่านี้ไปใช้ในทางที่ถูกมองว่าคุกคาม ก็จะนำไปสู่ความเสียหายที่อาจไม่คุ้มค่ากัน การหาสมดุลย์ระหว่างจริยธรรมในการบริหารงานและการสอดส่องความมีประสิทธิภาพของงานจึงเป็นจุดที่องค์กรทั่วโลกกำลังให้ความสนใจ
ถ้าธุรกิจของท่านสรุปได้ว่าควรตรวจสอบพนักงาน (ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม) สิ่งสำคัญคือต้องทำในลักษณะที่ให้ความเคารพพนักงานสูงสุด และนี่คือคำแนะนำหกประการที่บทความของ Reid Blackman ใน Harvard Business Review
1. สร้างการมีส่วนร่วมในการออกแบบตัวชี้วัด
หากเรายืนยันที่จะตรวจสอบพนักงาน ต้องให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณกำลังทำมีความเกี่ยวข้องและจำเป็นกับงานจริงๆ ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบปริมาณอีเมลที่เขียนหรืออ่านเท่านั้นไม่ใช่ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่เชื่อถือได้
เราควรระดมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในกระบวนการเพื่อกำหนดตัวชี้วัดเหล่านั้นเหล่านั้นตั้งแต่ผู้จัดการไปจนถึงหัวหน้างานและผู้ที่ได้รับการตรวจสอบเอง การสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการเข้าถึงทั้งพนักงานทั้งเก่าและใหม่เพื่อพวกเขาจะรู้สึกว่าสามารถส่งมอบข้อมูลของตนในสภาพแวดล้อมที่ไม่ต้องกลัวว่าจะได้รับผลร้ายจากการกระทำขอตน ตัวอย่างเช่นพวกเขาสามารถพูดคุยกับหัวหน้างาน แต่ไม่ควรเป็นหัวหน้างานโดยตรงที่มีอำนาจในการให้รางวัลหรือลงโทษ
2. ให้ทั้งความโปร่งใสและเหตุผล
ส่วนหนึ่งของการเคารพคือการใช้เวลาในการสื่อสารอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา ควรบอกพนักงานว่าเรากำลังตรวจสอบอะไรและเพราะเหตุใด เปิดโอกาสให้พวกเขาเสนอความคิดเห็น แบ่งปันผลของการตรวจสอบกับพวกเขาและที่สำคัญคือจัดเตรียมระบบที่พวกเขาสามารถเจรจาหรืออุทธรณ์การตัดสินใจที่เกี่ยวกับอาชีพของพวกเขาที่อาจได้รับอิทธิพลจากข้อมูลที่ได้
Gartner พบว่ามีพนักงานเพียง 30% เท่านั้นที่พอใจกับการที่นายจ้างตรวจสอบอีเมลของตน แต่ในการศึกษาเดียวกันเมื่อนายจ้างเฝ้าสอดส่องและอธิบายว่าเหตุผล มีพนักงานมากกว่า 50% บอกว่าว่ารู้สึกสบายใจมากขึ้นกับเรื่องนี้
3. เน้นการให้รางวัลควบคู่การลงโทษ
ซอฟต์แวร์การตรวจสอบหรือการเฝ้าระวังนั้นควรถูกใช้โดยคนที่เข้าใจ รัฐบาลที่กดขี่ข่มเหงมักใช้การเฝ้าระวังสำหรับการขู่ปรับและจำคุก แต่องค์กรควรคิดว่ามันเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือให้รางวัลแก่พวกเขาสำหรับการทำงานได้อย่างไร นั่นหมายถึงการคิดว่ารางวัลชนิดใดที่สามารถใช้กระตุ้นและเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงขึ้นมากกว่าแค่เพื่อสอดส่องความไร้ประสิทธิภาพเท่านั้น
4. ยอมรับว่าคนเก่งก็ไม่จำเป็นต้องเก่งตลอดเวลา
ช่วงวิกฤติ Covid-19 เป็นช่วงเวลาที่ไม่ปกติและอาจเกิดการผิดพลาดในการตัดสินว่าใครถูกผิดทั้งในทางจริยธรรมและทางข้อเท็จจริง พนักงานที่ทำงานหนักและมีความสามารถบางคนอาจถูกเหยียดยาวเป็นพิเศษเนื่องจากต้องแบ่งเวลาไปดูแลลูกๆที่ไม่ได้ไปโรงเรียนเป็นต้น คนเหล่านี้อาจเป็นคนที่คุณต้องการเก็บไว้เพราะในระยะยาวพวกเขาสร้างคุณค่าให้องค์กรในระยะยาว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหล่าหัวหน้างานใช้เวลาในการพูดคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อผลงานไม่เป็นไปอย่างที่ต้องการ และการสนทนานั้นควรสะท้อนให้เห็นถึงความเข้าใจในสถานการณ์ของพนักงานและมุ่งเน้นไปที่ทางออกที่สร้างสรรค์ไม่ใช่ภัยคุกคาม
5.ลดการตรวจสอบเท่าที่สามารถทำได้
การตรวจสอบเป็นสิ่งที่เข้าใจได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ช่วงนี้ แต่ในขณะที่กลับไปที่สำนักงานกันแล้วและแม้บางคนยังคงทำงานจากที่บ้าน ควรมองหาโอกาสลดความพยายามในการตรวจสอบหากสิ่งต่างๆเป็นไปได้ด้วยดี สิ่งนี้สื่อถึงความไว้วางใจให้กับพนักงาน นอกจากนี้ยังลดแนวโน้มที่จะลดค่าใช้จ่ายและทรัพยากรที่ใช้ไปกับการควบคุมมากเกินความจำเป็นเมื่อสถานการณ์ไม่รุนแรงอย่างที่เคยเป็นมา
อย่างไรเสีย พนักงานคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดขององค์กร พวกเขามีความรู้และทักษะที่จำเป็นที่คนอื่นอาจไม่มี องค์กรได้ลงทุนเวลาและเงินไปกับพวกเขาไปแล้วและการเสียพวกเขาไปก็มีราคาแพงมาก การปฏิบัติต่อกันด้วยความเคารพไม่เพียงแต่เป็นสิ่งที่พวกเขาสมควรได้รับเท่านั้น แต่ยังเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความพยายามในการรักษาลูกค้าขององค์กรด้วย หากท่านเลือกที่จะก้าวไปข้างหน้าด้วยซอฟต์แวร์สอดส่องในสภาวะเช่นนี้คุณต้องเตือนตัวเองว่าคุณไม่ใช่ตำรวจ คุณไม่ควรตรวจตราพนักงานด้วยกระบองกระบองที่เงื้อขึ้น แต่ควรใช้มือที่ยื่นออกไปต่างหาก
