 การกำหนดตัวชี้วัดผลงานหลักในการประเมินผลงานประจำปี(Key Performance Indicators) นั้นถือว่ายาก แต่การที่จะทำให้ KPI ของทุกระดับทุกคนสอดคล้องกันนั้นเป็นเรื่องที่ยากกว่า หลายองค์กรยังแก้ไขปัญหานี้ไม่ตก เพราะส่วนใหญ่มักจะประกาศ KPI ขององค์กรให้ทุกหน่วยงานรับทราบ และให้แต่ละหน่วยงานไปเลือก KPI กันมาเอง โดยมีแนวให้เพียงว่าให้เลือก KPI ที่สอดคล้องหรือสนับสนุน KPI ขององค์กร แต่หลังจากทุกคนเลือกมาแล้ว ปรากฏว่าตัวชี้วัดของแต่ละหน่วยงานไม่ค่อยสอดคล้องกัน ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานหลักหรือหน่วยงานสนับสนุน เหตุผลสำคัญที่ทำให้ KPI ของแต่ละหน่วยงานไม่สอดคล้องกัน ก็เพราะว่ากระบวนการในการเลือก KPI ยังไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ นอกจากนี้แม้แต่ในหน่วยงานเดียวกัน KPI ของแต่ละตำแหน่งก็ไม่สอดคล้องกัน ดังนั้น เพื่อให้การเลือก KPI ในการประเมินผลงานประจำปีมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกันทั้งองค์กร ผมจึงขอแนะนำ 10 ขั้นตอนในการเลือก KPI เพื่อการประเมินผลงานประจำปีดังนี้ 1. กำหนด KPI ระดับองค์กร ควรจะกำหนด KPI ขององค์กรให้ครอบคลุมงานในทุกๆด้านขององค์กร และจะต้องกำหนด KPI พร้อมเป้าหมาย ระดับผลงานที่ต้องการให้ชัดเจน ผมเชื่อว่าบริษัทส่วนใหญ่มี KPI ระดับองค์กรอยู่แล้ว แต่อาจจะเรียกชื่อแตกต่างกันไป เช่น นโยบายบริษัทฯ วัตถุประสงค์หลัก ฯลฯ 2. วิเคราะห์ KPI ย่อยที่ขับเคลื่อน KPI ขององค์กร ในขั้นตอนนี้ให้นำ KPI ของบริษัทมาวิเคราะห์หา KPI ย่อยๆที่ขับเคลื่อน KPI ของบริษัท ซึ่งสามารถแบ่งกลุ่มของ KPI ย่อยออกเป็น 2 กลุ่มดังนี้ • KPI ทางตรงที่สามารถคำนวณผลกระทบต่อเป้าหมายขององค์กรได้ หมายถึง KPI ที่เป็นตัวลูก หลาน เหลนของ KPI ระดับองค์กรที่สามารถนำเป้าหมายมาบวกลบคูณหารกันได้ หรือคำนวณผลกระทบของ KPI ย่อยได้ เช่น ยอดขาย ต้นทุน ฯลฯ • KPI ที่มีความสัมพันธ์แต่ไม่สามารถคำนวณผลกระทบได้ หมายถึง KPI ที่เป็นตัวลูก หลาน เหลนของ KPI ระดับองค์กรที่ไม่สามารถคำนวณผลกระทบเป็นตัวเลขได้อย่างชัดเจน แต่บอกได้ว่าถ้า KPI ย่อยตัวนั้นไม่บรรลุเป้าหมายจะส่งผลกระทบต่อ KPI ระดับองค์กร เพียงแต่บอกไม่ได้เท่านั้นเองส่งผลกระทบกี่บาทกี่หน่วย 3. กระจาย KPI ทุกตัวสู่หน่วยงาน เมื่อได้ KPI หลักและย่อยขององค์กรแล้ว ให้นำ KPI ทุกตัวมากระจายสู่หน่วยงาน บางหน่วยงานได้รับไปเต็มๆ 5 ตัวบ้าง 10 ตัวบ้าง บางหน่วยงาน โดยเฉพาะหน่วยงานสนับสนุน ยังไม่ค่อยได้รับแจก KPI (จากองค์กร) มากนัก หรือบางหน่วยงานไม่ได้รับการกระจายมาเลยก็ได้ 4. เลือก KPI ของหน่วยงาน เมื่อกระจาย KPI ขององค์กรไปหมดแล้ว ให้หน่วยงานที่ได้รับการกระจาย KPI ไปทำการเลือกดูว่า KPI ตัวไหนมีความสำคัญมากน้อยกว่ากัน จัดลำดับความสำคัญ กำหนดน้ำหนักคะแนนตามลำดับความสำคัญพร้อมข้อมูลของเป้าหมายมาประกอบ หน่วยงานไหนที่ยังไม่มี KPI ให้เลือกก็ยังไม่ต้องทำอะไร 5. นำเสนอและอภิปรายในที่ประชุม โดยแบ่งเป็น 2-3 รอบ ให้หน่วยงานที่ได้รับการกระจาย KPI จากองค์กรมานำเสนอในที่ประชุมเพื่ออภิปรายหาข้อสรุปและให้หน่วยงานที่นำเสนอ KPI ร้องขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานอื่น โดยให้ถามว่าถ้าต้องการให้ KPI ที่หน่วยงานรับมาจากองค์กรประสบความสำเร็จ หน่วยงานอื่นต้องสนับสนุนหรือต้องทำอะไรบ้าง (ส่วนใหญ่คำร้องขอนี้แหละจะเป็นที่มาของ KPI หน่วยงานสนับสนุน) สำหรับขั้นตอนที่ 4 และ 5 อาจจะทำประมาณ 2-3 รอบก็ได้ เช่น รอบแรกให้หน่วยงานหลักนำเสนอ รอบที่สองหน่วยงานสนับสนุน รอบสุดท้ายสรุปภาพรวมของทุกหน่วยงานก็ได้ 6. กระจาย KPI ของหน่วยงานสู่ตำแหน่งงาน เมื่อ KPI ของหน่วยงานสอดคล้องกับ KPI ขององค์กรและสอดคล้องกันระหว่างหน่วยงานแล้ว ก็ให้นำ KPI ของหน่วยงานมากระจายต่อไปยังตำแหน่งงานในหน่วยงาน 7. เลือก KPI ของตำแหน่งงาน ให้แต่ละตำแหน่งงานเลือก KPI โดยใช้หลักการและแนวคิดเดียวกันกับการเลือก KPI ของหน่วยงานคือจัดลำดับความสำคัญและกำหนดน้ำหนักคะแนนพร้อมหารายละเอียดของ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาสนับสนุน 8. นำเสนอและอภิปราย ให้แต่ละตำแหน่งมานำเสนอในที่ประชุมหน่วยงานเพื่ออภิปรายหาข้อสรุปร่วมกัน KPI ของตำแหน่งงานไหนขัดกันก็คุยกัน ใครไม่เห็นด้วยกับ KPI ของคนอื่นก็สามารถถกเถียงกันได้ 9. สรุปภาพรวม KPI ทั้งองค์กร เมื่อทุกหน่วยงานเลือก KPI เสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะตรวจสอบความสัมพันธ์ของ KPI ทั้งแนวตั้ง (ตั้งแต่ KPI ขององค์กรหน่วยงานและตำแหน่งงาน) และแนวนอน (ระหว่างหน่วยงาน)ว่าเป็นไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่ อาจจะทำเป็นตารางหรือเป็นแผนผังความสัมพันธ์ก็ได้ 10. ประกาศให้ทุกหน่วยงานรับทราบ ขั้นตอนสุดท้ายของการปรับ KPI ให้สอดคล้องกันคือประกาศ KPI ทั้งหมด (ยกเว้น KPI ที่เป็นความลับทางธุรกิจ) ให้พนักงานได้รับทราบ หรืออาจจะประกาศเป็นระดับๆก็ได้ เช่นชุดแรกเป็น KPI ที่ผู้บริหารควรทราบ ชุดที่สองเป็น KPI ที่ระดับผู้จัดการควรทราบ ชุดต่อมาคือ KPI ที่พนักงานสายงานการตลาดควรทราบ ฯลฯ สรุป กระบวนการในการทำให้ KPI ในการประเมินผลงานประจำปีของทั้งองค์กรสอดคล้องกันนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดำเนินการเป็นขั้นๆทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจได้ว่า KPI ในทุกระดับทุกหน่วยงานและทุกตำแหน่งงานนั้นมีความสัมพันธ์และสอดคล้องกัน จะได้ไม่มีปัญหาเหมือนที่กำลังเกิดขึ้นอยู่ในปัจจุบันคือ KPI องค์กรไม่บรรลุเป้าหมาย แต่ KPI ของหน่วยงานโดยรวมบรรลุเป้าหมาย หรือ KPI ของตำแหน่งงานบรรลุเป้าหมายกันหมด แต่ KPI ของหน่วยงานตกเป้า ประเด็นสำคัญที่สุดคือทุกหน่วยงานต้องหันหน้าเข้าหากันเพื่อร่วมกันกรั่นกรอง KPI ของทุกหน่วยงานจึงจะประสบความสำเร็จในการนำ KPI มาใช้วัดผลการดำเนินงานและผลงานของบุคลากร บทความโดย : www.peoplevalue.co.th ประกาศบทความโดย : www.prosofthrmi.com |
