ทั้งนี้เป็นเพราะพนักงานทุกคนในองค์กรไม่สามารถไปทำงานประจำวัน เพื่อทำในสิ่งที่อยากจะทำตามอำเภอใจได้ แต่จะต้องถูกควบคุมให้ปฏิบัติตามความต้องการขององค์กร หรือตามเหตุผลที่องค์กรจ่ายค่าตอบแทนให้ ดังนั้น งานและคำบรรยายลักษณะงาน จึงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการควบคุมพฤติกรรมคนภายในองค์กร
โดยทั่วไปองค์กรทุกองค์กร จะมีการจัดกลุ่มของงานเข้าด้วยกันเป็นหน่วยงานและยุทธศาสตร์ในการจัดกลุ่ม งานนี้เอง ที่ทำให้เกิดโครงสร้างและลักษณะองค์กร ที่แตกต่างกัน ซึ่งมักจะมีการแสดงการจัดกลุ่มนั้นๆ ไว้ด้วยผังองค์กร (Organization Chart) ซึ่งหากองค์กรมีขนาดเล็กมาก อาจจะไม่จำเป็นต้องมีผังองค์กรเลยก็ได้ ตราบที่ทุกคนในองค์กรรู้ว่า จะต้องทำอะไรกับใครภายในองค์กร
และภายในโครงสร้างองค์กรนั้นเอง ก็จะประกอบไปด้วยกิจกรรมหลากหลายที่มีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างงาน หรือกลุ่มงาน เราอาจจะกล่าวได้ว่า กิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในโครงสร้างองค์กรทั้งหลายนั้นซ้ำซากจำเจ ทำให้เกิดกระบวนการทำงาน (Process) ที่สามารถรับรู้และกำหนดได้อย่างชัดเจน เช่น เรามาทำงานตั้งแต่ 9 โมงเช้า มาที่โต๊ะทำงานตัวเดิม ทำงานอย่างเดิมเหมือนเดิมทุกๆ วัน สนทนากับกลุ่มคนกลุ่มเดิม ได้รับข้อมูลจากแห่งเดิม ฯลฯ แต่ในทางกลับกัน หากปราศจากการทำงานเช่นนี้แล้ว องค์กรก็จะไม่ได้งานตามที่ต้องการ และไม่มีความเป็นองค์กรเช่นกัน
ดังนั้น กระบวนการทำงานประจำวันจึงมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าตัวงาน และคำบรรยายลักษณะงานนั้น ซึ่งก็จะเป็นตัวควบคุมพฤติกรรมคนเช่นกัน เช่น กระบวนการสื่อสาร กระบวนการตัดสินใจภายใต้สถานการณ์ต่างๆ กระบวนการประเมินผลงาน การบริหารสายอาชีพ การสันทนาการ เป็นต้น ซึ่งกระบวนการทั้งหลายเหล่านี้ จำเป็นที่จะต้องมีการกำหนด บันทึก และอธิบายให้เจ้าของงานได้เข้าใจอย่างถ่องแท้อยู่เสมอ
โครงสร้างองค์กรจำเป็นที่จะต้องทำการออกแบบโดย ผู้บริหารร่วมกับกรรมการ หรือเจ้าขององค์กร ซึ่งผู้บริหารยังจะสามารถ ใช้การออกแบบโครงสร้างองค์กรมาเป็นสื่อกลางในการสื่อสาร สร้างคำอธิบายให้กับคนในองค์กรให้ได้เข้าใจในระดับเดียวกัน ในเรื่องค่านิยมร่วมและกำหนดพฤติกรรม รวมถึงการสร้างให้เกิดพันธะสัญญาด้านจิตวิทยาระหว่างคนในองค์กรกับองค์กรที่ จะต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์และวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งในกระบวนการออกแบบโครงสร้างองค์กรนั้น อาจจะสามารถเริ่มจากการหวนกลับไปดูอุดมการณ์ขององค์กร ซึ่งประกอบด้วยค่านิยมร่วม และเหตุผลที่องค์กรนั้นเกิดมาในสังคม และต่อจากนั้นจะต้องทำความชัดเจนในส่วนของเป้ายุทธศาสตร์ปัจจัยสู่ความ สำเร็จขององค์กร
ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ วัฒนธรรมในการทำงานขององค์กร นอกจากนั้นผู้บริหารยังจะต้องคำนึงถึงเทคโนโลยีที่จะนำเข้ามาใช้ในองค์กร ด้วยว่ามีความทันสมัย และจะใช้ทดแทนสมองและแรงงานคนได้มากน้อยแค่ไหน รวมทั้งจะต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมและความผันผวนต่างๆ ในสังคมที่จะต้องออกแบบโครงสร้างองค์กรให้รองรับ หรือหาทางหนีทีไล่ให้ทันตามสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงไป
ทั้งนี้ องค์ประกอบต่างๆ ที่ได้กล่าวมานั้น ล้วนมีส่วนในการควบคุมพฤติกรรมของคนในองค์กรทั้งสิ้น สำหรับการเขียนผังองค์กรนั้น ผู้บริหารจะต้องเริ่มเขียนโครงสร้างองค์กรในระดับมหภาค (Macro Structure) ก่อน ซึ่งเป็นระดับที่ประกอบด้วยงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับยุทธศาสตร์และการปลูก ฝังค่านิยมร่วม เพื่อให้เกิดวัฒนธรรมการทำงานที่พึงประสงค์ พร้อมทั้งกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของทุกงานในระดับนี้ ต่อจากนั้นจึงทำการเขียนโครงสร้างองค์กรในระดับจุลภาค (Micro Structure) ซึ่งประกอบด้วยงานในระดับจัดการ ควบคุม และปฏิบัติการ
การออกแบบตัวงานต่างๆ ที่ได้กล่าวมานั้น จะต้องประกอบด้วย การกำหนดวัตถุประสงค์ของงานที่จำเป็นจะต้องสอดคล้องกับยุทธศาสตร์และเป้า หมายทางธุรกิจ ต่อจากนั้นจึงทำการ กำหนดระดับของความเฉพาะด้าน (Degree of Specialization) ของงาน หน้าที่ ความรับผิดชอบของงานนั้น อำนาจการตัดสินใจที่องค์กรมอบหมายให้ วิเคราะห์ความท้าทายในงานภายใต้วัฒนธรรมการทำงานในปัจจุบัน กำหนดคุณสมบัติของคนที่จะมาปฏิบัติงานนั้น การปฏิสัมพันธ์กับงานอื่นๆ ในองค์กร
ต่อจากนั้นผู้บริหารจะต้องกำหนดจำนวนงานที่จะรายงานตรงต่อผู้บังคับบัญชาแต่ ละคน ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานว่า ต้องการการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างนายกับลูกน้องมากน้อยแค่ไหน นอกจากนั้นยังขึ้นอยู่กับระดับของความเฉพาะด้านและกลไกในการสื่อสารระหว่าง กันอีกด้วย
Macro และ Micro Structure นั้น อาจประกอบด้วยงานที่มีลักษณะคล้ายคลึงหรือแตกต่างกันก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดกลไกในการประสานสัมพันธ์ระหว่างงานและกลุ่มงาน ภายในองค์กรและยุทธศาสตร์ ในการบริหารและควบคุมงานต่างๆ ในองค์กร
สำหรับสภาพแวดล้อมภายนอกนั้น ในกรณีที่องค์กรอยู่ในสภาพแวดล้อมที่คงที่ จะมีโครงสร้างองค์กรที่มีลำดับชั้นของการควบคุม (Hierarchical Control) ตลอดจนกฏระเบียบต่างๆ ในการประสานสัมพันธ์กันที่ตายตัว รวมถึงมีแผนงานอย่างละเอียดและผลสัมฤทธิ์ที่ค่อนข้างคงที่ ในกรณีนี้พฤติกรรมของคนจะถูกควบคุมอย่างใกล้ชิด
ส่วนองค์กรที่อยู่ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ จะไม่สามารถอยู่รอดได้ด้วยการทำตามระบบควบคุมและแผนงานที่ตายตัว ซึ่งการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมจะทำให้องค์กรจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่น อยู่เสมอ ในกรณีนี้ โครงสร้างองค์กรจะมีความสำคัญน้อยกว่าค่านิยมร่วมและพฤติกรรมของคนในองค์กร ซึ่งจะมีความยืดหยุ่นมากกว่าในกรณีแรก หรืออีกอย่าคือการสร้างองต์กรยุตใหม่ อ่านต่อได้ที่กลยุทธ์จัดสร้างองค์กรยุคใหม่
ทั้งนี้และทั้งนั้นสามารถสรุปได้ว่า ผู้บริหารก็คือผู้ที่กำหนดพฤติกรรมของคนในองค์กร โดยใช้สื่อที่ประกอบด้วย ผังองค์กร คำบรรยายลักษณะงาน กระบวนการทำงาน และกลไกการประสานงานกันระหว่างงานด้วยกัน รวมถึงสภาพแวดล้อมขององค์กรนั้นๆ ที่จะเป็นตัวกำหนดความยืดหยุ่นในการควบคุมพฤติกรรมคน ซึ่งหากผู้บริหารองค์กรมีจิตสำนึกในเรื่องของงานบริหารทรัพยากรบุคคลอย่าง จริงจัง ก็จะสามารถควบคุมพฤติกรรมคนในองค์กรให้ไปในทิศทางที่ต้องการเดียวกันได้เป็น อย่างดี
โดย : ดร. ชัชวลิต สรวารี
