คู่มือการปิดสิ้นปี Prosoft HRMI

คู่มือการปิดสิ้นปี Prosoft HRMI

                เมื่อหมดระยะเวลา 1 ปี ในการทำงานของ HR สิ่งที่ HR จะต้องดำเนินการในการเตรียมตัวเพื่อขึ้นปีใหม่ในระบบนั้นต้องดำเนินการดังนี้

1. ความพร้อมของ HR
   1. ทำเงินเดือนงวดสุดท้ายของปี เสร็จแล้วหรือยัง ?
   2. ตรวจสอบ ภาษี ประกันสังคม ต่าง ๆ ของปี ถูกต้องเรียบร้อยแล้วหรือยัง ?

      หากเช็คความพร้อมในการปิดสิ้นปี เพื่อขึ้นปีภาษีใหม่เรียบร้อยแล้ว ไปที่ ข้อ 2. ได้เลย

2. ทำการปิดระบบการใช้งานชั่วคราวในขณะที่จะทำการปิดสิ้นปี

• เนื่องจากการปิดสิ้นปีจะต้องทำการ Backup DB และ Restore DB ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพ ส่วนนี้ ต้องทำการปิดระบบ ให้หยุดใช้งานชั่วคราว

3. ดำเนินการในส่วนของ SQL และ Server ดังนี้

3.1  ชื่อ DB ที่ใช้งานปัจจุบัน ไม่มีปีต่อท้าย เช่น “HRMI_Simple”  ให้ดำเนินการดังนี้

        3.1.1   ทำการ Backukp  DB ก้อนดังกล่าว  (วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

                        ตัวอย่าง :: HRMI_Simple

        3.1.2   ทำการสร้าง DB ใหม่ ชื่อตาม DB ที่ Backup + ปีภาษีปัจจุบัน (วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

                        ตัวอย่าง :: HRMI_Simple2020

        3.1.3   ทำการ Restore DB ที่มีการ Backup ในข้อ 3.1.1  มา Restore ที่ DB New ที่มีการสร้างขึ้นในข้อ 3.1.2 (วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

ดังนั้น DB จะมีแสดง ตามตัวอย่างด้านล่าง

3.2  ชื่อ DB ที่ใช้งานปัจจุบัน มีปีต่อท้าย เช่น “HRMI_Simple2020”  ให้ดำเนินการดังนี้

        3.2.1   ทำการ Backukp  DB ก้อนดังกล่าว (วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

                        ตัวอย่าง :: HRMI_Simple2020

        3.2.2   ทำการสร้าง DB ใหม่ ชื่อตาม DB ที่ Backup + ปีภาษีถัดไป (วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

                        ตัวอย่าง :: HRMI_Simple2021

        3.2.3   ทำการ Restore DB ที่มีการ Backup ในข้อ 3.2.1  มา Restore ที่ DB New ที่มีการสร้างขึ้นในข้อ 3.2.2(วิธีการอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย  1.)

ดังนั้น DB จะมีแสดง ตามตัวอย่างด้านล่าง

4. เมื่อดำเนินการในส่วนของ DB ที่ SQL Server เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ สร้าง Profile เพิ่มใน HRMI ตามชื่อ DB ที่มีการ New ขึ้นมา (วิธีการเพิ่ม Profile อ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย )

4.1 New Profile : Simple 2020 (DB: HRMI_Simple2020)

      วัตถุประสงค์ ::

• เพื่อเข้าไปดู หรือแก้ไขข้อมูล ในก้อนเดิม ได้ ตามปกติ

เช่น การเข้าไปปรินส์ ภงด 1ก. ของปีก่อนหน้า เป็นต้น

4.2  New Profile : Simple 2021 (DB: HRMI_Simple2021)

      วัตถุประสงค์ ::

• สร้าง Profile เพิ่ม เพื่อให้สามารถ ใช้งานโปรแกรมในปีภาษีใหม่

5. ทำการเชื่อมต่อ Profile ESS Pro (อ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย 3.)

หมายเหตุ :: การเชื่อมต่อ Profile ESS Pro นั้นขึ้นอยู่กับนโยบายแต่ละองค์กรว่าต้องการให้พนักงานเข้าดูข้อมูลในปีก่อนหน้าได้ หรือไม่อีกครั้ง

6. การ Login เข้า Profile เพื่อทำการปิดสิ้นปี ดำเนินการดังนี้

5.1 กรณีที่สร้าง Profile เป็นปีปัจจุบัน ตามข้อ 4.1 ให้ทำการ Login เข้าด้วย Profile ที่เป็น DB ปัจจุบันที่ใช้งาน

        ตัวอย่าง ::

                        Login ปิดสิ้นปีที่ Profile : Simple (DB: HRMI_Simple)

        วัตถุประสงค์ :: เพื่อทำการปิดปี ปัจจุบันที่ใช้งานขึ้นปีภาษีใหม่

5.2 กรณีที่สร้าง Profile เป็นปีถัดไป ตามข้อ 4.2 ให้ทำการ Login เข้าด้วย Profile ที่เป็น DB ปีถัดไป

        ตัวอย่าง ::

                        Login ปิดสิ้นปีที่ Profile : Simple2021 (DB: HRMI_Simple)

        วัตถุประสงค์ :: เพื่อทำการปิดปีและขึ้นปีภาษีใหม่

7. ทำการประมวลผลปิดสิ้นปีเพื่อขึ้นปีภาษีใหม่ (อ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย 4.)

หมายเหตุ ::

• การปิดสิ้นปี จะเป็นการเคลียร์ข้อมูลของปีเดิมทิ้งเพื่อให้ Performance ในการทำงานของ HRMI ไม่ลดลง ดังนั้นข้อมูลที่มีผลกระทบต่อการปิดสิ้นปี จะหายไปโดยอ้างอิงตามเอกสารแนบท้าย 5.