เทคนิคการจัดวางกำลังคนให้เหมาะกับงาน

ในปัจจุบัน ปัญหาขาดแคลนแรงงาน กำลังส่งผลต่อการจ้างงานเป็นอย่างมาก หลายๆ องค์กรเล็งเห็นความสำคัญของการเพิ่มขีดความสามารถให้กับพนักงาน หรือการลดอัตราการออกจากงานมากขึ้น

ซึ่งหนึ่งในเทคนิคที่จะสามารถดึงเอาความสามารถของพนักงานออกให้ได้มากที่สุด และเพิ่มผลิตภาพในการทำงานให้องค์กรได้คือ การจัดการกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีการบริหารจัดการคนเก่งในองค์กร ที่ถูกนำไปปรับใช้อย่างแพร่หลาย

ครั้งนี้เราจะขอแนะนำ เทคนิคการจัดการกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน พร้อมทั้งตัวช่วยที่จะทำให้องค์กรสามารถจัดการกับบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น

การจัดการกำลังคนให้เหมาะสมกับงาน คือ การให้คนทำงานในสิ่งที่เขาถนัด โดยดูจาก บุคลิกภาพ อุปนิสัย ทักษะ หรือศักยภาพที่คนๆ นั้นมี เพื่อการปรับปรุงการทำงาน หรือปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ทางธุรกิจในองค์กรให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น

เทคนิคการจัดการกำลังคนให้เหมาะสมกับงานนั้น สามารถทำได้หลากหลายวิธีการ เช่น การสรรหา และคัดเลือกบุคลากร การโยกย้ายตำแหน่ง และการเลื่อนตำแหน่ง โดยจะพูดถึงรายละเอียดดังต่อไปนี้

การวางคนให้เหมาะสมโดยการสรรหา และคัดเลือกบุคลากรนั้น คือการเลือกคนใหม่ๆ เข้ามาทำงานในองค์กร โดยระบุเหตุผล คุณสมบัติที่เหมาะกับการทำงานในการเลือกคนๆ หนึ่งเข้าทำงานในตำแหน่งนั้นๆ

ซึ่งขั้นตอนที่เราสามารถนำมาปรับใช้ได้คือ การทดสอบความรู้ความสามารถของคนๆ นั้น ว่าสามารถทำงานในตำแหน่งดังกล่าวได้หรือไม่ โดยอาจจะเริ่มด้วยการสัมภาษณ์งาน เป็นต้น

การโยกย้ายตำแหน่ง หรือเรียกได้อีกอย่างว่า การหมุนเวียนเปลี่ยนงาน (Job Rotation) คือการที่หัวหน้าสั่งให้พนักงานเปลี่ยนตำแหน่งงาน หน้าที่ ลักษณะงาน หรือสถานที่ทำงาน

โดยจุดประสงค์ของการโยกย้าย อาจจะทำเพื่อต้องการให้พนักงานทำงานในสภาพแวดล้อมใหม่ และเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถเติบโตในองค์กรได้

แต่ในทางปฏิบัติเรื่องของการโยกย้ายตำแหน่งเป็นเรื่องที่บางองค์กรทำได้ยาก สาเหตุอาจมาจากพนักงานเกิดความกลัว คิดว่าการโยกย้ายตำแหน่งเป็นการลงโทษ เป็นต้น

การเลื่อนตำแหน่งคือ การเปลี่ยนตำแหน่งจากตำแหน่งเดิมไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น และงานที่อยู่ในความรับผิดชอบก็จะสูงขึ้นตามตำแหน่งไปด้วย หนึ่งในวัตถุประสงค์ของการเลื่อนตำแหน่ง ก็เพื่อเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน

การเลื่อนตำแหน่งแบ่งได้สองแบบ คือ เลื่อนตามสายการบังคับบัญชา และเลื่อนสายวิชาชีพเฉพาะทาง ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนแบบไหน สิ่งที่สำคัญก็คือ จะต้องมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่สูงขึ้นกว่าเดิม ไม่ใช่เลื่อนแค่เฉพาะชื่อตำแหน่ง แต่งานยังคงเหมือนเดิมและเท่าเดิม และการเลื่อนตำแหน่งจะเกิดนานๆ ครั้ง ไม่ใช่เลื่อนขึ้นทุกปี

หลายๆ คนอาจจะสงสัยว่าถ้าองค์กรของเราไม่มีการเลื่อนตำแหน่งจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่เติบโต หมดแรงจูงใจในการทำงานได้หรือไม่ คำตอบของข้อสงสัยนี้คือ ถ้าองค์กรของเรามีการจัดการโครงสร้างเงินเดือนให้ดีและเหมาะสมแล้ว เชื่อว่าพนักงานจะยังคงมีแรงจูงใจในการทำงานอยู่ และเมื่อพวกเขามีผลงานที่ดีขึ้น พอถึงจุดๆ หนึ่งจึงจะมีการพิจารณาเลื่อนตำแหน่งงานให้พนักงานได้เติมโตอยู่ในองค์กรต่อไป

การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร จะแตกต่างจากวิธีก่อนหน้าที่กล่าวมา เพราะเป็นวิธีที่ค่อนไปทางลบซะมาก และมักใช้ในความหมายของการบอกเลิกจ้างพนักงานเพื่อลดค่าใช้จ่ายส่วนที่ไม่จำเป็น

การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร จะประกอบด้วย การปรับโครงสร้างใหม่ และการกำหนดโครงสร้างใหม่ เพื่อทำให้การปรับเปลี่ยนมีประสิทธิภาพดีที่สุด ควรปรับเปลี่ยตามสถานการณ์ และจังหวะที่เหมาะสม ใช้จุดแข็งที่มีอยู่กำหนดว่าระบบใดต้องมีการเปลี่ยนแปลง

หลักเกณฑ์เหล่านี้อาจจะไม่ได้ทำให้การปรับโครงสร้างองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น แต่จะช่วยให้การปรับปรุงประสบความสำเร็จ

ต่อไปเราจะพูดถึง เทคนิคที่จะทำให้การวางคนให้เหมาะสมกับงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งเทคนิคที่เรานำมาเสนอมีดังต่อไปนี้

สิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยๆ คือหัวหน้าเป็นคนเดียวที่รู้ข้อมูลของพนักงาน เหตุการณ์นี้จะทำให้ การจัดวางคนให้เหมาะสมกับงานทำได้แค่เพียงในบางส่วน แต่การจัดวางโดยรวมทั้งองค์กรเป็นไปได้ยากยิ่งขึ้น

นอกจากจะส่งผลต่อการจัดวางคนแล้วยังส่งผลถึงการประเมินประสิทธิภาพของการจัดการทรัพยากรมนุษย์อีกด้วย เพราะถ้าคนที่รู้ข้อมูลของพนักงานไม่ใช่ฝ่ายบุคคล การประเมินพนักงานก็จะทำได้ยาก เพราะจะได้แค่ความคิดเห็นแค่ฝั่งเดียว เพื่อจะป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้น ควรให้มีการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลของพนักงานโดยฝ่ายบุคคล

ตัวอย่างเช่น ให้มีการจัดเก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์เข้าทำงาน ข้อมูลการไปอบรม ข้อมูลการประเมิน และอื่นๆ เป็นต้น เมื่อต้องการข้อมูลในส่วนไหนก็สามารถนำออกมาใช้ได้โยที่ไม่ส่งผลกระทบไปสู่ข้อมูลทั้งหมด และสามารถประเมินพนักงานจากหลายๆ ฝ่ายได้

สิ่งสำคัญในการวางแผนกําลังคน คือ ต้องมีการศึกษาและทำความเข้าใจทิศทางและเป้าหมายขององค์กร

สิ่งแรกควรทำก่อนที่จะวางแผนกําลังคนคือ ต้องศึกษาและทำความเข้าใจในธุรกิจของบริษัท เป้าหมายในอนาคต 1-3 ปีข้างหน้านับจากวันที่กำลังจะทำแผน ทิศทาง กลยุทธ์ ฯลฯ

โดย HR ต้องเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี มิฉะนั้นจะไม่สามารถคิดต่อในเรื่องของแผนกำลังคนได้ ทั้งนี้ หากเราเข้าใจธุรกิจและเป้าหมายธุรกิจเป็นอย่างดี จะทำให้เราสามารถรู้ได้ว่า งานของกลุ่มไหนที่เป็นกำลังหลักขององค์กรเรา และ เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของธุรกิจ

ขั้นตอนต่อไปคือ พิจารณาวิเคราะห์กำลังคนว่า ความต้องการกำลังคนขององค์กรเป็นอย่างไร เมื่อรู้เป้าหมายและทิศทางของธุรกิจแล้ว ก็มาวิเคราะห์กันต่อไปว่า การที่องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่มีความรู้ความสามารถและทักษะแบบไหน หน่วยงานและตำแหน่งงานไหนขององค์กรที่ถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุได้

การวางแผนจัดวางกำลังคนให้เหมาะกับงานมีความจำเป็นต้องตรวจสอบประสิทธิภาพว่าการจัดพนักงานนั้นมีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพจริงหรือไม่

เพราะการตรวจสอบจะทำให้เห็นได้ชัดเจนเลยว่า การที่องค์กรจะสามารถเติบโตต่อไปในอนาคตข้างหน้าได้นั้น เราจะต้องทำอย่างไรกับพนักงานของเราในปัจจุบัน พนักงานที่มีอยู่นั้นเพียงพอต่อการทำงานให้ตรงตามเป้าหมายขององค์กรหรือไม่ หรือเราควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานในปัจจุบัน หรือรับคนที่มีทักษะเข้ามาทำงานแทน

ในปัจจุบันมีหลายองค์กรที่เริ่มนำระบบบริหารงานบุคคลมาช่วยในการจัดการกำลังคนมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งระบบบริหารงานบุคคลที่นำมาปรับใช้นั้นมีอยู่หลากหลาย โดยมีประโยชน์ดังนี้

การจะจัดการกำลังคนให้เหมาะสมกับงานให้ได้ประสิทธิภาพนั้น ต้องมีการวิเคราะห์และการประเมินในหลากหลายมิติ

ถ้าหากเรานำระบบบริหารงานบุคคลมาปรับใช้ จะทำให้การจัดเก็บข้อมูลของพนักงานง่ายขึ้นและไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บมาก เมื่อจำเป็นต้องใช้ข้อมูลของพนักงาน ก็สามารถดึงเฉพาะข้อมูลในส่วนที่ต้องการใช้ออกมาได้ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เราสามารถนำระบบบริหารงานบุคคลมาใช้กับการช่วยวางแผนการจัดวางกำลังคนให้เหมาะกับงานได้ โดยที่นำข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน เช่น อายุเฉลี่ย อายุงานของพนักงาน และอื่นๆ มาจำลองวางแผนจัดการกำลังคน ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบบริหารงานบุคคลสามารถจัดเก็บและจัดการกับ ข้อมูลองค์กร ข้อมูลต่างๆทั้ง ประวัติและสวัสดิการของพนักงาน รวมไปถึงข้อมูลการฝึกอบรมได้

นอกจากนี้แล้วยังสามารถนำข้อมูลต่างๆ ที่ได้มาทำสรุปเป็นกราฟเพื่อใช้ในการวิเคราะห์หรือประเมินผลงานของพนักงานต่อไป โดยพนักงานสามารถลงทะเบียนได้ทุกที่ หรือสามารถล๊อกอินดูข้อมูลได้ทุกเวลา