ประชุมอย่างไร ไม่ให้ออกทะเล

- ค่าเฉลี่ย 1 วันทำการในสหรัฐอเมริกา จะมีการประชุม 11 ล้านครั้ง และสัดส่วน 1 ใน 3 มักจะเป็นการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์อะไร

- ความสูญเสียที่เกิดจากการประชุมของบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกา ประเมินเป็นค่าเสียโอกาสได้คร่าว ๆ สูงถึงราว 1.2 ล้านล้านบาทต่อปี

ดังนั้น เพื่อลดปัญหาการประชุมออกทะเลข้างต้น ก่อนที่จะเริ่มประชุมในแต่ละครั้ง

ก่อนเริ่มการประชุมทุกครั้ง สมาชิกองค์ประชุมควรรู้ว่า หัวข้อหรือวาระการประชุมนั้นคืออะไร และเป้าหมายคืออะไร เช่น ต้องการทราบความเห็น หรือต้องการแจ้งเพื่อทราบ ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าร่วมประชุม พร้อมเสนอความคิดเห็น ซักถามในเรื่องต่าง ๆ เพราะถ้าเราไม่รู้เลยว่าวาระการประชุมคืออะไร เราก็คงไม่สามารถให้ข้อมูล เสนอความเห็นหรือแนวทางแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ ดังนั้น การมีหัวข้อหรือวาระการประชุมที่ชัดเจน จะช่วยกำหนดขอบเขตไม่ให้การประชุมนั้นออกนอกเรื่อง และสามารถประเมินเวลาการประชุมได้ ทำให้สมาชิกไม่เสียทั้งเวลาและไม่เสียอารมณ์ในการประชุม

“การประชุมที่มากเกินไปคือ ความหายนะของบริษัทต่าง ๆ และมักจะเลวร้ายลงเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป” ประโยคนี้พูดโดย อีลอน มัสก์ ซีอีโอสุดมั่นของ Tesla ดังนั้น ก่อนที่จะเรียกประชุมแต่ละครั้ง เราต้องแน่ใจว่า ควรเป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นจริง ๆ เพราะการประชุมบ่อยเกินไป นอกจากจะเกิดความเหนื่อยล้าแล้ว ก็ยังทำให้เหลือเวลาทำงานน้อยลงอีกด้วย

ในการประชุมแต่ละครั้ง ควรเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นที่ต้องเข้าประชุมเท่านั้น เพราะคนเหล่านั้นจะสามารถให้ข้อมูล ให้คำตอบ เสนอแนวทางแก้ไขได้ตรงประเด็น และจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ เจฟฟ์ เบโซส ผู้ก่อตั้ง Amazon.com เคยกล่าวว่า เขาไม่เพียงแต่จะไม่ชอบการประชุมที่นานเกินไป เขายังไม่ให้คนเข้าร่วมประชุมต่อครั้งมากเกินไปด้วย และเรื่องนี้จึงกลายมาเป็นกฎการประชุมที่เรียกว่า “กฎพิซซา 2 ถาด” หรือ “Two Pizza Rule” โดย เจฟฟ์ เบโซส อธิบายว่า จำนวนคนที่เข้าประชุมแต่ละครั้งนั้น ควรมีจำนวนที่สามารถแบ่งพิซซา 2 ถาดใหญ่ทานด้วยกัน เท่านั้นก็เพียงพอแล้ว

หลายครั้งที่การประชุมออกทะเล เพราะไม่มีคนออกความเห็น หรือซักถามกัน แต่พอออกจากห้องประชุมกลับมาซักถามกันอีกรอบ ทั้งที่ความเป็นจริงแล้ว เมื่อเรามีเรื่องที่ต้องการพูดคุย ก็ควรที่จะพูดในที่ประชุมอย่างตรงไปตรงมา เพื่อให้ทุกคนรับรู้ปัญหา หาทางออกร่วมกัน หรือหาข้อสรุปในตอนนั้นเลย เพราะการออกจากห้องประชุมแล้วมาเสนอความเห็น หรือซักถามเพิ่มเติมอีก อาจทำให้บางคนที่อยู่ในห้องประชุมแต่ไม่ได้อยู่ตอนที่เลิกประชุมแล้ว จะไม่ทราบข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติม จนทำให้ความคิดเห็นหรือการซักถามต่าง ๆ ไม่ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ใด ๆ

ทุกการประชุม จำเป็นต้องมีผู้นำในการประชุม ซึ่งผู้นำการประชุม ไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเสมอไป แต่ต้องเป็นคนที่คอยตัดสินใจ สามารถสรุปประเด็นสำคัญในแต่ละเรื่องได้ พร้อมทั้งดูแลการประชุมให้เป็นไปอย่างราบรื่น และควบคุมการประชุมไม่ให้ออกทะเล ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มประชุมทุกครั้ง ต้องแน่ใจว่าการประชุมนั้นมีผู้นำเพื่อจัดการเรื่องดังกล่าวที่ว่ามาได้ด้วย

หลายครั้งที่การประชุม มักจะมีคำถามว่า “การประชุมครั้งที่แล้วมีข้อสรุปอย่างไร” ซึ่งตัวช่วยที่จะตอบคำถามนี้ก็คือ บันทึกการประชุม หรือ Minute of Meeting นั่นเอง การทำบันทึกการประชุม นอกจากจะทำให้เราจำข้อมูลสำคัญในการประชุมครั้งก่อนได้แล้ว ยังช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าจากครั้งก่อนได้ง่ายขึ้น ควรติดตามที่ใคร หรือแม้แต่การติดตามการแก้ไขปัญหาจากครั้งก่อน มาถึงตรงนี้ ต้องยอมรับว่า “การประชุม” เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน

เมื่อใดก็ตามที่เราเริ่มรู้สึกว่า การประชุมกำลังออกทะเล ประชุมแล้วไม่น่าจะเกิดประโยชน์ใด ๆ ก็เท่ากับว่า เรากำลังเป็นส่วนหนึ่งของ การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ อยู่นั่นเอง..

บทความโดย : THE BRIEFCASE