HRMI Tips

งานที่สำคัญของฝ่ายบุคคล คือการทำเงินเดือน หลังจากนั้นต้องคอยส่งเอกสารให้ทางกรมสรรพากร เช่น ภงด.1 แบบยื่นรายการภาษีเงินได้ ณ หักที่จ่าย ที่ต้องคอยส่งทุกๆเดือน หรือจะเป็น ภงด.1ก ในทุกปี

ในแต่ละเดือนฝ่ายบุคคลต้องนำเงินเดือนที่ผ่านการตรวจสอบแล้วมาบันทึกลงในรายงาน ใน excel จากนั้นนำใส่แผ่น หรือ Print ออกมาเพื่อไปนำส่งธนาคาร ถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนการนำส่งแบบเดิมๆ

ณ ปัจจุบันนี้ปัญหาเรื่อง คนอนุมัติ ไม่อยู่ ติดธุระ ไม่เข้าบริษัท เป็นปัญหาที่ลูกจ้างบางรายต้องคิดหนัก เพราะเอกสารการอนุมัติต่างๆส่งไปแล้ว แต่ผู้อนุมัติดันไม่อยู่ซะนี่

ณ ปัจจุบันนี้แทบทุกบริษัทไม่ว่าจะเป็นบริษัทใหญ่ หรือเล็ก เทคโนโลยีได้ก้าวสืบเนื่องไปอยู่เสมอ จากครั้งอดีตมีการจดชื่อว่าใครมาทำงานบ้างเวลาไหน ต่อมาก็ตอกบัตรทำงาน แต่ ณ ปัจจุบันเปลี่ยนเป็นการแสกนลายนิ้วมือหรือแสกนบัตรกันแทบทั้งนั้นแล้ว

การลา เป็นสวัสดิการที่จำเป็นที่ทุกบริษัทไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ต้องมีสวัสดิการนี้ประกอบอยู่ทุกบริษัทอยู่แล้ว เพราะคงไม่มีใครที่สามารถมาทำงานได้ทุกวันโดยไม่เจ็บไข้ได้ป่วยหรือมีภาระกิจที่สำคัญต้องไปทำ ไหนจะต้องบอกให้หัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาทราบว่า ลาแบบไหน ลาไปไหน เพราะการลามีหลายประเภทตามนโยบายบริษัท

ขอแนะนำโปรแกรม Prosoft HRMI สามารถตอบโจทย์ความต้องการนี้ได้เป็นอย่างดี เพราะโปรแกรม Prosoft HRMI มีระบบ Approve Center < บันทึกลำดับขั้นการอนุมัติ > ที่สามารถบันทึก หัวข้อการอนุมัติในเรื่องต่างๆได้ค่อนข้างครบถ้วน อีกทั้งยังสามารถบันทึกลำดับขั้นได้สูงสุดถึง 5 ลำดับขั้น

การทำเงินเดือนในแต่ละเดือนทางฝ่ายบุคคลต้องมีหน้าที่ที่จัดส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือน โดยต้องมาเขียนเอกสารทุกๆเดือน ทั้งชื่อพนักงาน เลขที่บัตรประจำตัวประชาชน ไหนยังจะมีงานอื่นที่ต้องรับผิดชอบ

อาจจะเป็นเรื่องที่ชวนปวดหัวเรื่องหนึ่งของเจ้าหน้าที่ HR เกี่ยวกับวันลาคงเหลือที่ต้องการยกยอดไปในปีถัดไปหรือจะเปลี่ยนเป็นรายได้ให้กับพนักงานเพราะเจ้าหน้าที่ HR จะต้องมาตรวจสอบว่าพนักงานของตนเองนั้นมีจำนวนวันอนุญาตลากี่วันและลาไปแล้วทั้งหมดกี่วันเหลือกี่วันที่ยังไม่ได้ลาในปีนั้นเพื่อจะนำวันลาที่เหลือมาคำนวณเป็นรายได้หรืออาจยกยอดไปใช้ในปีถัดไป ซึ่งเป็นการสร้างความลำบากให้กับเจ้าหน้าที่ HR ในการเตรียมข้อมูล

HR หลายท่านคงเคยพบกับปัญหาที่หัวหน้างานต้องการดูข้อมูลบางอย่างในรูปแบบของกราฟ ซึ่งบางครั้งทางเจ้าหน้าที่ HR อาจเก็บแค่สถิติไว้แต่ไม่ได้ทำข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของกราฟ ก็จะต้องเสียเวลาแปลงข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นข้อมูลของกราฟขึ้นมาและถ้าเจ้าหน้าที่ HR บางท่านไม่ได้เก็บข้อมูลสถิติไว้ก็จะต้องเสียเวลาถึงสองต่อด้วยกันในการหาข้อมูลและนำข้อมูลมาแปลงเป็นกราฟ

หลายบริษัทอาจเคยพบปัญหาในการคัดเลือก candidate เข้ามาทำงานเพราะในบางครั้งมี candidate บางคนหรือบางกลุ่มถูก Blacklist จากบริษัทของเราเองหรือ Blacklist จากบริษัทอื่นๆ การที่จะมาค้นประวัติ Blacklist ก็จะทำให้เสียเวลาหรือยากต่อการค้นหา

การเข้า-ออก องค์กรนั้นเป็นเรื่องทั่วไปที่เกิดขึ้นของแต่ละองค์กร ซึ่งการเข้าเริ่มใหม่นั้นพนักงานต้องมีการยืมทรัพย์สินของบริษัท เพื่อใช้สำหรับการทำงาน การยืมทรัพย์สินของบริษัทต้องมีการบันทึกว่าพนักงานคนใดยืมทรัพย์สินอะไรขององค์กรไปบ้าง

บางบริษัทอาจเกิดปัญหาในเรื่องการเก็บประวัติการครอบครองทรัพย์สินของบริษัทที่นำไปใช้งานเพราะบางครั้งถ้าพนักงานที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บประวัติลาออกกะทันหันแล้วไม่ได้มีการมอบหมายงานต่อ ก็จะเป็นเรื่องยากที่เราจะทราบว่าพนักงานคนไหนครอบครองทรัพย์สินอะไรอยู่บ้าง