เมื่อ 5 ปีที่ผ่านมา วงการ HR ในเมืองไทยยังไม่ค่อยมีใครรู้จักแนวคิดเรื่อง HR Audit กันสักเท่าไร สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ฯ นับเป็นสถาบันแรก (และเข้าใจว่ายังเป็นสถาบันแห่งเดียว) ในประเทศไทยที่บรรจุวิชา HR Auditing หรือการตรวจสอบงาน HR ไว้ในหลักสูตรปริญญาโทด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ทั้งนี้เพราะศศินทร์ตระหนักถึงความสำคัญของการยกระดับงานบริหารบุคคลให้มี มาตรฐานที่สามารถตรวจสอบได้เหมือนการตรวจสอบบัญชี แนวความคิดเรื่อง HR Audit นี้ ถือเป็นหัวข้อใหม่ในงาน HR ที่กำลังอยู่ในระหว่างการ...
ทำไมต้องตรวจสอบ (Audit) งาน HR?
มีเหตุผลอยู่หลายประการด้วยกันที่ทำให้นักวิชาการสาขา HR ลุกขึ้นมาเคลื่อนไหวค้นคว้าหาวิธีการที่จะตรวจสอบงาน HR อย่างมีมาตรฐาน สาเหตุประการแรกน่าจะมาจากวิวัฒนาการของแนวคิดเรื่อง Benchmarking (หมายถึงการเลือก หรือ “Benchmark” มาตรฐานของการปฏิบัติงานที่ต้องการบรรลุไว้ แล้วพยายามหาวิธีการที่จะบรรลุผลให้ได้) เพราะเมื่อองค์กรหรือ CEO ได้คาดหมายไว้ว่าต้องการสร้างมาตรฐานให้ได้ระดับใด องค์กรก็ต้องสร้างวิธีการและปัจจัยที่ใช้เป็นตัวชี้วัด (Metrics) ขึ้นมา
สมัยนี้การบริหารงานล้วนแต่มุ่งสร้างผลลัพธ์ (Results) กันทั้งสิ้น จึงอาจถือว่าแนวโน้มหรือเทรนด์ในการบริหารจัดการโดยทั่วไปและการบริหาร HR จะมุ่งเรื่องการสร้างผลงานและการวัดผลงานอย่างจริงจัง โดยบางองค์กรนั้นมีการประเมินผลการทำงานทุกไตรมาส และหากพนักงานมีผลงานไม่เข้าตากรรมการ 2 ไตรมาสติดต่อกัน ก็เตรียมเก็บข้าวของเคลียร์โต๊ะทำงานได้เลย...
นอกจากเหตุผลเรื่องแนวโน้มการบริหารที่มุ่งผลงานแล้ว ยังมีเรื่องของการบริหารความเสี่ยง (Managing Risks) เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย กล่าวคือ ในขณะที่การบริหารความเสี่ยงจะเป็นเรื่องที่ผู้บริหารด้านการเงินต้องรับผิด ชอบอันเป็นเรื่องของเงินๆ ทองๆ หนี้สิน ทรัพย์สินที่บริษัทต้องคิดคำนวณก่อนจะตัดสินใจหรือลงทุนในธุรกรรมใดๆ
ส่วนความเสี่ยงในเรื่องของบุคลากร (Human Capital Risks) นั้น จะเป็นความเสี่ยงในเรื่อง เช่น ความสามารถในการสรรหา พัฒนา และรักษาบุคลากร ซึ่งถ้าทำงานในเรื่องนี้ไม่ได้ผลก็จะเกิดผลเสียที่สามารถคิดคำนวณเป็นตัวเลข ทางการเงินได้ นอกจากนี้ ความเสี่ยงในเรื่องการบริหาร HR ยังครอบคลุมไปถึงเรื่องการสร้างแบรนด์นายจ้าง (Employer Branding) อีกด้วย เพราะถ้า HR ไม่สามารถช่วยองค์กรสร้างภาพลักษณ์ความเป็นนายจ้างที่ดีต่อสาธารณชนได้ สาธารณชนก็จะหันไปชื่นชมองค์กรอื่นแทน ทำให้ไม่ค่อยมีใครอยากมาทำงานกับองค์กรของตนเอง
เหตุผลประการต่อไป คือ เรื่องเกี่ยวกับข้อกฎหมาย โดย Ronald Adler ประธานและ CEO ของบริษัท Laurdan Associates ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่อง HR Audits ได้อธิบายว่าในประเทศสหรัฐอเมริกานั้น จะให้ความสำคัญเรื่องสิทธิของประชาชนที่จะได้รับโอกาสที่เท่าเทียมกันในการ ถูกจ้างงาน โดยไม่มีการแบ่งแยกกีดกันเรื่องเพศ อายุ สีผิว
ดังนั้น เพื่อควบคุมให้บริษัทนายจ้างไม่มีอคติในการจ้างงาน จึงมีการตรวจสอบระบบคัดเลือกและจัดจ้างบุคลากรว่ายุติธรรมและโปร่งใสเป็นไป ตามกฎหมายหรือไม่ สำหรับประเทศไทยนั้นกฎหมายยังไม่เคร่งครัดว่านายจ้างจะต้องจ้างงานโดยไม่กีด กันเรื่องเพศ วัย หรือการบกพร่องทางกายภาพ แต่ในอนาคตคาดว่าคงจะมีการพูดคุยกันเรื่องสิทธิมนุษยชนและโอกาสที่เท่าเทียม ในการถูกจ้างงานมากขึ้น
และเหตุผลประการสุดท้ายที่จะต้องตรวจสอบงาน HR ก็เพราะเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบสถานะของกิจการในเรื่องของทรัพย์สินและ หนี้สินตามหลักการทำ Due Diligence โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบว่าองค์กรมีหนี้สินหลบซ่อนหมกเม็ดอยู่หรือไม่ มีกิจกรรมอะไรที่จะสามารถเพิ่มคุณค่าและมูลค่าของทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
ระบบ HR
เขาตรวจสอบอะไรกันในงาน HR?
Adler กล่าวว่า การ Audit งาน HR นั้น มีทั้งแบบที่ทำอย่างละเอียดครอบคลุมทุกเรื่อง และแบบที่เจาะลึกเฉพาะเรื่อง แต่โดยทั่วๆ ไปแล้ว การตรวจสอบงาน HR จะครอบคลุมเรื่องต่างๆ เหล่านี้ คือ
1. วัตถุประสงค์และกลยุทธ์ HR โดยจะตรวจสอบว่าทั้ง 2 ประการนี้เชื่อมโยงและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ กลยุทธ์ งบประมาณ ค่านิยม และปณิธานขององค์กรหรือไม่
2. การบริหารทรัพยากรบุคคล หมายถึง การตรวจสอบว่าองค์กรมีแผนการบริหารพนักงานที่มีความสามารถ (Talent Management) และการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งงานของพนักงาน (Succession Planning) หรือไม่
3. ตรวจสอบวัฒนธรรม ค่านิยม และปณิธานขององค์กรในการบริหาร HR
4. ตรวจสอบผลกระทบหรือผลลัพธ์ที่การบริหาร HR มีต่อกิจกรรมโดยทั่วไปขององค์กร ความสามารถในการแข่งขัน รายได้และผลกำไร (เห็นไหมว่าในที่สุดก็ต้องวัดกันที่รายได้และผลกำไรขององค์กรนี่แหละ)
5. โครงสร้างขององค์กร (Organization Structure) อย่าเข้าใจผิดว่าการตรวจสอบในเรื่องนี้คือการตรวจสอบแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) เท่านั้นว่าหน้าตาเป็นอย่างไร แต่จะตรวจสอบว่าโครงสร้างนั้นมีผลกระทบต่อการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบาย อย่างไร และโครงสร้างนั้นถูกนำไปปฏิบัติจริงอย่างไร ไม่ใช่ว่ามีโครงสร้างแผนผังเอาไว้โชว์ในเอกสารแนะนำองค์กร แต่การทำงานในชีวิตจริงไม่ได้เป็นตามโครงสร้างสายการบังคับบัญชาที่ออกแบบ ไว้ (โชว์)
6. ตรวจสอบสถานที่ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ว่าอำนวยความสะดวกและปลอดภัยให้กับพนักงานทุกเพศ วัย และคนที่บกพร่องทางกายภาพหรือไม่ เช่น มีที่จอดรถสำหรับผู้บกพร่องทางกายภาพหรือไม่ เป็นต้น
7. ตรวจสอบแผ่นโปสเตอร์ แผ่นโฆษณา การประกาศข้อความต่างๆ ในกิจการที่พนักงานทุกคนควรรับทราบ ทั้งนี้เพื่อดูว่า HR มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับพนักงานอย่างทั่วถึงหรือไม่ เช่น มีการปิดประกาศตำแหน่งงานว่างในบริษัทเพื่อให้พนักงานทุกคนทราบ ไม่ใช่ปิดประกาศเฉพาะในแผนกที่รักชอบกันเท่านั้น
8. ตรวจสอบภาพลักษณ์และแบรนด์ของการเป็นนายจ้าง (Employment Brand) ขององค์กร
9. ตรวจสอบความพึงพอใจและความผูกพัน ร่วมมือร่วมใจ (Employee Engagement) ที่พนักงานมีต่อองค์กร
10. ตรวจสอบระบบการเก็บข้อมูล (Files) ของพนักงานแต่ละคน รวมถึงการรักษาความลับหรือข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน
11. ตรวจสอบนโยบายและระบบการจัดจ้างพนักงาน รวมทั้งระบบการทำงานว่ามีการจัดทำเป็นเอกสารหรือคู่มือหรือไม่ และส่วนที่ไม่ได้จัดทำเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการนั้น มีวิธีปฏิบัติอย่างไร(ซึ่งอาจต้องใช้วิธีการสัมภาษณ์ในการเก็บข้อมูลเพื่อตรวจสอบ)
12. ตรวจสอบการบรรจุคนลงตำแหน่งงานต่างๆ (Staffing) การจัดทำ Competencies ของงาน และ Competencies ที่พนักงานมีจริงๆ
13. ตรวจสอบนโยบายและระบบการให้รางวัลผลตอบแทน สิทธิประโยชน์ สวัสดิการที่ให้พนักงานโดยทั่วไป และอาจตรวจสอบเพื่อเปรียบเทียบระบบการให้ผลตอบแทนขององค์กรกับองค์กรอื่นๆ ภายนอก
14. ตรวจสอบความสัมพันธ์ หรือข้อตกลง หรือสัญญาที่ HR มีกับสหภาพแรงงานกับพนักงานรายคน กับผู้ขายสินค้าหรือบริการต่างๆ หรือหน่วยงานที่รับจ้างงานไปทำต่อ (Outsourcing) เป็นต้น
15. ตรวจสอบกระบวนการทำงาน (Process) ทั้งหมดของ HR ว่าเป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่
16. ตรวจสอบผลลัพธ์โดยรวม (Outcomes) ของ HR ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
เฮ้อ! ตั้ง 16 ข้อขนาดนี้ กว่าจะสร้างแบบจำลอง (Model) หรือปัจจัยที่ต้องตรวจสอบทั้งหมดออกมาเป็นรายการ (Checklist) คงจะยากเอาการ แต่ที่ผู้เขียนว่ายากกว่าและอาจจะยากที่สุด คือ ทำอย่างไร HR จึงจะสามารถสร้างผลงานในทุกข้อที่กล่าวมาให้สมบูรณ์เพื่อให้พร้อมถูกตรวจสอบได้ เห็นด้วยไหมคะ?
ที่มา :http://jobmsn.jobjob.co.th
