|
KPI และการใช้ประโยชน์
ในปัจจุบันนี้องค์กรต่างๆ ทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก มักจะพูดถึงเรื่องการนำ KPI หรือดัชนีชี้วัด มาใช้ในองค์กร หลายๆ ท่านที่ไม่คุ้นเคยกับการบริหารสมัยใหม่ และไม่ค่อยได้ติดตามความก้าวหน้าขององค์ความรู้ด้านการบริหารจัดการ ก็อาจจะยังไม่ทราบความหมายหรือบางคนทราบ แต่ก็ไม่ได้ทราบอย่างละเอียด และยังไม่ได้นำมาใช้ในองค์กร KPI เป็นเรื่องสำคัญ และเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจในยุคปัจจุบันที่มีการแข่งขันที่รุนแรง ทำให้ธุรกิจต่างๆ ต้องหันมาให้ความสนใจกับการปรับปรุงประสิทธิภาพภายในองค์กร เพื่อไม่ให้เสียเปรียบในการแข่งขัน เนื่องจากการขึ้นราคาเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะภาวะเศรษฐกิจในปัจจุบัน ดังนั้นจึงขอนำเรื่อง KPI มาอธิบายเพื่อความเข้าใจและนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรของตนซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นองค์กรด้านธุรกิจเพียงอย่างเดียว องค์กรด้านอื่นๆ ก็สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้เช่นเดียวกัน KPI ย่อมาจากคำภาษาอังกฤษ Key Performance Indicator ซึ่งเป็นวิธีการหรือเครื่องมือที่ใช้ในการวัดผลการดำเนินงานหรือประเมินผลการดำเนินงานขององค์กร ตลอดจนการวัดผลการดำเนินการของกิจกรรมอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อองค์กร KPI มี 2 ลักษณะ คือ KPI ที่แสดงถึงผลการดำเนินการที่สำคัญขององค์กร หรือ Performance Indicators และ KPI ที่ใช้วัดกิจกรรมหรืองานที่มีความสำคัญ ซึ่งหากกิจกรรมเกิดความผิดพลาดจะก่อให้เกิดปัญหาหรือความเสียหายแก่องค์กร หรือเรียกว่า Danger Indicator ในการดำเนินธุรกิจองค์กรจะต้องกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนหรือกำหนดสิ่งที่องค์กรต้องการ ซึ่งจากวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่องค์กรต้องการ สามารถนำมากำหนดตัวชี้วัด เพื่อวัดถึงความสำเร็จของการดำเนินการ ซึ่งเรียก KPI ในลักษณะนี้ว่า Performance Indicator เช่น อัตราผลตอบแทนต่อเงินลงทุน อัตราผลตอบแทนต่อส่วนของผู้ถือหุ้น อัตราการเพิ่มขึ้นของยอดขาย เป็นต้น ในองค์กรหนึ่งๆ จะมีกิจกรรมอยู่เป็นจำนวนมาก กิจกรรมเหล่านี้หากไม่ได้รับการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ จึงจำเป็นต้องมี KPI สำหรับวัดผลการดำเนินการของกิจกรรม ซึ่งเรียก KPI ในลักษณะนี้ว่า Danger Indicator เช่น อัตราการสูญเสีย อัตราการส่งมอบไม่ทันเวลา เป็นต้น ในองค์กรหนึ่ง ๆ สามารถมี KPI ได้หลายตัว สามารถมีได้ทั้ง KPI รายบุคคล KPI ของแผนก KPI ของฝ่าย KPI เฉพาะด้าน ตลอดจน KPI รวมขององค์กรซึ่งอาจเกิดจากการถ่วงน้ำหนักของทุกตัวชี้วัดตามน้ำหนักที่ให้กับตัวชี้วัดแต่ละตัว KPI สามารถจำแนกตามหน้าที่ขององค์กร เช่น KPI ด้านการเงิน ด้านบัญชี ด้านทรัพยากรบุคคล ด้านการตลาด ด้านการผลิต เป็นต้น จำนวน KPI จะต้องมีความเหมาะสมกับความจำเป็นในการวัดผลการดำเนินการและผลการดำเนินกิจกรรมอื่นๆ ไม่มากจนเกินความจำเป็น การกำหนด KPI แต่ละตัวจะต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ประโยชน์ เมื่อจัดทำ KPI แล้ว ควรที่จะมีการทดสอบเพื่อดูว่า KPI นั้นสามารถสะท้อนถึงการบรรลุตามตัวชี้วัด หากไม่เหมาะสมก็ควรปรับใหม่ให้ถูกต้องเหมาะสม ก่อนที่จะนำไปใช้ในทางปฏิบัติต่อไปอีก การเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อคำนวณค่า KPI เป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากข้อมูลผิดพลาด ค่า KPI ที่คำนวณได้ก็ไม่ถูกต้อง หรือหากไม่จัดเก็บข้อมูลและคำนวณอย่างต่อเนื่อง ก็ไม่สามารถติดตามการดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องวางระบบการจัดเก็บข้อมูล และกำหนดให้มีผู้รับผิดชอบในการติดตามและคำนวณ ตลอดจนการจัดทำรายงาน KPI เพื่อให้ฝ่ายบริหารหรือหัวหน้างานทราบอย่างต่อเนื่อง โดยควรมีการวิเคราะห์เปรียบเทียบกับการดำเนิน การในอดีต หรือเปรียบเทียบกับองค์กรภายนอก ส่วนการกำหนดเป้าหมายตาม KPI นั้น ผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับกลาง ควรร่วมกันกำหนด โดยจะต้องพิจารณาจากค่ามาตรฐานที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ผลการดำเนินการขององค์กรอื่น หรือผลการดำเนินการในอดีตมาเป็นเกณฑ์ประกอบการพิจารณากำหนด เมื่อจัดทำ KPI แล้วจะต้องมีการนำมาใช้ และนำไปสู่การพัฒนาในด้านต่างๆ หรือการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่สะท้อนจากค่า KPI หากผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องไม่สนใจที่จะนำผลตามค่า KPI มาใช้ประโยชน์ การจัดทำ KPI ก็ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด มีแต่จะเสียเงินเสียเวลา เรื่องของ KPI เป็นเรื่องสำคัญ แต่การจะทำให้สำเร็จ กระทั่งเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร และสามารถนำพาองค์กรให้ประสบความสำเร็จในหลายๆ ด้านพร้อมๆ กันนั้น เป็นเรื่องค่อนข้างยาก ต้องอาศัยความร่วมมือของทุกฝ่ายตั้งแต่ระดับบริหาร ระดับผู้จัดการฝ่าย และพนักงานทุกคนจึงจะประสบความสำเร็จ บทความโดย : ณัฐพล ลีลาวัฒนานันท์ ประกาศบทความโดย : www.prosofthrmi.com |
