ในบริบทของความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและโลกาภิวัตน์ขององค์กร สังคมธุรกิจนั้นมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญว่าพนักงานจะดูดซับความรู้และทักษะที่เกี่ยวข้องกับงานได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรทั้งหมด สิ่งที่กำลังเป็นที่จับตามองนั้นคือ การจัดการความรู้ อย่างเช่นการสะสมความรู้ในองค์กรหรือสามารถแชร์องค์ความรู้ที่เป็นประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในครั้งนี้ผมจะอธิบายโครงสร้างการจัดการความรู้และประโยชน์ต่างๆให้ทุกคนได้ทราบครับ
การจัดการความรู้เป็นกระบวนการแบ่งปันประสบการณ์และความรู้ที่แต่ละคนสร้างขึ้นผ่านการทำงานภายในองค์กร จากนั้นจะช่วยในเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขันขององค์กร ซึ่งจะนำไปสู่ความก้าวหน้าในการปรับปรุงผลผลิต ด้วยโลกาภิวัตน์ของสังคมธุรกิจและการพัฒนาเทคโนโลยีด้านไอทีในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาความต้องการความเร็วในการทำธุรกิจ ในช่วงเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงรุนแรงนี้ เราต้องสร้างองค์กรที่พนักงานสามารถดูดซับความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามการสื่อสารถึงสิ่งที่พนักงานนั้นเก็บเกี่ยวไปจากการทำงานนั้นยากที่จะพูดออกมาเป็นคำพูดหรือประโยค และเกร็ดความรู้เหล่านั้นได้มาจาดหลากหลายประสบการณ์ อย่างไรก็ตามระยะหลังนี้หลายองค์กรได้ใช้ระบบและวิธีการอื่นๆเพื่อแบ่งปันความรู้และประสบการณ์ความรู็ที่ได้จากองค์กร
ในองค์กรนั้นมีทั้งพนักงานใหม่ที่ไร้ประสบการณ์และพนักงานที่มีประสบการณ์มากมาย หลายครั้งที่พนักงานที่มากประสบการณ์นั้นต้องจัดการหน้าที่ที่พนักงานที่ยังไม่มีประสบการณ์นั้นคิดไม่ถึง ยกตัวอย่างเช่น วิศวะกรมือใหม่นั้นใช้เวลาในการทำบางขั้นตอนนั้นใช้เวลานานกว่าวิศวะกรที่ชำนาญงาน ด้วยการแบ่งปันเกร็ความรู้ที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ภายในองค์กรเราสามารถคาดได้ว่าการทำงานของทั้งองค์กรจะได้รับการปรับปรุงขึ้นอย่างมาก
ด้วยการสร้างระบบการจัดการความรู้ภายในองค์กร เราสามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วกว่าการประชุมและการพูดคุยปากเปล่า เป็นผลให้มันจะนำไปสู่การปรับปรุงของพนักงานเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขันและการสร้างความคิดใหม่โดยการแบ่งปันข้อมูลกับหน่วยงานอื่น ๆ
ตัวอย่างเช่นมือใหม่ที่จ้างมาจำนวนมากจะสังเกตและเรียนรู้วิธีการทำงานในฝ่ายขาย ถึงกระนั้นจำนวนพนักงานที่ผู้อาวุโสสามารถนำไปได้นั้นถูก จำกัด ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น แต่มันก็อาจจะกระจัดกระจายไปถ้านำความรู้ไปทีละคน คุณสามารถเพลิดเพลินกับความรู้อย่างเท่าเทียมกัน โดยพนักงานทุกคนแบ่งปันความรู้อย่างแน่นแฟ้นเช่นบทบาทที่ เป็นประโยชน์ต่องานในรูปแบบที่มองเห็นได้ ด้วยการทำเช่นนี้เราคาดหวังให้ลดความไม่เท่าเทียมกันภายในองค์กรได้
ถึงแม้ว่าจะนำเอา เครื่องมือใหม่ๆเข้ามาใช้ แต่มักจะได้ยินบ่อยๆ คือ “พนักงานไม่ได้ใช้งาน” ไม่สามารถนำข้อมูลที่พนักงานต้องการมาใช้ได้ ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการกำหนดเป้าหมายของการนำการจัดการความรู้ในองค์กรปัญหาภายในองค์กรที่ต้องการแก้ไข หากองค์กรไม่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่พวกเขาต้องการ ก็มีโอกาสที่จะเสียแต่ค่าใช้จ่ายโดยไม่ได้ประโยชน์อะไร
ในบางกรณีวิธีการสื่อสารอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาในข้อมูลที่จะต้องการจะแชร์ หรือ know-how ที่คุณต้องการจะส่งไปให้ ดังนั้นการการคำนึงถึงวิธีการเป็นเรื่องที่สำคัญ ด้วยเหตุผลนี้ เราจึงจำเป็นต้องคำนึงถึงวิธีการส่งข้อมูล ต้องคิดว่าข้อมูลนี้สามารถใช้ตัวอักษรอย่างเดียวได้หรือไม่ ใช้เสียงในการพูดคุยได้หรือไม่
เมื่อระบบการจัดการความรู้เสร็จสมบูรณ์มันจำเป็นที่จะต้องเข้าใจว่าสถานการณ์และข้อมูลสถานที่ทำงานมีการถ่ายทอดและเชื่อมโยงกับธุรกิจอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้นมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ทำให้เสร็จเมื่อคุณสร้างโครงสร้างเสร็จแล้วมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจสถานการณ์การใช้งานของพนักงานและเพื่อรวมคะแนนการปรับปรุงเข้าไปในระบบการจัดการความรู้และดำเนินการ
หลายองค์กรแนะนำระบบเมื่อแนะนำการจัดการความรู้ โดยระบบหลักๆตามอย่างข้อมูลด้านล่าง
มีหลาย บริษัท ที่จะเลือกหนึ่งในนั้นแต่อาจจะจะใช้เครื่องมือหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
เชื่อว่าองค์กรจะเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งในนี้ และมีอีกหลายแห่งที่กำลังจะแนะนำวิธีการเหล่านี้
ในการแนะนำวิธีการเหล่านี้บางครั้งอาจจะเป็นเรื่องอยากที่จะอธิบายให้เห็นภาพ อย่างเช่น ความรู้สึกและประสบการณ์ของการทำงานมายาวนาน
การแชร์กับพนักงานทั้งองค์กรนั้น จะไม่กลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรหรอกหรือ
หากคุณใช้ระบบเวลาที่ออกแบบการจัดการความรู้ อาจจะไม่เหมาะสมหากเป็นระบบที่ไม่สามารถเข้าถึงได้โดยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเท่านั้น ตัวอย่างเช่นสำหรับงานที่ต้องทำงานนอกออฟฟิศเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้นพวกเขามีเวลาน้อยลงในการใช้คอมพิวเตอร์และมักใช้สมาร์ทโฟนมากกว่าในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ด้วยเหตุผลนี้คุณต้องสมมติว่าอุปกรณ์ใดบ้างที่สามารถใช้ได้ขึ้นอยู่กับการใช้พนักงาน
สาขาที่ต้องสรุปความรู้ของงานเช่นฝ่ายการขาย และการพัฒนาการตลาด เป็นต้น… ในความเป็นจริง จำเป็นต้องทำให้ง่ายขึ้นสำหรับการใช้งานสำหรับเจ้าหน้าที่ที่ทำงานนอกออฟฟิศและในขณะที่ทำเช่นนั้นจะต้องมีเจ้าหน้าที่ที่ชัดเจนในเรื่องนี้
แม้แต่การนำเครื่องมือเข้ามาก็ยังต้องใช้เวลาก่อนที่ทั้งองค์กรจะใช้มันเพราะมีคนจำนวนมากที่รู้สึกว่าต้องใช้เวลากับระบบใหม่ ด้วยเหตุนี้อย่าเริ่มต้นจากจุดใหญ่ ควรเริ่มในระดับเล็กแล้วขยายระยะหลังจากการใช้จนถึงทั่วทั้งองค์กร
ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าเทคโนโลยีกำลังก้าวหน้าและองค์กรต่าง ๆ กำลังก้าวสู่ยุคโลกาภิวัฒน์ดังนั้นในปัจจัยทางธุรกิจ ‘ความเร็ว’ จึงเป็นสิ่งจำเป็นในตอนนี้ ดังนั้นแทนที่จะสะสมความรู้และความรู้ในระยะเวลานาน องค์การต้องการพนักงานที่สามารถพัฒนาทักษะได้อย่างมีประสิธิภาพ ในกรณีที่คุณสามารถดำเนินการจัดการความรู้ได้สำเร็จ คุณสามารถหวังได้ว่าจะได้รับประโยชน์มากมาย เช่นการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต และการเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขัน
