คู่มือการใช้งาน New Feature ขอเอกสารสำคัญผ่านระบบ ESS Pro

คู่มือการใช้งาน New Feature ขอเอกสารสำคัญผ่านระบบ ESS Pro

อธิบายตัวเลือกการรับเอกสารสำคัญ

การขอเอกสารสำคัญบนระบบ ESS Pro จะสามารถเลือกช่องทางการรับเอกสารได้ 3 ประเภทดังนี้
- รับเอกสารทาง E-mail (ไม่มีลายเซ็นและตราประทับ) **โดยผู้ใช้จะต้องทำการกำหนดค่า Config บนระบบ HRMI8 ก่อนจึงจะสามารถเลือก Option ได้
- รับเอกสารทาง E-mail (มีลายเซ็นและตราประทับ Digital) **โดยผู้ใช้จะต้องทำการกำหนดค่า Config บนระบบ HRMI8 ก่อนจึงจะสามารถเลือก Option ได้
- รับเอกสารด้วยตนเอง **ระบบจะแจ้งวันที่รับเอกสารผ่านทาง E-mail หลังจากที่คำขอได้รับการอนุมัติแล้ว

อธิบายการกำหนดค่า Config บนระบบ HRMI เพื่อเปิดใช้งานเอกสารสำคัญรูปแบบ Digital

เข้าสู่ระบบ HRMI > Organization > บันทึกข้อกำหนดองค์กร > ตั้งค่าการร้องขอเอกสารสำคัญ > ตั้งค่าการลงนามเอกสารดิจิทัล

เลือกอนุญาตให้ใช้งานเอกสารสำคัญที่มีลายเซ็นและตราประทับดิจิทัลได้ : เมื่อเลือก Option นี้ ระบบ ESS Pro จะเปิดให้เลือก Option รับเอกสารผ่าน E-mail ได้
ผู้มีอำนาจลงนาม : สำหรับระบุผู้ที่มีอำนาจลงนามในเอกสารสำคัญ
แนบลายเซ็นดิจิทัล : สำหรับเลือกไฟล์รูปภาพลายเซ็นของผู้ที่มีอำนาจลงนาม (.JPG, .PNG)
แนบตราประทับของบริษัท : สำหรับเลือกไฟล์รูปภาพตราประทับของบริษัท (.JPG, .PNG)
Digital ID File (.pfx) : สำหรับเลือกไฟล์ Digital ID (เป็นไฟล์ที่ใช้ในการรับรองลายเซ็นดิจิทัล โดยสามารถสร้างไฟล์ .PFX ได้จากโปรแกรม Adobe Acrobat)
Certificate Password : สำหรับระบุ Password ของไฟล์ .PFX

อธิบายการขอเอกสารสำคัญผ่านระบบ ESS Pro

หน้าจอขอเอกสารสำคัญจะต้องผ่านการอนุมัติตาม Process การอนุมัติของระบบ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การอนุมัติและลำดับขั้นการอนุมัติได้จากระบบ HRMI
เข้าสู่ระบบ ESS Pro > Approve Center > ขอเอกสารสำคัญ > เลือก เพิ่ม

ระบบจะแสดงหน้าจอขอเอกสารสำคัญดังรูป

เลขที่เอกสาร : สำหรับแสดงเลขที่เอกสาร
วันที่เอกสาร : สำหรับแสดงวันที่เอกสาร
เอกสารด่วน : สำหรับระบุให้เอกสารมีสถานะ “เอกสารด่วน”
วันที่ขอ : สำหรับแสดงวันที่ขอเอกสาร
รหัสพนักงาน : สำหรับเลือกพนักงานที่ขอเอกสาร
คำอธิบาย : สำหรับระบุรายละเอียดอื่น ๆ เพิ่มเติม
เบอร์โทรศัพท์ : สำหรับระบุเบอร์โทรที่ติดต่อได้
รายละเอียดเอกสาร : สำหรับระบุรายละเอียดในการร้องขอเอกสารสำคัญ
เลือกภาษา : สำหรับเลือกภาษาของเอกสารที่ต้องการขอ ประกอบไปด้วย 3 Option ดังนี้
ภาษาไทย
ภาษาอังกฤษ
ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
เอกสาร : สำหรับเลือกเอกสารสำคัญที่ต้องการร้องขอ ประกอบไปด้วยเอกสารสำคัญดังนี้
หนังสือรับรองเงินเดือน
หนังสือรับรองการผ่านงาน
หนังสือรับรองเงินเดือนและหนังสือรับรองการผ่านงาน
อื่น ๆ **กรณีที่ขอเอกสารประเภท อื่น ๆ ระบบจะให้ระบุรายละเอียดของเอกสาร และเมื่อเลือกขอเอกสารประเภทนี้ ระบบจะไม่สามารถส่งเอกสารผ่านทาง E-mail ได้ ต้องรับเอกสารด้วยตัวเองเท่านั้น
การรับเอกสาร
- รับเอกสารทาง E-mail (ไม่มีลายเซ็นและตราประทับ) **โดยผู้ใช้จะต้องทำการกำหนดค่า Config บนระบบ HRMI8 ก่อนจึงจะสามารถเลือก Option ได้
- รับเอกสารทาง E-mail (มีลายเซ็นและตราประทับ Digital) **โดยผู้ใช้จะต้องทำการกำหนดค่า Config บนระบบ HRMI8 ก่อนจึงจะสามารถเลือก Option ได้
- รับเอกสารด้วยตนเอง **ระบบจะแจ้งวันที่รับเอกสารผ่านทาง E-mail หลังจากที่คำขอได้รับการอนุมัติแล้ว
- จำนวน ... ฉบับ **จำนวนจะเปิดให้ระบุกรณีที่เลือกรับเอกสารด้วยตัวเองเท่านั้น โดยใช้สำหรับระบุจำนวนเองเอกสารที่ต้องการ

เมื่อพนักงานทำการร้องขอเอกสารเรียบร้อยแล้ว ระบบจะส่ง E-mail แจ้งเตือนผู้อนุมัติตาม Process ปกติ เพื่อให้ผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ เข้าไปทำการอนุมัติเอกสาร

กรณีที่พนักงานทำการขอเอกสารโดยเลือกการรับเอกสารเป็น “รับเอกสารด้วยตนเอง” ระบบจะให้ผู้อนุมัติระบุวันที่รับเอกสาร เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงวันที่ต้องมารับเอกสาร ดังรูป

หลังจากเอกสารถูกอนุมัติเรียบร้อยแล้วระบบจะส่ง E-mail แจ้งผลการอนุมัติดังนี้
- กรณีเลือกการรับเอกสารเป็น “รับเอกสารทาง E-mail (ไม่มีลายเซ็นและตราประทับ)” ระบบจะส่ง E-mail แจ้งเตือนการอนุมัติ และส่ง E-mail พร้อมแนบเอกสารแบบไม่มีลายเซ็นและตราประทับดังรูป
- กรณีเลือกการรับเอกสารเป็น “รับเอกสารทาง E-mail (มีลายเซ็นและตราประทับ Digital)” ระบบจะส่ง E-mail แจ้งเตือนการอนุมัติ และส่ง E-mail พร้อมแนบเอกสารแบบมีลายเซ็นและตราประทับดังรูป