แนวทางการให้อิสระที่ดีกับทั้งคนและองค์กร

การให้อิสระ หรือ Freedom กับพนักงานเป็นหนึ่งในหัวข้อที่ผู้บริหารหลายคนมีความกังวลมากที่สุด เพราะเราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพนักงานจะทำงานตามที่พวกเขาได้รับมอบหมายได้จริง ๆ ไม่ใช่กำลังอู้งานอยู่ (Trust) หรือต่อให้พวกเขาทำงาน เราจะแน่ใจได้จริง ๆ หรือว่าเขาทำงานไปในทางที่ถูกต้อง (Alignment) วันนี้เราจะมาพูดถึงประเด็นเหล่านี้ รวมถึงหลักการของสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อสร้างสมดุลย์ระหว่างการให้อิสระ และการมีแนวทางการทำงานที่ดี

โลกเรามีแนวโน้มไปในด้านของการให้อิสระกับผู้คนมากขึ้นเรื่อย ๆ สังเกตุได้จากกลุ่มคนรุ่นใหม่ที่ไม่ว่าประเทศไหน ๆ มักจะพูดถึงอิสระเป็นอันดับแรก ๆ เลย ส่วนหนึ่งก็เป็นเพราะอินเตอร์เน็ต และแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ได้ให้พื้นที่มนุษย์ในการแสดงออก และติดต่อกับคนอื่นได้อย่างเต็มที่ เรียกได้ว่าโดยเฉลี่ยแล้วชีวิตคนในยุคนี้มีอิสระขึ้นมากเมื่อเทียบกับสิบปีที่แล้ว นั่นทำให้ระบบ ระเบียบ และกฎเกณฑ์ต่าง ๆ อยู่มากมายที่มีอยู่ในโลกของการทำงานกลายเป็นเรื่องที่ฟังดูล้าหลังไปเลยเมื่อเทียบกัน และความแตกต่างระหว่างอิสระในชีวิตส่วนตัว และชีวิตการทำงานนี้ก็จะยิ่งกว้างขึ้นเรื่อย ๆ ถ้าผู้นำยังไม่ทำอะไรบางอย่าง

เป็นที่รู้กันดีท่ามกลางหมู่ Startups และองค์กรแนวหน้าของโลกว่าถ้าเราต้องการให้มีนวัตกรรม (Innovation) เกิดขึ้นในองค์กร สื่งแรก ๆ ที่ผู้บริหารควรทำคือการให้อิสระกับพนักงานให้ได้คิด และได้ลองทำอะไรใหม่ ๆ อย่างเต็มที่ แต่หนึ่งในความกลัวที่ตามมาโดยเฉพาะกับองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีพนักงานจำนวนมาก ๆ คือ ความวุ่นวายที่อาจจะเกิดขึ้นถ้าพนักงานเราได้รับอิสระมากเกินไปที่เช่น พนักงานเราจะทำไปคนละทิศละทางเลยไหม พวกเขาจะตัดสินใจกันแบบไหน ถ้าเป็นงี้แล้วองค์กรจะแบ่งทรัพยากรกันยังไง ความกังวลทั้งหมดนี้เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แต่เราเชื่อว่ามันสามารถป้องกันได้ และก็เชื่อว่าองค์กรที่มีทิศทางตรงกัน และยังคงมีอิสระนั้นเป็นเรื่องที่เป็นไปได้

ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจตรงกันก่อนว่า“การให้อิสระ” กับ “การให้ทิศทาง” นั้นไม่ใช่สิ่งที่อยู่ตรงข้ามกัน เราสามารถที่จะให้อิสระกับพนักงานได้โดยไม่จำเป็นต้องไปลบแนวทางการทำงานออกจากคู่มือพนักงาน และในทางกลับกันแนวทางการทำงานไม่ควรที่จะไปลดทอนอิสระในการทำงานของพนักงานด้วยเช่นกัน เพราะการให้แนวทางการทำงานที่ดีนั้นควรที่จะส่งเสริมให้พนักงานมีอิสระในการทำงาน และตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง

เมื่อพูดถึงการให้อิสระในการทำงานเราก็เลี่ยงไม่ได้ที่จะพูดถึงองค์กรที่เป็นผู้นำในด้านนี้ หรือก็คือ Netflix ที่ให้อิสระกับพนังงานในระดับที่ไม่ต้องมีกฏเกณฑ์ใด ๆ ตามหนังสือ No Rules Rules ที่วันนี้เราจะไม่ขอลงรายละเอียดเยอะ เพราะเพจเราได้หยิบมาพูดถึงบ่อยมาก ๆ แล้ว (อ่านเพิ่มเติมได้ที่) แต่หนึ่งในสิ่งที่ทำให้ Netflix ทำแบบนี้ได้ก็เพราะเขาเป็น Entertainment Company นั่นหมายถึงความธุรกิจของเขาความผิดพลาดอาจจะทำให้สูญเสียเงินก้อนใหญ่ แต่แทบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะมีใครเสียชีวิตด้วยความผิดพลาดในการทำงานที่ Netflix แต่ถ้าเป็นองค์กรที่ความเสี่ยงสูงกว่านี้ เช่น สถาบันทางการเงิน โรงพยาบาล หรือโรงงานที่อยากให้เกิด Innovation ขึ้นในองค์กรล่ะ วันนี้เราไปพบกับบทความของ Havard Business Review ที่พูดถึงแนวทางการให้อิสระกับพนักงานที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น และทุกองค์กรสามารถปรับไปใช้ได้ในแบบของตัวเองดังนี้:

ส่งเสริมการคิดเชิงกลยุทธ์

หมายถึงช่วยให้ทุก ๆ คนในองค์กรสามารถคิดได้ด้วยตัวเองว่าอะไรคือสิ่งที่ดีสำหรับองค์กร โดยการให้ทักษะพื้นฐานเช่น Business model และ Strategic plan

ตัวอย่างเช่น บริษัทชั้นนำของโลกอย่าง W.L. Gore ก็มีการใช้วิธีนี้กับพนักงาน โดยเมื่อก่อนองค์กรจะให้ผู้จัดการระดับกลางเป็นคนวางแผน และสื่อสารไปยังพนักงานคนอื่น ๆ แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาคือการเข้าใจผิดจากการสื่อสาร หรือบางครั้งไม่ได้มีการสื่อสารเกิดขึ้นเลย แต่หลังจากที่ Gore ได้ปรับให้พนักงานในทุกระดับสามารถเข้าถึงกลยุทธ์ระดับสูงได้โดยตรงผ่านการสื่อสารจากผู้บริหารระดับสูงโดยตรง นอกจากจะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพขึ้นแล้วยังเป็นการให้ทักษะกับพนักงานทุกระดับให้สามารถคิดเชิงกลยุทธ์ได้ด้วยตัวเอง และสามารถตัดสินใจได้ด้วยตัวเองเมื่อถึงเวลา

สร้างกฏง่าย ๆ (Simple Rules)

การมีกฏไม่ใช่เรื่องไม่ดี แต่กฏที่ซับซ้อน ยุ่งเหยิง และเข้าใจยากคือที่มาของความความรู้สึกว่ากำลังโดนจำกัดเสรีภาพอยู่ สมดุลย์ระหว่างการให้อิสระกับพนักงานและวิถีการปฏิบัติที่เข้าใจตรงกันได้คือการสร้างกฏง่าย ๆ ขึ้นมาบ้างสักเล็กน้อย

ตัวอย่างเช่น Microsoft ในยุคก่อนทีมพัฒนาจะมุ่งเน้นการพัฒนาผลิตภัณฑ์ให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ แต่ปัญหาที่ตามมาคือทุกครั้งที่พัฒนาก็จะมีข้อผิดพลาด หรือ Bug ของระบบเกิดขึ้นตามมา และในสมัยก่อน Bug เหล่านี้มักจะไม่ได้รับการแก้ไข และเพื่อแก้ปัญหานี้ Microsoft ก็ออกกฏง่าย ๆ ที่ทั้งเข้าใจง่าย และมีประสิทธิภาพคือการมี “Bug Cap” คือ ทีมพัฒนาจะทำอย่างไรก็แต่ แต่ต้องไม่มี Bug เกินจำนวนคน x 5 นั่นหมายความว่าทีมพัฒนา 5 คนสามารถที่จะเพิ่มฟีเจอร์ได้เรื่อย ๆ ตามความตั้งใจ แต่ถ้ามี Bug เกิน 25 จุดเมื่อไหร่ Priority แรกต้องเป็นการแก้ Bug ทั้งหมดก่อนถึงจะพัฒนาต่อได้

สร้างระบบ Best Idea Win

การให้อิสระกับพนักงานจะทำให้เราได้ไอเดียจำนวนมาก แต่ก็ต้องยอมรับว่ามันไม่ได้ดีทุกอัน กระบวนการคัดเลือกไอเดียที่จะนำมาขยายผลต่อจึงต้องมาคู่กันกับการให้อิสระพนักงาน โดยมีวิธีได้หลากหลาย

ตัวอย่างเช่น การประกวดไอเดียโดยให้ผู้นำอาวุโส หรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางมาให้คะแนน และคำแนะนำก็เป็นวิธีการคัดที่ดี เพราะนอกจากจะได้ไอเดียที่ดีที่สุดแล้ว ยังส่งเสริมให้เจ้าของไอเดียคนอื่น ๆ ได้พัฒนาตัวเองต่อไปด้วย

ให้ทุกคนช่วยกันอุดรูรั่วความเสี่ยง

การให้อิสระที่พอดีต้องมาควบคู่กับการให้ทั้งความรับผิดชอบ (Responsibility) และ อำนาจการตัดสินใจ (Authority) ด้วย

ตัวอย่างเช่น โรงงานของ Toyota ที่ได้ขึ้นชื่อว่าเป็นหนึ่งในแบบอย่างสายการผลิตที่ดีที่สุดในโลก เขาพนักงานในสายการผลิตทุกคนสามารถที่จะดึงคันโยกเพื่อหยุดสายพานการผลิตได้ทันที ไม่ว่าระดับไหนเมื่อเขาพบว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น แม้ว่ามูลค่าที่เสียไปต่อการหยุดการทำงานของเครื่องจักรในแต่ละครั้งนั้นจะมหาศาล แต่เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตัวเองได้รับความไว้วางใจให้ตัดสินใจในเรื่องใหญ่แบบนี้ได้นั่นยิ่งทำให้พวกเขาตัดสินใจได้อย่างดียิ่งขึ้นในทางที่ดีกับองค์กร (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Toyota)

ทั้งหมดนี้ก็เป็นแนวทางในการค่อย ๆ พัฒนาการให้อิสระภาพกับพนักงานในองค์กรในแบบที่ช่วยป้องกันปัญหาที่อาจจะตามมาได้ แต่แม้มี ทั้งหมดนี้แล้วสำหรับเราชาว A Cup of Culture ก็ต้องเสริมอีกประเด็นสำคัญคือการมี Mission และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรงร่วมไปด้วย เพราะถ้าเปรียบเทียบแล้ววิธีการเหล่านี้เหมือนเป็นราวบันไดที่ช่วยป้องกันไม่ให้ร่วงตกขอบ แต่การมี Mission หรือ Vision คือสิ่งที่ทำให้ทุกคนมองไปในทางเดียวกันถึงเป้าหมายที่อยู่บนสุดของบันไดนั้น และวัฒนธรรมองค์กรคือสิ่งทำให้ทุกคนเดินหน้าไปด้วยกันได้ตลอดรอดฝั่ง

บทความโดย : brightsidepeople