OKR กุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไกล

ในช่วงนี้หลายคนกำลังหันมาให้ความสนใจกับ OKR ในฐานะกุญแจสำคัญที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด มาถึงตรงจุดนี้หลายคนอาจจะยังไม่เข้าใจว่า OKR นั้นคืออะไร แล้วหลายคนก็โยงไปเปรียบเทียบถึง KPI ว่าจะเป็นเครื่องมือลักษณะเดียวกันที่นิยมใช้ในการประเมินผลบริษัทหรือเปล่า แล้วแน่นอนว่าแทบทุกคนจะต้องถามเป็นเสียงเดียวกันว่าแล้วตัวไหนล่ะที่มันดีกว่ากัน

OKR vs KPI

อันที่จริงแล้ว OKR กับ KPI นั้นมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่ต่างกัน แต่บางองค์กรก็จับมาเป็นตัวชี้วัดการทำงานอยู่เหมือนกัน สำหรับ KPI นั้นอาจมุ่งเน้นที่การชี้วัดผลสัมฤทธิ์ในการทำงานตามเป้าหมายต่างๆ ที่ได้วางไว้ แต่สำหรับ OKR นั้นคือการตั้งเป้าหมายและตัววัดผลเพื่อเป็นเป้าในการบรรลุความสำเร็จเสียมากกว่า จากข้อมูลหลายแหล่งมักเสนอแนะว่า OKR นั้นคือการตั้งเป้าหมายเพื่อกระตุ้นให้อยากบรรลุ มากกว่าตั้งเพื่อวัดผลสำเร็จ ดังนั้นจึงไม่ควรนำ OKR มาประเมินผลของการทำงานแต่อย่างใด เพราะบ่อยครั้งหลักการในการตั้ง OKR นั้นก็คือการตั้งเป้าหมายที่สูงมากๆ ไว้ ซึ่งโอกาสสำเร็จอาจมีน้อยกว่า แต่เป็นเป้าที่จะช่วยกระตุ้นให้ทุกคนมีแรงฮึดได้อย่างยอดเยี่ยม นั่นทำให้เป็นปกติที่องค์กรจะไม่บรรลุเป้าหมายตาม OKR ที่ตั้งไว้แบบ 100% แต่มันจะนำมาซึ่งการวิเคราะห์ ปรับปรุง และพุ่งชนเป้าหมายต่อๆ ไปได้อย่างมีพลังขึ้น หัวใจสำคัญของ OKR อาจเป็นการที่ทุกคนเข้าใจเป้าหมายที่ตรงกัน และรู้ภาระกิจของตนเองอย่างชัดเจนที่จะช่วยผลักดันการทำงานของแต่ละส่วนให้ดีที่สุด และเมื่อทุกคนรับผิดชอบหน้าที่ของตัวเองได้อย่างดีที่สุด บรรลุเป้าหมายที่ตัวเองได้ตั้งไว้ แน่นอนว่าพลังของทุกส่วนก็จะช่วยให้องค์กรบรรลุสู่ความสำเร็จได้ไม่ยากเช่นกัน นั้นคือพลังสำคัญของ OKR ที่จะผลักดันองค์กรให้ก้าวสู่ความสำเร็จและก้าวไกลยิ่งขึ้นเรื่อยๆ ต่อไปในอนาคต

OKR คืออะไรกันแน่?

อย่างที่บอกไปว่า OKR ก็คือเครื่องมือในการตั้งเป้าหมายและการกำหนดตัววัดผลในคราวเดียวกันนั่นเอง ซึ่งหลายองค์กรใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จ เพราะมีเป้าหมายที่เห็นได้ชัดเจน และมีพันธกิจที่ชี้ไปถึงวิธีเดินทางสู่เป้าหมายได้เข้าใจง่าย รวมถึงนำไปปฎิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรามาลองเจาะลึกลงไปในรายละเอียดของ OKR กันดีกว่าว่าจะประกอบไปด้วยอะไร และมีความสำคัญอย่างไรบ้าง

Objective – เป้าหมาย

ซึ่งก็คือจุดที่ทำให้บรรลุความสำเร็จตามที่องค์กรคาดหวังไว้ การตั้งเป้าหมายในหน่วยย่อยลงมานั้นควรให้สอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กรด้วย และเป้าหมายในแต่ละแผนกหรือส่วนงานตลอดจนเป้าหมายส่วนบุคคลอาจจะไม่เหมือนกัน แต่ต้องไปในทิศทางเดียวกัน และมีส่วนเสริมให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เช่นกัน

Key Results – ตัววัดผล

หากแปลตรงตัวจริงๆ ก็จะหมายถึงผลลัพธ์ที่เราตั้งไว้ว่าอยากให้มันออกมาอย่างไรนั่นเอง แต่มันก็สามารถแปลงไปเป็นคีย์สำคัญที่กลายเป็นตัววัดผลลัพธ์ได้เช่นกัน ซึ่งนี่คือเกณฑ์ที่เราตั้งไว้ที่จะสามารถบอกได้ว่าผลลัพธ์จากการกระทำของเรานั้นสำเร็จหรือล้มเหลว

ทำไมทุกคนจึงหันมาสนใจ OKR

การตั้งเป้าหมายองค์กรโดยใช้กลยุทธ์แบบ OKR นั้นไม่ได้ถือว่าเป็นเรื่องใหม่แต่อย่างใด ถึงแม้ว่า OKR จะเกิดขึ้นบนโลกนี้มานานแล้วแต่มันก็ถูกใช้อยู่อย่างจำกัดในบางองค์กรเท่านั้น รวมถึงไม่ได้รับความนิยมในวงกว้างสักเท่าไรนัก จนกระทั่งยักษ์ใหญ่ของโลกได้นำเอาหลักการนี้มาใช้ และใช้อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอจนเกิดความสำเร็จที่งดงาม OKR ก็เลยกลายเป็นเครื่องมือที่ทุกคนหันมาให้ความสนใจอีกครั้ง จนกลายเป็นกระแสนิยมขึ้นมาในยุคปัจจุบัน ซึ่งมันยังคงเป็นกุญแจสำคัญที่มีประสิทธิภาพอยู่เสมอแม้ว่ากาลเวลาจะเปลี่ยนแปลงไปแค่ไหนก็ตาม

ต้องบอกว่าหลักการ OKR นี้ถือกำเนิดขึ้นครั้งแรกเมื่อปี ค.ศ.1970 โดยผู้ที่คิดค้นขึ้นมาก็คือ Andrew Grove ประธานคณะกรรมการบริหารของหนึ่งในยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีของโลกอย่าง Intel (Intel Corporation) นั่นเอง เขานำมันมาใช้กับการบริหารองค์กรของตัวเอง รวมถึงตีพิมพ์ในหนังสือ High Output Management ในยุคนั้นด้วย หนึ่งในจุดเปลี่ยนสำคัญของ OKR ก็คือช่วงนี้ John Doerr นำเอาหลักการนี้ไปแนะนำให้กับ Larry Page และ Sergey Brin ได้รู้จัก และเขาทั้งคู่ก็ได้นำเอา OKR มาใช้กับ Google ตั้งแต่คราวที่เริ่มก่อตั้งบริษัทใหม่ๆ ในช่วงปลายยุค 90s นั่นเอง

เหตุการณ์สำคัญที่ทำให้ OKR กลายเป็นที่รู้จักและเป็นเครื่องมือสุดเจ๋งที่ทุกคนอยากนำมาใช้กับองค์กรของตัวเองบ้างก็คือการที่ Google นำ OKR มาตั้งเป้าให้กับผลิตภัณฑ์ใหม่ของบริษัทอยาก Google Chrome ที่เริ่มเปิดตัวครั้งแรกในปี ค.ศ.2008 โดยคราวนั้นทาง Google ได้ตั้ง OKR ไว้ว่า

ผลปรากฏว่าในความเป็นจริงแล้ว Google Chrome ก็ไม่สามารถบรรลุเป้าหมาย OKR ที่ตั้งไว้ได้ แต่หัวใจสำคัญของการตั้ง OKR ที่ Google ยึดถือก็คือการทำให้พนักงานรู้สึกตื่นเต้นและตื่นตัวกับสิ่งที่ตนกำลังจะทำตลอดเวลาเสียมากกว่า และยิ่งกว่านั้นการตั้ง OKR ที่ท้าทายสุดๆ นี้ยังทำให้ทุกคนพร้อมก้าวออกจาก Comfort Zone ของตัวเอง เพื่อร่วมกันผลักดันให้ธุรกิจประสบความสำเร็จตามเป้าที่ตั้งไว้นั่นเอง และนั่นก็เป็นอีกหนึ่งจุดเปลี่ยนความคิดให้ Larry กับ Sergey หันมาคิดทบทวนใหม่ แล้วหันมาใส่ใจกับเป้าหมายของการสร้างสรรค์ที่แท้จริงแทน จนเกิดเป็น Objective ใหม่ที่ว่า “เราควรสร้างเว็บที่เปลี่ยนหน้าได้ราวกับการพลิกนิตยสาร”

การตั้ง OKR ที่ดูเหมือนจะฟุ้งเฟ้อ หลักลอย แต่กลับสามารถมองเห็นเป้าหมายการพัฒนาผลิตภัณฑ์ได้อย่างชัดเจนมากๆ ทำให้ทุกคนมุ่งพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปในหนทางนั้นอย่างร่วมแรงร่วมใจ นั่นก็นำมาสู่การตั้ง OKR ในขั้นต่อไปที่ลงลึกลงไปในระดับทีม โดยตั้ง Objective ขึ้นมาใหม่ แต่ยังคงใช้ Key Results วัดผลเดิม

แน่นอนว่าคราวนี้มันประสบความสำเร็จอย่างมาก ผ่านไปแค่ 4 สัปดาห์เท่านั้น Google Chrome ก็สามารถปฎิบัติการได้ไวกว่า Firefox ได้ถึง 10 เท่า และไวกว่า 20 เท่า ภายในระยะเวลา 2 ปี และความสำเร็จครั้งนี้เองก็เริ่มทำให้คนรู้จัก OKR จนทำให้หันมาสนใจกุญแจสู่ความสำเร็จดอกนี้กันมากขึ้น ในส่วนขององค์กร Google เองก็เช่นกัน มีการเชื่อมั่นใน OKR และปรับใช้กับองค์กรตลอดจนผลิตภัณฑ์ต่างๆ มาอย่างสม่ำเสมอ ทั้งสำเร็จบ้าง และล้มเหลวบ้าง สลับกันไป แต่นั่นยิ่งทำให้องค์กรนี้เข้าใจแก่นแท้ของ OKR และนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์รวมไปถึงสร้างประสิทธิภาพให้กับบุคลากรได้เป็นอย่างดีทีเดียว ความสำเร็จของ Google นั้นยิ่งช่วยตอกย้ำความเจ๋งของเครื่องมือ OKR นี้มากขึ้นเรื่อยๆ และหลายองค์กรใหญ่ระดับโลกก็นำเอา OKR ไปใช้และประสบความสำเร็จมากมายด้วยเช่นกัน นั่นจึงเป็นหนึ่งในเหตุผลที่ตอบปัญหาได้อย่างชัดเจนว่าทำไม OKR จึงกลับมาได้รับความนิยมในยุคนี้อีกครั้งหนึ่ง และยังคงเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอยู่เสมอไม่ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนแปลงไปเพียงใดก็ตาม

OKR ไม่จำเป็นต้องมีหนึ่งเดียว

หลายคนอาจเข้าใจผิดว่า OKR ควรมีเพียงหนึ่งเดียว จะว่าสิ่งนี้ผิดก็ไม่ใช่ ถูกหรือเปล่าก็ไม่เชิง หากองค์กรตั้ง OKR เป็นหนึ่งเดียวแล้วทุกฝ่ายปฎิบัติการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ดี ก็ถือเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยม ซึ่งการมี OKR เพียงอย่างเดียวอาจเหมาะกับองค์กรเล็กมากกว่าองค์กรใหญ่ ในส่วนขององค์กรใหญ่ที่มีหลากแผนกหลายผู้คนนั้น การตั้ง OKR ตามแต่ละแผนกหรือตามแต่ละบุคคลก็ถือว่าเป็นเรื่องดีทีเดียว เพียงแต่ทุกอย่างต้องสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน

Source : https://www.slideshare.net/jaymeh13/object-25288039

หนึ่งในตัวอย่างของ OKR ที่ถูกหยิบยกมานำเสนอเมื่อมีการพูดถึงเรื่องนี้เสมอก็คือพรีเซนต์ How Google sets goals : OKRs นั่นเอง ซึ่งอธิบายถึงการตั้ง OKR ของทีมอเมริกันฟุตบอลทีมหนึ่งที่ต้องการประสบความสำเร็จในธุรกิจให้ได้ และการที่เขาจะประสบความสำเร็จได้นั้นก็ต้องมีการตั้ง OKR ให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ในขณะที่ฝ่ายต่างๆ ก็สามารถตั้ง OKR ของตนเองได้ แต่ทั้งหมดทั้งมวลของให้สอดคล้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และสอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กรด้วยนั่นเอง

Source : https://www.slideshare.net/jaymeh13/object-25288039

จากตัวอย่างเราจะขอโฟกัสไปที่ยังตำแหน่งสูงสุด ซึ่งก็คือ Football GM ให้เห็นได้ชัดเจนขึ้นถึงวิธีการตั้ง OKR อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ โดยมีรายละเอียดดังนี้

หากดูย้อนลงไปยังตำแหน่งงานด้านล่างที่เกี่ยวข้องจะเห็นได้ว่าทั้ง Head Coach และฝ่าย PR ต่างก็นำเอา Key Results ที่แตกต่างกันมาเป็นเป้าหมาย Objective ของตนเองอีกที และสร้าง Key Results ใหม่เพื่อเป็นแกนยึดที่จะผลักดันให้โปรเจกต์นั้นสำเร็จ การตั้ง OKR ลักษณะนี้ก็จะทำให้องค์กรแข็งแกร่ง มีเป้าหมายชัดเจน และมีแผนการทำงานที่ส่งผลให้บรรลุความสำเร็จได้ดีเช่นกัน

ทำอย่างไรให้นำ OKR มาใช้ในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

หลักการที่ดีบางครั้งถูกนำมาใช้ด้วยความไม่เข้าใจ หรือนำมาใช้แบบผิดๆ ก็ทำให้ผลลัพธ์แย่ได้เช่นกัน หากรู้จัก OKR แล้วแต่นำมาใช้ไม่เป็นก็อาจไม่เกิดประโยชน์กับทั้งตนเองและองค์กรได้ ดังนั้นควรนำ OKR มาใช้ดังนี้ให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี

ต้องปรับความเข้าใจให้ตรงกันว่าจุดประสงค์ของ OKR คืออะไร แล้ว OKR มีรายละเอียดอย่างไร เราควรใช้อย่างไรจึงจะมีประสิทธิภาพ เพราะหากองค์กรหรือบุคลากรยังไม่เข้าใจการนำ OKR มาใช้อาจสร้างความกดดันหรือเป็นผลเสียกับองค์กรได้ หรือบางคนสนใจแค่ผลลัพธ์ก็อาจตั้ง OKR ที่บรรลุผลได้ง่าย เพื่อสร้างผลงานที่ดีให้กับตน นั่นก็ทำให้การนำ OKR มาใช้ไม่เป็นผลดีสักเท่าไร องค์กรหรือบุคลากรทุกคนควรปรับความคิดความเข้าใจเสียใหม่ว่า OKR คือการตั้งเป้าหมายและเป็นแรงพลักดันในการบรรลุเป้าหมาย ไม่ใช่การประเมินผลการทำงานเพื่อมอบคำชม รางวัล หรือผลตอบแทนอื่นๆ

การตั้ง OKR ที่ดีนั้นทุกคนควรเข้าใจเป้าหมาย และตั้งเป้าหมายตลอดจนตัวชี้วัดร่วมกัน เมื่อทุกคนเข้าใจทิศทางที่ตรงกันก็อาจนำไปสู่การตั้ง OKR ของตนเองได้อีกด้วย และเมื่อ OKR ของทุกคนสอดคล้องกันก็จะยิ่งช่วยส่งเสริมซึ่งกันและกันให้ประสบผลสำเร็จได้อย่างยอดเยี่ยม

หลังจากปรับ Mindset ของทีมแล้วควรทำความเข้าใจเป้าหมายร่วมกันว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับการเอาชนะ หากตั้งเป้าหมายสูงแล้วกลัวไปก่อน ก็ยอมแพ้ตั้งแต่เริ่มต้นก็ยากที่จะสำเร็จได้เช่นกัน หรือบางองค์กรมีการลงโทษ ลดเงินเดือน หรือตำหนิต่างๆ เมื่อทำพลาดเป้าหมาย นั่นไม่ใช่สิ่งที่ดีที่จะนำมาใช้ในการ feedback เรื่อง OKR นี้ และจะทำให้เกิดความเครียด ความไม่กล้า ความกลัวการผิดหวัง ซึ่งไม่เป็นผลดีต่อการทำงานและการบรรลุเป้าหมายของ OKR เลย ในทางกลับกัน หากทุกคนเข้าใจการใช้ OKR ก็จะยิ่งทำให้มีหลักยึดในการพุ่งชนเป้าหมายมากขึ้น มีพลังมากขึ้น ไม่กลัวอุปสรรค์ และเต็มที่ที่จะทำอะไรก็ตามที่ทำให้บริษัทประสบความสำเร็จ

การตั้งเป้าหมายที่ดีนั้นควรมีที่ไปที่มา จากการวิเคราะห์ข้อมูล หรือการคาดการที่ไม่เกินความจริงจนเกินไปนัก การตั้งเป้าหมายที่มีหลักฐานยืนยันได้จะช่วยสร้างจิตวิทยาให้เราเห็นหนทางของความสำเร็จได้ และมีความมุ่งมั่นที่จะเอาชนะเป้าหมายได้ดี ในขณะที่หากเราตั้งเป้าหมายหลักลอย ตั้งโอเว่อร์ไว้เล่นๆ ตั้งสูงเพื่อให้ดูเท่ หรือตั้งเกิดความเป็นจริงจนเกิดความท้อ ไม่ท้าทายต่อการเอาชนะ ก็อาจทำให้การตั้ง OKR นั้นไม่ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่สิ่งที่ดีเลย

การตั้ง OKR ที่มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องมีการตั้งกรอบของเวลาร่วมกัน ว่า OKR นี้จะใช้วัดการทำงานช่วงใด สิ้นสุดเมื่อไร และจะวัดผลเมื่อไร หากมีกรอบเวลาที่ชัดเจนก็จะทำให้เราวางแผนการทำงานได้ดีอีกด้วย และจะรู้ว่ากำหนดการวัดผลเมื่อใด ทำงานมากลางทางก็สามารถประเมินผลได้ว่าเราอยู่ระดับไหน และจะทำอย่างไรที่จะผลักดันให้บรรลุ OKR ที่ตั้งเป้าไว้ได้ เป็นต้น ซึ่งการกำหนดกรอบเวลาจะช่วยทำให้ทุกอย่างมีแก่นที่ชัดเจนยิ่งขึ้นด้วย

การทำ OKR ที่ดีต้องมีการประเมินผลทุกครั้ง เพราะการประเมินผลจะเป็นตัวบอกเราว่าเราสามารถบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้หรือไม่ แต่การประเมินผลนั้นต้องอยู่บนพื้นฐานข้อมุลที่ถูกต้อง ชัดเจน เปิดเผยได้ และต้องทำอย่างโปร่งใส เพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือสำหรับทุกคน การประเมินผลที่ดียังจะนำไปสู่การตั้ง OKR ในครั้งต่อๆ ไปได้ด้วย ตั้งแต่การเป็นบรรทัดฐาน ไปจนถึงการเป็นหลักการในการคาดการณ์อนาคตสำหรับกำหนดเป้าหมายใหม่

บนโลกนี้มีเครื่องมือที่ใช้วัดความสำเร็จขององค์กรอยู่มากมาย หนึ่งในนั้นก็คือ OKR นั่นเอง อันที่จริงก็ต้องบอกว่าไม่ว่าองค์กรจะมีเครื่องมือดีแค่ไหนก็ตาม หากทำการวัดผลผิด ไม่เข้าใจเครื่องมือ ไม่ให้ความสำคัญ หรือแม้แต่ใส่ใจแค่ผลลัพธ์ด้านบวกเพียงอย่างเดียว การใช้เครื่องมือนั้นๆ ก็อาจไม่มีคุณค่ากับองค์กรเลยแม้แต่น้อย ขณะที่หากเรานำมันมาใช้อย่างถูกต้อง เข้าใจ เชื่อใจ และใส่ใจในวัตถุประสงค์ของเครื่องมือนั้นอย่างจริงจัง ก็จะทำให้นำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพได้มากที่สุด ในส่วนของ OKR นั้น หัวใจสำคัญก็คือการตั้งเป้าหมาย และกำหนดตัววัดผลที่จะเป็นเสมือนแนวทางในการบรรลุเป้าหมายนั่นเอง หากเรากำหนด OKR ในการทำงานเพื่อความสำเร็จที่ดีที่สุดแล้ว เราอาจใช้เครื่องมือที่ถูกต้องเหมาะสมกับองค์กร แต่หากเราหวังผลลัพธ์ที่สวยหรูเพียงอย่างเดียว OKR ก็อาจไม่ใช้เครื่องมือที่เหมาะกับการใช้พัฒนาความก้าวหน้าขององค์กรของตน